Общество с ограниченной ответственностью "Бета"
ООО "Бета"

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ООО "Бета"
___________________ А.И. Петров

02.11.2011

ПОЛОЖЕНИЕ

02.11.2011              № 1-П

г. Москва

Об архиве

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящее Положение разработано в соответствии с Федеральным законом № 125-ФЗ от 22 октября 2004 г., Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года) и является локальным нормативным актом ООО "Бета".

1.2. Архив создается в ООО "Бета" с целью своевременного приема от структурных подразделений документов, подлежащих временному хранению, надежного обеспечения учета, сохранности, упорядочения и использования документов, подлежащих временному хранению, а также надлежащей подготовки указанных документов к передаче на постоянное хранение в ООО "Бета".

1.3. Архив ООО "Бета" является структурным подразделением.

1.4. ООО "Бета" выделяет под архив помещение, отвечающее требованиям обеспечения сохранности документов, а также соответствующее оборудование.

1.5. Заведование архивом поручается ответственному за архив лицу, назначаемому приказом генерального директора ООО "Бета".

1.6. В своей работе архив ООО "Бета" руководствуется законодательными актами РФ по архивному делу, нормативно-методическими документами Государственной архивной службы, приказами и указаниями генерального директора ООО "Бета" и настоящим Положением.

1.7. Контроль за деятельностью архива осуществляет генеральный директор ООО "Бета".

2. СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА

2.1. В архив передаются законченные делопроизводством документы, образовавшиеся в деятельности организации и ее структурных подразделений:
– дела постоянного хранения;
– дела временного (свыше 10 лет) срока хранения;
– документы по личному составу;
– документы постоянного хранения и по личному составу организаций-предшественников;
– справочный аппарат к документам архива (описи, номенклатуры дел, картотеки и т.п.).

3. ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ АРХИВА

3.1. Основными задачами архива являются:
– комплектование архива документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения;
– обеспечение сохранности и учет принятых на хранение документов;
– организация практической работы, связанной с использованием документов, хранящихся в архиве;
– контроль за правильным формированием и оформлением документов в делопроизводстве, отбором и подготовкой их к передаче на архивное хранение.

3.2. В соответствии с выполняемыми задачами архив осуществляет следующие функции:
– принимает после завершения делопроизводства, учитывает и хранит образовавшиеся в деятельности ООО "Бета" документы, обработанные в соответствии с действующими правилами;
– организует работу по подготовке описей завершенных делопроизводством документов постоянного хранения и по личному составу;
– осуществляет учет по номенклатурам дел, находящихся в структурных подразделениях (у исполнителей) документов временного хранения;
– обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел;
– создает, пополняет и совершенствует учетно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам;
– организует использование хранящихся в архиве документов: выдает в установленном порядке хранящиеся в архиве дела и документы для использования в практических и других целях, информирует генерального директора и работников ООО "Бета" о составе и содержании документов архива, ведет учет выдачи архивных дел и документов, осуществляет контроль за своевременным их возвращением в хранилище;
– исполняет запросы учреждений и граждан об установлении трудового стажа и по другим вопросам социально-правового характера;
– проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, своевременно отбирает к уничтожению дела с истекшими сроками хранения;
– оказывает методическую помощь Отделу кадров ООО "Бета" в составлении номенклатуры дел, контролирует правильность формирования и оформления дел в Отделе кадров ООО "Бета", подготовку документов к передаче в архив ООО "Бета";
– в случае заключения с соответствующим учреждением Федеральной архивной службы договора о передаче на государственное хранение документов ООО "Бета" обеспечивает подготовку этих документов и своевременное представление описи дел постоянного хранения на утверждение экспертно-проверочной комиссии указанного архивного учреждения.

3.3. Выдача документов из архива оформляется заказами (требованиями) по установленной форме, приведенной в Приложении 17 к Основным правилам работы архивов (одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года). Документы выдаются под расписку с разрешения генерального директора ООО "Бета". Выдача документов из архива регистрируется в книге выдачи документов (Приложение 19 к Основным правилам работы архивов). Срок выдачи документов для их использования работниками ООО "Бета" не должен превышать одного месяца. На каждый выданный документ заводится карта-заместитель, в которой указываются:
– вид (наименование) документа;
– дата выдачи документа;
– ФИО лица, которому выдан документ;
– дата возвращения документа.

Также в карте-заместителе предусматриваются графы для расписок в получении и приеме документа.

4. ПРАВА АРХИВА

4.1. В целях выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:
– контролировать соблюдение в ООО "Бета" и в ее структурных подразделениях установленных правил работы с документами, обеспечения их сохранности, качества отбора и подготовки дел к передаче на архивное хранение;
– вносить на рассмотрение генерального директора ООО "Бета" предложения, направленные на улучшение в структурных подразделениях работы по оформлению документов, формированию их в дела, подготовке документов к передаче на архивное хранение;
– представлять в установленном порядке заявки на обеспечение архива необходимым оборудованием и материалами, проведение ремонтных работ и т.п.;
– участвовать в организуемых учреждениями Федеральной архивной службы мероприятиях по повышению квалификации работников ведомственных архивов и делопроизводственных служб, организаций.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗАВЕДУЮЩЕГО АРХИВОМ

5.1. Должностное лицо, которому поручено заведование архивом, несет ответственность за состоянием работы архива и выполнение возложенных на него задач и функций.

Положение составил:

Заведующий архивом _________________________ Д.В. Ефремов

Согласовано:

Юрист _________________________ Н.А. Павлов

02.11.2011

Начальник отдела кадров _________________________ Е.В. Васильева

02.11.2011