Общество с ограниченной ответственностью "Бета"
ООО "Бета"

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ООО "Бета"
___________________ А.И. Петров

02.11.2011

АКТ

03.11.2011              № 1

г. Москва

Время составления акта: 16 часов 00 минут.

О проверке наличия и состояния личных дел

Основание: плановая проверка наличия и состояния личных дел работников, проводимая ежегодно в соответствии с п. 4.5 Положения о ведении личных дел работников ООО "Бета".

Состав комиссии:
– председатель комиссии: директор по персоналу Семенова В.В.;
– члены комиссии: главный бухгалтер Юдина С.В., специалист по кадрам Уваров К.В.

Комиссия составила настоящий акт о том, что в период с 26 октября 2011 года по 2 ноября 2011 года проведена проверка наличия и состояния личных дел работников ООО "Бета". В результате проведения проверки выявлено следующее:

1. Всего числится по описям: 100 дел.

2. Количество и номера личных дел, не предъявленных в ходе проверки: 2 дела.
Их номера: Д-02/2009, Д-07/2010.
Причины их отсутствия: выданы во временное пользование.
Работники, за которыми они числятся: продавец Краснова Н.И и водитель Павлов П.Д.

3. Всего предъявлено к проверке: 98 дел.

4. Всего оказалось в наличии: 95 дел.

5. Количество дел, выявленных в неудовлетворительном состоянии:
– требующих дезинсекции: 7 дел;
– требующих переплета и подшивки: 2 дела;
– требующих реставрации: 2 дела;
– требующих восстановления затухающих текстов: 2 дела;
– требующих технической обработки 5 дел;
– неисправимо поврежденных: 1 дело.

6. Выводы и предложения по результатам проверки и мероприятия по устранению выявленных нарушений: проведенная комиссией проверка показала неудовлетворительное состояние и условия хранения документов. Не все работники отдела кадров соблюдают локальные нормативные акты ООО "Бета": Положение о ведении личных дел работников, Инструкцию по делопроизводству, Положение о работе с персональными данными. Так, в ходе проверки было выявлено, что специалист по кадрам Борисов Р.Л. не соблюдает установленный режим хранения личных дел и порядок работы с ними – не убирает их в конце рабочего дня в сейф, группирует их беспорядочно.
В наличии не оказалось трех личных дел, причина отсутствия которых неизвестна.
На основании изложенного предлагаем назначить одного из работников отдела кадров ответственным за выдачу и прием личных дел другим работникам отдела кадров. Кроме того, в его должностной инструкции следует предусмотреть обязанность периодически восстанавливать (реставрировать) личные дела работников при возникновении такой необходимости. К Борисову Р.Л. предлагаем применить соответствующие меры дисциплинарного взыскания.

Председатель комиссии:

Директор по персоналу _________________________ В.В. Семенова

Члены комиссии: