В каком порядке оформлять предоставление работнику отпуска не по графику (на основании заявления)?

Оформлять нужно в следующем порядке.

1. Принять от работника заявление о предоставлении отпуска в срок, отличный от указанного в утвержденном работодателем графике отпусков.
Если работник планирует уйти в отпуск вне графика, то ему нужно написать на имя уполномоченного лица (например, руководителя организации) соответствующее заявление (см. Заявление о предоставлении ежегодного отпуска). Заявление на отпуск требуется в определенных случаях.
Подтверждение: ст. 122-123 Трудового кодекса РФ, письмо Роструда № 2286-6-1 от 4 августа 2010 г.

В отдельных случаях помимо заявления для оформления отпуска могут потребоваться и другие документы. Так, при предоставлении беременной женщине ежегодного оплачиваемого отпуска непосредственно перед отпуском по беременности и родам (ст. 260 Трудового кодекса РФ) от работницы требуется медицинская справка, подтверждающая состояние беременности и, соответственно, ее право воспользоваться данной привилегией (письмо Роструда № 659-6-0 от 18 марта 2008 г.). При оформлении отпуска руководителю организации (вне графика) может понадобиться решение уполномоченного органа организации, если вопросы предоставления отпуска генеральному директору (директору) находятся в компетенции этого органа.

2. Издать приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику.
С приказом нужно ознакомить под подпись работника, уходящего в отпуск.

3. На основании приказа (распоряжения) работодателю необходимо внести информацию об отпуске:
– в личную карточку работника, если она ведется работодателем. Сведения о предоставляемых работнику отпусках, количестве календарных дней отпуска, датах начала и окончания отпуска, а также об основании предоставления отпуска (реквизиты приказа о предоставлении отпуска) необходимо вносить в раздел VIII "Отпуск" личной карточки работника;
– в лицевой счет работника, составленный по самостоятельно разработанной или унифицированной форме (формы № Т-54, № Т-54а);
– в табель учета рабочего времени. При использовании унифицированной формы в нем нужно проставить буквенный код "ОТ" или цифровой код "09", если предоставляется ежегодный основной оплачиваемый отпуск, либо буквенный код "ОД" или цифровой код "10", если предоставляется ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск.

4. Рассчитать и выплатить работнику отпускные.

При этом составляется записка-расчет по самостоятельно разработанной или унифицированной форме. Если работодатель примет решение использовать формы, разработанные Госкомстатом России, записку-расчет нужно составить по форме № Т-60 (см. Образец).

Подтверждение: ч. 9 ст. 136 Трудового кодекса РФ, письмо Роструда № 3707-6-1 от 21 декабря 2011 г., п. 3 письма Роструда № 428-6-1 от 22 марта 2012 г., ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г.

5. Внести изменения в утвержденный работодателем график отпусков (за исключением случаев, когда отпуск предоставляется новому работнику, не указанному в графике отпусков). Если работодатель использует унифицированную форму графика отпусков, в нем необходимо заполнить:
– графу 8 "Основание (документ)";
– графу 9 "Дата предполагаемого отпуска".
Поскольку отпуск работника начинается не в ту дату, которая была первоначально запланирована, в графе 6 и графе 7 "запланированная" и "фактическая" даты будут различаться.
При использовании самостоятельно утвержденной работодателем формы графика отпусков в нем нужно предусмотреть графы для отражения указанной информации.

Подтверждение: ст. 123-124 Трудового кодекса РФ, ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г., Указания по применению и заполнению форм по учету труда и его оплаты (№ Т-7), утв. Постановлением Госкомстата России № 1 от 5 января 2004 г.