Как оформить замену отпуска денежной компенсацией, не связанной с увольнением?

Оформить нужно путем издания распорядительного первичного документа.

Компенсация за неиспользованный отпуск, не связанная с увольнением, выплачивается только по желанию работника.

Соответственно, в общем случае для ее начисления и выплаты работник должен написать заявление (в свободной форме) (см., например, Заявление о выплате компенсации за неиспользованный отпуск, не связанной с увольнением).
Исключение – выплата компенсации работникам, условия труда на рабочих местах которых по результатам специальной оценки условий труда отнесены к вредным (2, 3 или 4 степени) либо опасным условиям труда. В данном случае основанием для начисления и выплаты компенсации являются отраслевые (межотраслевые) соглашения, коллективный договор и письменное согласие работника, которое оформлено путем заключения отдельного соглашения к трудовому договору (см. Дополнительное соглашение к трудовому договору о замене части дополнительного отпуска за работу с вредными (опасными) условиями труда денежной компенсацией).
Подтверждение: ст. 126, ч. 4 ст. 117 Трудового кодекса РФ, письмо Минтруда России № 15-1/ООГ-1710 от 18 июня 2020 г.

На основании заявления (письменного согласия) работника работодателю нужно издать распорядительный первичный документ по форме, которую он утверждает в учетной политике для целей бухучета. Как правило, это приказ (распоряжение) о замене части неиспользованного отпуска денежной компенсацией (см., например, Приказ о замене части ежегодного оплачиваемого отпуска денежной компенсацией). В приказе, в частности, нужно указать:
– Ф.И.О. и должность работника, желающего получить компенсацию;
– реквизиты приказа;
– количество дней отпуска, подлежащих замене;
– реквизиты заявления (письменного согласия) работника о выплате компенсации за неиспользованный отпуск.
Подтверждение: ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г.

С приказом (распоряжением) целесообразно ознакомить работника под подпись.

На основании приказа (распоряжения) работодателю необходимо внести информацию о замене неиспользованного отпуска работника денежной компенсацией:
– в личную карточку работника (форма № Т-2). Для этого в разделе VIII "Отпуск" в графе 1 "Вид отпуска" нужно указать, какой отпуск подлежит замене (дополнительный или основной), в графе 4 "Количество календарных дней отпуска" следует отразить количество дней, подлежащих замене. В графе 7 "Основание" указать реквизиты приказа о замене части неиспользованного отпуска денежной компенсацией;
– в график отпусков. В случае принятия решения вести график отпусков по унифицированной форме № Т-7 нужно учитывать следующее. В графе 10 "Примечание" нужно указать количество дней отпуска, подлежащих замене, и реквизиты приказа о замене части неиспользованного отпуска денежной компенсацией.