Оформление простоя

При оформлении простоя необходимо:
– выяснить причины возникновения простоя;
– документально оформить простой;
– по окончании простоя документально оформить его прекращение (при необходимости).

Причины возникновения простоя

Простой может возникнуть по вине работника или работодателя (организации, индивидуального предпринимателя) либо по обстоятельствам, не зависящим от работника и работодателя.

Вина работника выражается, например, в поломке станка, механизма, прибора или другого оборудования, повлекшей за собой невозможность работы на нем.

Работодатель может быть виновен в том, что не организовал надлежащим образом процесс труда, не создал работникам необходимых условий для выполнения трудовых обязанностей, из-за чего возник простой. Например, простой в связи с отзывом у работодателя лицензии будет являться простоем по вине работодателя (вопрос № 3 Обзора Роструда за апрель от 4 мая 2018 г.).

Обстоятельства, не зависящие от работника и работодателя, могут возникнуть, например, вследствие забастовки, невыполнения контрагентами своих обязательств по договору (несвоевременной поставки материалов, деталей, узлов, агрегатов и т.п.), форс-мажорных обстоятельств (ураганов, наводнений, природных пожаров, засухи, эпидемий и эпизоотий и т.д.).

Подтверждение: ч. 3 ст. 72.2, ст. 157 Трудового кодекса РФ.

Причинами простоя (временной приостановки работы) считаются обстоятельства экономического, технологического, технического или организационного характера (ч. 3 ст. 72.2 Трудового кодекса РФ).

К причинам экономического характера можно отнести, например, экономический кризис, падение спроса на товар, отсутствие (недостаток) клиентов (покупателей) и т.п.
Причинами технологического характера являются внедрение новых технологий (приемов, способов производства) и обновление существующих.
Причины технического характера – это неисправности, поломки, замена оборудования.
Под причинами организационного характера понимаются, например, реорганизация организации в целом, ликвидация или реорганизация ее структурных подразделений.

Документальное оформление простоя

Оформлять простой нужно в следующем порядке.

1. Зафиксировать факт возникновения простоя.

Перечень документов, подтверждающих возникновение простоя, законодательно не установлен.

При этом Трудовой кодекс РФ предписывает работнику информировать своего непосредственного руководителя или иного представителя работодателя о начале простоя, вызванного поломкой оборудования и другими причинами, по которым он не может продолжать выполнять свои трудовые обязанности (трудовую функцию). Сделать это он может в форме соответствующего уведомления (см. Уведомление о начале простоя).

Кроме того, возникший простой могут подтвердить:
– приказ руководителя организации (индивидуального предпринимателя) о простое, порядке его оплаты, продолжительности (если ее возможно определить на момент издания приказа) (см. Приказ об объявлении простоя, Приказ о продлении периода простоя);
– докладная записка непосредственного руководителя работника на имя руководителя организации (индивидуального предпринимателя) (см. Докладную записку о начале простоя);
– табель учета рабочего времени;
– документ, подводящий итоги простоя: причину, продолжительность, виновных лиц, потери (например, это может быть Акт о простое, Листок учета простоя, справка).

Подтверждение: ч. 1-4 ст. 157 Трудового кодекса РФ.

2. Издать приказ об объявлении простоя.

Простой в целом по организации (у индивидуального предпринимателя) или для отдельных структурных подразделений (конкретных работников) оформляется локальным нормативным актом (например, приказом руководителя организации, индивидуального предпринимателя).

Поскольку унифицированная форма приказа об объявлении простоя не утверждена, он издается в свободной форме (см. Приказ об объявлении простоя).
В приказ включаются следующие сведения и условия:
– даты начала и окончания простоя. Конкретная дата окончания может не указываться, если на момент издания приказа невозможно определить продолжительность простоя (предельные сроки простоя трудовое законодательство не устанавливает);
– причина возникновения простоя (желательно указывать ее в точном соответствии с формулировками ч. 3 ст. 72.2 Трудового кодекса РФ);
– по чьей вине произошел простой (если на момент издания приказа это уже известно);
– должности (профессии), фамилии, имена, отчества работников (работника) или наименования структурных подразделений (подразделения) организации (отделов, цехов, участков и т.п.), в отношении которых объявляется простой;
– размер оплаты времени простоя в зависимости от того, по чьей вине возник простой (ст. 157 Трудового кодекса РФ);
– необходимость присутствия на рабочих местах работников, в отношении которых объявляется простой, или разрешение им не выходить на работу (с указанием конкретных фамилий, имен, отчеств, наименований структурных подразделений или всей организации в целом).

Необходимо учитывать, что выплаты, связанные с оплатой простоя, должны осуществляться в дни, установленные в организации для выдачи (перечисления) зарплаты.

С приказом о простое нужно ознакомить под подпись работников организации (индивидуального предпринимателя), на которых он распространяет свое действие.

Подтверждение: п. 3 письма Минтруда России № 14-1/ООГ-4375 от 24 мая 2018 г.

Следует иметь в виду, что в некоторых случаях работодатель вправе продлить период простоя.

3. Уведомить службу занятости населения о простое.

Если простой вызван приостановкой производства, работодатель обязан сообщить об этом в службу занятости населения в установленном порядке в течение трех рабочих дней после принятия решения о приостановке производства (объявлении простоя) (абз. 2 п. 2 ст. 25 Закона РФ № 1032-1 от 19 апреля 1991 г.). Такая обязанность возникает у работодателя только при приостановке производства в целом, а не в отдельных структурных подразделениях организации (отделах, цехах, участках и т.п.).
Подтверждение: п. 6 письма Роструда № 395-6-1 от 19 марта 2012 г.

4. Заполнить листки учета простоя (акты о простое).

Листки учета простоя и акты о простое предназначены для учета конкретного времени простоя каждого работника либо структурного подразделения (организации, индивидуального предпринимателя) в целом.

Унифицированная форма таких документов не утверждена, поэтому они составляются в свободной форме (см., например, Листок учета простоя, Акт о простое).

Листок учета простоя оформляется, как правило, в случае простоя отдельных работников структурного подразделения и включает следующие сведения:
– даты начала простоя и его окончания (если возможно установить конечную дату);
– причину возникновения простоя (желательно указывать ее в точном соответствии с формулировками ч. 3 ст. 72.2 Трудового кодекса РФ);
– по чьей вине произошел простой – по вине работодателя, работника или по причинам, не зависящим от сторон (если на момент оформления документа это уже известно);
– должности (профессии), фамилии, имена, отчества работников (работника) или наименования структурных подразделений (подразделения) организации, приостановивших работу;
– подпись и расшифровку подписи руководителя структурного подразделения, в котором простаивают работники.

Акт о простое составляется, если простаивает структурное подразделение или организация в целом. Его подписывают руководители простаивающих структурных подразделений, отдела кадров, службы охраны труда, представитель трудового коллектива и др. В акте о простое указываются:
– причина и продолжительность простоя;
– виновная сторона простоя;
– должности (профессии) работников или наименования структурных подразделений (подразделения) организации, приостановивших работу, и др.
Акт утверждается руководителем организации (индивидуальным предпринимателем).

Кроме указанных сведений в листках учета простоя и актах о простое могут приводиться расчеты потерь организации (индивидуального предпринимателя) от простоя, в частности суммы, подлежащие выплате работникам за период простоя, суммы налогов и страховые взносы с них, амортизационные отчисления по простаивающим объектам, расходы на коммунальные услуги по законсервированным помещениям и т.д.

Необходимо учитывать, что работодатель может предпринять определенные действия, чтобы обеспечить занятость простаивающих работников.

Документальное оформление прекращения простоя (при необходимости)

По окончании простоя необходимо оформить его прекращение в том случае, если в приказе об объявлении простоя не была указана конкретная дата его окончания.

Если в приказе об объявлении простоя не была указана дата его окончания (на момент его издания невозможно было определить продолжительность простоя), то для отмены простоя руководитель организации (индивидуальный предприниматель) издает соответствующий приказ. Поскольку унифицированная форма приказа не утверждена, он издается в свободной форме (см. Приказ о прекращении простоя).

В этом приказе целесообразно указать следующие сведения и условия:
– об отмене приказа об объявлении простоя с указанием его реквизитов (даты и номера) (см. Приказ об объявлении простоя);
– дату прекращения простоя (дату начала работы работников по окончании простоя);
– причины прекращения простоя (например, замена или завершение ремонта оборудования, устранение неисправностей оборудования, устранение последствий аварии);
– должности (профессии), фамилии, имена, отчества работников (работника) или наименования структурных подразделений (подразделения) организации (отделов, цехов, участков и т.п.), в отношении которых отменяется простой и которые должны приступить к работе в связи с его прекращением;
– указание о выплате работникам, приступившим к работе по окончании простоя, зарплаты в полном объеме (в соответствии с условиями заключенных с ними трудовых договоров).

С приказом о прекращении простоя нужно ознакомить под подпись работников организации (индивидуального предпринимателя), на которых он распространяет свое действие.

Если в приказе об объявлении простоя был указан конкретный период (даты), на который он вводится, то для отмены простоя руководителю организации (индивидуальному предпринимателю) издавать отдельный приказ не нужно. В этом случае действие данного приказа прекращается автоматически.