×
Борисенко Ольга
Эксперт «Моё дело»
Редакции
|
|
Составлять нужно по формам, утвержденным руководителем организации для целей использования в качестве первичных учетных кадровых документов и содержащим все обязательные реквизиты. Исключение – документы, для которых установлено обязательное применение унифицированных форм.
Первичными учетными документами оформляются все факты хозяйственной жизни работодателя, которые имеют место как в сфере бухучета, так и в сфере кадрового учета. Кадровые документы, в том числе документы по учету кадров, по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда, являются первичными учетными документами организации. При этом трудовое законодательство не содержит специальных норм, устанавливающих порядок оформления первичных учетных документов применительно к кадровым операциям.
Подтверждение: письма Минтруда России № 14-1/3030785-2617 от 14 мая 2013 г., № 14-2-291 от 14 февраля 2013 г. (в части документального оформления командировки работника), Роструда № ПГ/1487-6-1 от 14 февраля 2013 г., № 2-ТЗ от 9 января 2013 г.
Вывод: поскольку понятие первичных учетных документов является единым для бухгалтерского и кадрового учета, к их оформлению одинаково применимы нормы законодательства о бухучете (ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г.).
С 1 января 2013 года работодатель вправе самостоятельно разрабатывать формы первичных учетных документов, которые он будет применять (в т. ч. при оформлении трудовых отношений с работниками). Они являются одним из основных элементов учетной политики организации (п. 4 ПБУ 1/2008). Вместе с тем законодательство не запрещает применение унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденных Госкомстатом России. Поэтому работодатель вправе продолжить применение установленных форм унифицированных первичных документов (при условии, что они содержат все необходимые реквизиты). В любом случае используемые формы документов должны содержать все обязательные реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г.
В зависимости от того, какие формы документов работодатель решит применять, он может как определить собственный порядок их заполнения, так и руководствоваться указаниями, действующими в отношении унифицированных форм, разработанных Госкомстатом России (если утвердит для применения их). Если работодатель разработает собственные формы и порядок их заполнения, то при оформлении необходимо следовать им. Если же работодатель примет решение использовать формы, разработанные Госкомстатом России, следует применять порядок заполнения, отвечающий требованиям указаний к ним, то есть Указаний по применению и заполнению форм по учету труда и его оплаты, утв. Постановлением Госкомстата России № 1 от 5 января 2004 г.
Следует учитывать, что некоторые нормативно-правовые акты предписывают для оформления кадровых операций использовать:
1) унифицированные формы документов. На такие ситуации не распространяется правило о составлении документов в свободной форме с указанием реквизитов, поименованных в ч. 4 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г.;
2) документ с определенным названием (при этом требование составлять его по определенной форме отсутствует). В таких ситуациях работодатель может использовать унифицированную форму документа, которая использовалась в подобных случаях до 2013 года, или же разработать собственные формы, содержащие как реквизиты, поименованные в ч. 4 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г., так и требуемое наименование документа. Например, Трудовой кодекс РФ предписывает использовать:
– приказ (распоряжение) о приеме на работу (ч. 2 ст. 68 Трудового кодекса РФ);
– приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (ч. 2 ст. 84.1 Трудового кодекса РФ);
– график отпусков (ч. 1-2 ст. 123 Трудового кодекса РФ);
– приказ (распоряжение) о применении дисциплинарного взыскания (ч. 6 ст. 193 Трудового кодекса РФ) и др.