В каком порядке выплачивать компенсацию за разъездной характер работ?

Выплачивать нужно в порядке, который работодатель установил самостоятельно и закрепил во внутренних документах (коллективном договоре, соглашении, ином локальном нормативном акте или в трудовом договоре).

Компенсация за разъездной характер

Работнику, чья работа носит разъездной характер, работодатель обязан возместить:
– расходы, связанные с проездом;
– затраты по найму жилья и суточные;
– иные расходы, которые разрешены работодателем.

При этом перечень работ, профессий, должностей работников, постоянная работа которых имеет разъездной характер, а также порядок возмещения указанных расходов (включая размер суточных) работодатель устанавливает самостоятельно:
– либо в коллективном договоре;
– либо в трудовом договоре с работником;
– либо в соглашении или ином локальном нормативном акте (например в приказе).

Подтверждение: ст. 168.1 Трудового кодекса РФ.

Документы для начисления компенсации за разъездной характер

Основанием для начисления компенсации за разъездной характер работ являются:
– внутренний документ организации, свидетельствующий об утверждении перечня работников с разъездным характером работ (см. Приказ об утверждении перечня профессий (должностей) работников, которым устанавливается разъездной характер работ, и определении суммы компенсации за работу в указанных условиях);
– трудовой (коллективный) договор (дополнительное соглашение к нему), который содержит условие об установлении работнику разъездного характера работ;
– документы, которые подтверждают размер компенсируемых расходов (кроме суммы суточных) и позволяют определить, что работник фактически находился в разъездах (например, авансовые отчеты с приложением подтверждающих документов (проездных документов, маршрутных (путевых) листов, БСО на услуги найма жилья, чеков АЗС и т.д.), отчеты о выполненной работе, отчеты по рейсам и др.).
Подтверждение: абз. 8 ч. 2 ст. 57, ст. 168.1 Трудового кодекса РФ, письма Минфина России № 03-03-06/1/346 от 5 июня 2008 г., ФНС России № ЕД-4-3/18794 от 10 ноября 2011 г.

В случае отсутствия вышеуказанных документов суммы выплат в пользу работников не могут признаваться компенсационными в связи с разъездным характером работ. Это может повлечь негативные последствиям (в частности, доначисление страховых взносов) при возмещении данных выплат.
Подтверждение: письмо Минтруда России № 17-4/В-462 от 30 сентября 2014 г.