Удерживать ли с компенсации расходов по служебной поездке работнику, чья работа имеет разъездной характер?

Удерживать не нужно, если расходы на служебные поездки документально подтверждены. Суточные не облагаются в размере, установленном локальным актом работодателя.

НДФЛ не облагаются все виды установленных законодательством компенсационных выплат (в пределах установленных норм), в частности, связанных с выполнением работником трудовых обязанностей (п. 1 ст. 217 Налогового кодекса РФ).

Работодатель обязан компенсировать затраты работникам с разъездным характером работ. При этом перечень работ, профессий, должностей работников, которым установлен разъездной характер работ, порядок выплаты компенсации устанавливаются трудовыми и (или) коллективным договорами, другими внутренними документами работодателя. Сумма расходов, подлежащая компенсации, должна быть подтверждена документально (кроме суммы суточных).
Подтверждение: ст. 168.1 Трудового кодекса РФ.

Вывод: если работник имеет разъездной характер работ, то с суммы компенсации документально подтвержденных расходов по служебным поездкам такого работника и с суммы суточных, установленных работодателем, НДФЛ удерживать не нужно. При этом ограничения (700 руб. и 2500 руб.) в отношении компенсаций, выплачиваемых в соответствии со ст. 168.1 Трудового кодекса РФ, не применяются.

При отсутствии документального подтверждения использования денежных выплат на служебные поездки теряется непосредственно их компенсационный характер (установленный положениями ст. 164, 168.1 Трудового кодекса РФ). В таком случае оснований для применения льготы по п. 1 ст. 217 Налогового кодекса РФ не имеется. Соответственно, полученная работником компенсационная выплата (в т. ч. сумма аванса, выданная работнику на служебные поездки) признается доходом, подлежащим налогообложению НДФЛ в общем порядке (ст. 41, 209, п. 1 ст. 210 Налогового кодекса РФ).
Работодатель при выплате такого дохода является налоговым агентом и должен исполнить его обязанности, в частности, удержать НДФЛ (п. 1 ст. 226 Налогового кодекса РФ). Вместе с тем в случае возврата работником полученных денежных средств дохода, подлежащего налогообложению, не возникает.

Подтверждение: письма Минфина России № 03-04-06/107896 от 30 декабря 2021 г., № 03-04-06/57602 от 7 сентября 2017 г., № 03-15-06/67364 от 20 сентября 2018 г., № 03-04-06/57272 от 6 сентября 2017 г., № 03-04-06/45592 от 18 июля 2017 г., № 03-04-06/22286 от 14 апреля 2017 г., ФНС России № ЕД-4-3/18794 от 10 ноября 2011 г., п. 4 Обзора практики рассмотрения судами дел, связанных с применением гл. 23 Налогового кодекса РФ, утв. Президиумом Верховного суда РФ 21 октября 2015 г. Выводы ведомств верны и в настоящее время в условиях действия актуальной редакции ст. 217 Налогового кодекса РФ.

Отметим, что работодатель вправе предусмотреть для работника надбавку за разъездной характер работ. Однако тогда данная выплата не будет носить характер компенсационной, а будет представлять собой часть оплаты труда. В этом случае налогообложение указанной суммы происходит как зарплаты работника (пп. 6 п. 1 ст. 208 Налогового кодекса РФ).