Оформление перевода на другую постоянную работу у того же работодателя

Оформить нужно в следующем порядке:
1) подготовить докладную (служебную) записку или иной документ с предложением о переводе работника;
2) уведомить работника о предстоящем переводе;
3) заключить с работником (при его согласии на перевод) дополнительное соглашение к трудовому договору о переводе;
4) издать приказ о переводе работника на другую постоянную работу;
5) внести запись о переводе в трудовую книжку работника и его личную карточку;
6) отправить отчет в СФР.

Оформление перевода на другую постоянную работу имеет определенную специфику в случаях:
– перевода работника из головного отделения в обособленное подразделение организации;
– перевода работника из обособленного подразделения организации в головное отделение;
– перевода работника из одного обособленного подразделения организации в другое;
– перевода работника по медицинским показаниям;
– перевода работника на должность генерального директора;
– перевода генерального директора на другую должность.

Прежде чем оформлять перевод работника на другую постоянную работу, работодателю необходимо удостовериться, что изменение условий трудового договора является именно переводом, а не перемещением работника.

Что считать переводом

Перевод на другую постоянную работу представляет собой изменение на постоянной основе:
– трудовой функции работника (как в пределах, так и за пределами структурного подразделения, в котором он работает);
– либо структурного подразделения, в котором он работает, если структурное подразделение было указано в трудовом договоре.
Если у работника меняется структурное подразделение, которое не было указано в трудовом договоре (не требуется изменения трудового договора), а трудовая функция при этом остается прежней, то перевода не происходит. Данная ситуация расценивается как перемещение.
Подтверждение: ч. 1, 3 ст. 72.1 Трудового кодекса РФ.

Кроме того, не является переводом переименование структурного подразделения, если трудовые обязанности его работников не меняются, а также переименование должности работника без изменения его трудовой функции. Под структурными подразделениями следует понимать филиалы, представительства, отделы, цеха, участки и т.д. (абз. 3 п. 16 Постановления Пленума Верховного суда РФ № 2 от 17 марта 2004 г.).

Случаи перевода

Работодатель вправе переводить работника на другую постоянную работу с его письменного согласия. При переводе на другую постоянную работу изменяются условия трудового договора, определенные сторонами ранее. Это возможно только при взаимном согласии работника и работодателя, закрепленном в письменной форме в виде дополнительного соглашения к трудовому договору (см. Дополнительное соглашение к трудовому договору о переводе работника на другую постоянную работу).

Необходимо учитывать, что работодатель не вправе принуждать работника к написанию заявления о переводе на нижестоящую должность. Перевод работника на нижестоящую должность возможен только с его письменного согласия путем заключения дополнительного соглашения к трудовому договору (Доклад Роструда за I квартал 2019 года).

Конкретного перечня оснований для перевода на другую постоянную работу законодательство не содержит. В частности, основаниями для такого перевода могут являться:
– необходимость замещения освободившейся или вновь созданной должности (в т. ч. более высокой);
– понижение (повышение) в должности по результатам аттестации;
– создание новых структурных подразделений (отделов, служб, управлений, департаментов и т.п.);
– ухудшение состояния здоровья работника и т.п.
При этом необходимо помнить, что переводить работника на работу, противопоказанную ему по состоянию здоровья, запрещается.
Подтверждение: ст. 72, ч. 1, 4 ст. 72.1 Трудового кодекса РФ.

1. Подготовка докладной записки (или иного документа) с предложением о переводе работника

Непосредственный руководитель работника готовит на имя руководителя организации (или уполномоченного им работника) докладную записку (служебную записку, ходатайство, представление, иной документ) с предложением о переводе работника с соответствующим обоснованием (см. Докладную записку о переводе работника). Далее документ направляется руководителю организации (уполномоченному им работнику), чтобы тот поставил на нем резолюцию (например, с поручением "Предложить работнику перевод...").

Если инициатором перевода является работник, он пишет заявление с просьбой о переводе на другую работу в свободной форме (см. Заявление работника о переводе на другую постоянную работу). Такое заявление подается на имя руководителя организации (уполномоченного им лица) и должно быть рассмотрено работодателем (ст. 72 Трудового кодекса РФ). В заявлении работнику целесообразно указать причины перевода, просьбу о переводе, должность и структурное подразделение, где он работает в данный момент, должность и подразделение, куда просит его перевести, желаемый срок перевода. Правилами документооборота у работодателя может быть предусмотрено, что такое заявление направляется сначала непосредственному руководителю и в случае согласия визируется им. При этом также потребуется согласие руководителя подразделения, в которое желает перейти работник.

Срок рассмотрения заявления работника о переводе законодательством не установлен, но рассмотреть его и принять решение нужно в максимально короткий или разумный срок. Конкретный срок (например, одна неделя) можно установить в локальном нормативном акте работодателя.
Работодатель вправе как согласиться с предложением работника о переводе на другую работу, так и отказать ему в удовлетворении этой просьбы. Если руководитель организации не согласен на перевод, то на заявлении работника проставляется отрицательная резолюция (например, "Отказать") и оно возвращается заявителю. Процедуры оформления отдельного письменного документа (отказа в переводе) с указанием причин отказа законодательство не предусматривает.

Подтверждение: письмо Роструда № ПГ/04192-6-1 от 10 марта 2022 г.

2. Уведомление работника о предстоящем переводе

Работника в свободной письменной форме необходимо уведомить о предстоящем переводе (в т. ч. того, который сам является инициатором перевода) (см. Уведомление работника о переводе на другую постоянную работу). В уведомлении следует предусмотреть свободную строку, в которой работник выразит свое согласие (несогласие) с переводом. Дальнейшие этапы оформления перевода работника на другую постоянную работу будут иметь место только в том случае, если работник дает свое согласие на перевод (в т. ч. при переводе на другую работу по медицинским показаниям). При отсутствии такого согласия перевод на другую постоянную работу работодателем не оформляется.

3. Заключение с работником (при его согласии на перевод) дополнительного соглашения к трудовому договору о переводе

При согласии на перевод с работником необходимо заключить дополнительное соглашение к трудовому договору (см. Дополнительное соглашение к трудовому договору о переводе работника на другую постоянную работу), в котором, в частности, указать:
– должность (профессию), на которую переводится работник, и (или) структурное подразделение, в которое он переводится;
– должностные (трудовые обязанности) по новой должности (профессии) либо сделать ссылку на должностную инструкцию при ее наличии (если изменяется должность (профессия) работника);
– новый размер зарплаты работника (если он изменяется);
– дату вступления в силу дополнительного соглашения.
Подтверждение: ст. 72, ч. 1 ст. 72.1 Трудового кодекса РФ.

4. Издание приказа о переводе работника на другую постоянную работу

Для оформления перевода издается приказ о переводе работника на другую постоянную работу. Приказ нужно составлять по форме, которая утверждена для этих целей в учетной политике организации. Если работодатель использует формы, разработанные Госкомстатом России, приказ о переводе на другую работу нужно составить по форме:
– № Т-5 – для перевода одного работника (см. Образец);
– № Т-5а – для перевода сразу нескольких работников (см. Образец).

При заполнении приказа о переводе на другую работу по унифицированной форме нужно учитывать, что в строке "Основание: изменение к трудовому договору от "___" ________ 20__ г. № ___" формы № Т-5 (в столбце "Основание: изменение к трудовому договору или другой документ. Номер. Дата" формы № Т-5а) указываются реквизиты дополнительного соглашения к трудовому договору с работником (об изменении трудовой функции работника (структурного подразделения)), а не трудового договора. Основанием для перевода, а следовательно, издания приказа о переводе является не трудовой договор с работником, а изменения, внесенные в него по соглашению сторон (ст. 72, ч. 1 ст. 72.1 Трудового кодекса РФ).
Для большей определенности данную строку (столбец) можно уточнить (дополнить) таким образом, чтобы в ней были указаны номер и дата заключения дополнительного соглашения к трудовому договору, а также номер и дата заключения самого трудового договора. Например, в унифицированной форме № Т-5 эту строку можно составить так: "Основание: изменение от "___" ________ 20__ г. № ____ к трудовому договору от "___" ________ 20__ г. № ____".

Приказ о переводе работника на другую работу, как правило, составляет работник кадровой службы (отдела кадров, отдела персонала). Если в организации такого структурного подразделения нет, то обязанности по составлению приказа (распоряжения) возлагаются на лицо, ответственное за ведение кадрового делопроизводства (например, секретаря, бухгалтера).

Если приказ о переводе составляется по унифицированной форме, его подписывает руководитель организации (уполномоченное им на это лицо). Если работодатель использует самостоятельно разработанную форму приказа о переводе, этот документ подписывают ответственные лица с указанием их фамилий и инициалов (иных реквизитов, позволяющих идентифицировать данных лиц).
Подтверждение: ч. 2 ст. 9, п. 8 ст. 3 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г.

С приказом (распоряжением) нужно ознакомить под подпись работника (работников), который переводится на другую работу. Например, для этого в унифицированной форме № Т-5 предусмотрена строка "С приказом (распоряжением) работник ознакомлен". В унифицированной форме № Т-5а для этих целей предусмотрен столбец "С приказом (распоряжением) работник ознакомлен. Личная подпись. Дата".

Подтверждение: ч. 2, 4 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г., Указания по применению и заполнению форм по учету труда и его оплаты (№ Т-5, № Т-5а), утв. Постановлением Госкомстата России № 1 от 5 января 2004 г.

5. Внесение записи о переводе в трудовую книжку работника и его личную карточку (если она ведется)

В соответствии с приказом работодателя вносится запись о постоянном переводе в трудовую книжку работника. Запись о переводе следует вносить в личную карточку работника (если она ведется). Сформулировать запись о переводе можно, например, так: "Переведен на должность бухгалтера", "Переведен в отдел прямых продаж на должность консультанта" и т.п. (см., например, Трудовую книжку (образец). Запись о переводе на другую постоянную работу в рамках одной организации). Запись рекомендуется вносить в порядке, аналогичном порядку внесения записи о приеме на работу, предусмотренному абз. 2-3 п. 10 Порядка, утв. Приказом Минтруда России № 320н от 19 мая 2021 г.
Подтверждение: ч. 4 ст. 66 Трудового кодекса РФ, п. 4, 9 Порядка, утв. Приказом Минтруда России № 320н от 19 мая 2021 г.

По мнению Роструда, если у работника изначально в трудовом договоре было указано структурное подразделение, то при переводе на другую должность в этом же подразделении в трудовой книжке нужно сделать запись о переводе с указанием на структурное подразделение (Доклад Роструда за IV квартал 2018 года).

Необходимо учитывать, что в определенных случаях необходимо знакомить работника с локальными актами работодателя при переводе на другую работу.

6. Отправка отчета в СФР

Нужно направить в территориальное отделение Социального фонда России (СФР) по месту регистрации страхователя (работодателя) сведения о переводе на другую работу по форме из подраздела 1.1 подраздела 1 единой формы ЕФС-1. Отчет направляется не позднее 25-го числа месяца, следующего за тем, в котором издан приказ (распоряжение) о переводе.

Подтверждение: пп. 4, 5 п. 2, п. 5, 6 ст. 11 Федерального закона № 27-ФЗ от 1 апреля 1996 г., ст. 66.1 Трудового кодекса РФ.