В какой момент удерживать с суммы сверхнормативных суточных, выплачиваемых работнику при направлении его в командировку?

Удерживать в общем случае следует на ближайшую после окончания месяца, в котором утвержден авансовый отчет, дату выплаты работнику дохода в денежной форме.

При направлении работника в служебную командировку работодатель обязан возместить ему связанные с ней расходы (в частности, суточные) (ст. 168 Трудового кодекса РФ). Данная выплата является компенсационной и не облагается НДФЛ в размере, не превышающем установленный законодательством норматив (абз. 12 п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ).

Работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения, а также суточные (п. 10 Постановления Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.). Выделить какие-либо расходы (например, сверхнормативные суточные) в общей сумме аванса на момент его выдачи не представляется возможным. Соответственно, в этот момент денежные средства не могут рассматриваться как экономическая выгода и признаваться доходом работника до возвращения его из командировки и утверждения руководителем организации авансового отчета (ст. 41 Налогового кодекса РФ, п. 26 Постановления Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.).

Датой фактического получения дохода в общем случае признается последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет работника после его возвращения из командировки (пп. 6 п. 1 ст. 223 Налогового кодекса РФ). Данный порядок применяется в отношении суточных, выплаченных при направлении в командировку (загранкомандировку), независимо от того, в какой валюте они установлены (в локальном документе – например, в Положении о командировках) и (или) выплачиваются.

Вывод: удержать НДФЛ в данном случае следует при ближайшей выплате работнику доходов после даты возникновения облагаемого дохода и перечислить в бюджет не позднее следующего дня.

Подтверждение: п. 4, 5, 6 ст. 226 Налогового кодекса РФ, письмо Минфина России № 03-04-09/5325 от 1 февраля 2017 г.

Мнение Минфина России в письме № 03-04-06/74732 от 14 декабря 2016 г.: в случае увольнения работника до истечения месяца, в котором утвержден авансовый отчет, дата фактического получения дохода в виде сверхнормативных суточных определяется как последний день работы. Такой вывод согласуется с требованием ст. 80 Трудового кодекса РФ, обязывающей работодателя произвести окончательный расчет с работником в последний день работы.
Соответственно, в таком случае НДФЛ, рассчитанный с суммы сверхлимитных суточных, подлежит удержанию при окончательном расчете с уволенным работником.

Вывод: с суммы сверхнормативных суточных, выплачиваемых работнику при направлении его в командировку, следует удержать НДФЛ после окончания месяца, в котором утвержден авансовый отчет, на дату выплаты работнику дохода в денежной форме. Если работник увольняется до истечения месяца, в котором утвержден авансовый отчет, то в этом случае НДФЛ с указанного дохода следует удержать в день окончательного расчета с работником (выплаты дохода в денежной форме).

В случае невозможности в течение года исполнить обязанности налогового агента по удержанию налога необходимо надлежащим образом уведомить об этом налоговую инспекцию и получателя дохода. После письменного сообщения (в установленный срок) получателю дохода и налоговой инспекции о невозможности удержать НДФЛ обязанность по уплате налога возлагается на гражданина, а обязанность налогового агента по удержанию соответствующих сумм прекращается.
Подтверждение: п. 5 ст. 226, пп. 4 п. 1 ст. 228 Налогового кодекса РФ, письмо Минфина России № 03-04-06/37289 от 27 июня 2016 г.