×
Борисенко Ольга
Эксперт «Моё дело»
Редакции
|
|
Служат основанием для начисления:
– трудовой договор, заключенный с работником (дополнительное соглашение к нему), или внутренний документ работодателя, предусматривающий размер и порядок выплаты компенсации (возмещения) (например, приказ о назначении работнику компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях);
– документы, подтверждающие обоснованность выплаты компенсации (возмещения).
В общем случае работодатель обязан выплачивать работнику компенсацию за использование его личного имущества (в т. ч. автомобиля) в служебных целях (ст. 188 Трудового кодекса РФ).
Размер и порядок выплаты такой компенсации работодатель может предусмотреть в отдельном пункте трудового договора (см. Трудовой договор с условием о компенсации за использование личного автомобиля работника в служебных целях). В частности, такое возможно, если необходимость использования личного автомобиля в служебных целях организация (ИП) оговаривает с будущим работником при приеме на работу. Например, если принимает на работу водителя такси.
Если необходимость использования автомобиля работника возникла после заключения с ним трудового договора (условие о выплате компенсации в трудовом договоре не предусмотрено), то к нему можно заключить дополнительное соглашение (см. Дополнительное соглашение к трудовому договору с работником. Назначение компенсации за использование личного автомобиля работника в служебных целях). В соглашении нужно прописать размер и порядок выплаты компенсации.
Вместе с тем условие о выплате компенсации за использование личного имущества работника не является обязательным условием трудового договора. Поэтому организация (ИП) может прописать размер и порядок выплаты компенсации во внутреннем документе и согласовать его с работником (например, в отдельном приказе). Форму приказа работодатель разрабатывает самостоятельно с учетом требований, приведенных в ч. 2 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г. (см., например, Приказ о назначении компенсации за использование личного автомобиля работника в служебных целях).
Подтверждение: ст. 57, 72 Трудового кодекса РФ, письмо Минфина России № 03-03-06/2/49 от 3 мая 2012 г.
К документам, подтверждающим обоснованность начисления компенсации, в частности, относятся:
– копии документов, подтверждающих принадлежность автомобиля работнику (например, паспорта транспортного средства (ПТС)). Если работник управляет автомобилем, который принадлежит супруге и куплен в браке, то есть признается совместно нажитым имуществом (п. 1 ст. 256 Гражданского кодекса РФ), то вместе с ПТС необходимо будет дополнительно представить копию свидетельства о заключении брака;
– документы, свидетельствующие о фактическом использовании автомобиля в служебных поездках (например, путевые листы, маршрутные листы, авансовые отчеты с приложением чеков АЗС).
Подтверждение: письма Минфина России № 03-04-07-01/387 от 23 декабря 2009 г. (доведено до налоговых инспекций письмом ФНС России № МН-17-3/15 от 27 января 2010 г.), ФНС России № БС-3-11/8304 от 13 ноября 2018 г.
Основанием для выплаты компенсации при наличных расчетах служат:
– расходный кассовый ордер по форме № КО-2, если компенсация выплачивается в день, который не совпадает с днем выплаты зарплаты, установленным работодателем;
– или расчетно-платежная (платежная) ведомость по форме № Т-49 (№ Т-53), если дни выплаты зарплаты и компенсации совпадают.
Подтверждение: п. 6, 6.1, 6.2 Указания о порядке ведения кассовых операций, Указания по применению и заполнению форм по учету труда и его оплаты (№ Т-53, № Т-49), утв. Постановлением Госкомстата России № 1 от 5 января 2004 г., Указания по применению и заполнению форм по учету кассовых операций (№ КО-2), утв. Постановлением Госкомстата России № 88 от 18 августа 1998 г.
Перечислять необходимые средства работодатель вправе и в безналичной форме:
– платежным поручением на общую сумму с подачей реестра на перечисление сумм выплат (в т. ч. компенсации за использование автомобиля), если выплаты производятся сразу нескольким получателям, – как в целях перевода денежных средств нескольким работникам, которые обслуживаются одним банком, так и в целях перевода денежных средств нескольким работникам, обслуживаемым разными банками (в случаях, предусмотренных договором);
– отдельным платежным поручением, если выплаты (в т. ч. компенсации) производятся одному работнику.
Подтверждение: ст. 863 Гражданского кодекса РФ, п. 1.17, 1.19, 5.1 Правил, утв. Положением ЦБ РФ № 762-П от 29 июня 2021 г.
При заполнении платежного поручения в поле 20 "Наз. пл." нужно указать код "2", если компенсация носит регулярный характер (например, при выплате таксисту), или код "4", если компенсация выплачивается за разовую поездку (например, при использовании личного транспорта в командировке).
Подтверждение: приложение № 1 к Положению ЦБ РФ № 762-П от 29 июня 2021 г., пп. "б" п. 8 ч. 1 ст. 101, ч. 3 ст. 98 Федерального закона № 229-ФЗ от 2 октября 2007 г.