По какой форме составлять личную карточку работника и какие сведения в нее вносить?

Составлять нужно по форме, которая утверждена для этих целей в учетной политике организации, если работодатель ведет личные карточки.

Применение унифицированных форм кадровой документации, утвержденных Госкомстатом России, не является обязательным (с учетом ряда особенностей). То есть работодатель вправе самостоятельно разработать формы первичных учетных документов, которые он будет применять. Вместе с тем законодательство не запрещает продолжить применение установленных форм унифицированных первичных документов. В любом случае используемые формы должны содержать все обязательные реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г.
В зависимости от того, какие формы работодатель решит использовать, он может как определить собственный порядок их заполнения, так и руководствоваться указаниями, действующими в отношении унифицированных форм, разработанных Госкомстатом России (если утвердит для применения их).

Мнение Роструда: данные положения законодательства применимы к личной карточке работника. Работодатель вправе использовать самостоятельно разработанную форму такого документа или продолжать применять ее унифицированную форму.
Подтверждение: письма № ПГ/1487-6-1 от 14 февраля 2013 г., № ПГ/10659-6-1 от 23 января 2013 г., № 2-ТЗ от 9 января 2013 г.

Если работодатель примет решение использовать личную карточку унифицированной формы, ее нужно составить по форме № Т-2 (см. Образец). Унифицированная форма № Т-2 заполняется в соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм по учету труда и его оплаты (№ Т-2), утв. Постановлением Госкомстата России № 1 от 5 января 2004 г.

Унифицированная форма личной карточки работника состоит из строки для наименования организации (а также ячейки кода по ОКПО), титульной таблицы и 11 разделов.

Титульная таблица и каждый раздел личной карточки содержат графы (строки), в которые вносится соответствующая информация. В разделе I "Общие сведения" предусмотрены также ячейки (окна) для кодирования сведений (их заполнять не обязательно).

В личную карточку вносятся следующие сведения:

– наименование организации;

– общие сведения о работнике – в раздел I "Общие сведения" (например, табельный номер, ИНН, страховой номер (СНИЛС), характер и вид работы, пол, Ф.И.О., дату и место рождения, гражданство, знание иностранного языка, образование и др.);

– данные из документов воинского учета – в раздел II "Сведения о воинском учете". Следует при этом учесть, что для таких сведений используется отдельная карточка гражданина, подлежащего воинскому учету;

– сведения о приеме на работу и переводах – в раздел III "Прием на работу и переводы на другую работу";

– результаты аттестации, сведения о повышении квалификации, профессиональной переподготовке – в разделы IV "Аттестация", V "Повышение квалификации", VI "Профессиональная переподготовка" соответственно;

– награждения работника – в раздел VII "Награды (поощрения), почетные звания";

– сведения об отпусках – в раздел VIII "Отпуск";

– социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством, – в раздел IX "Социальные льготы";

– дополнительные сведения о работнике – в раздел X "Дополнительные сведения";

– основание увольнения – в раздел XI "Основание прекращения трудового договора (увольнения)".

Подтверждение: Указания по применению и заполнению форм по учету труда и его оплаты (№ Т-2), утв. Постановлением Госкомстата России № 1 от 5 января 2004 г.

Если в период трудовой деятельности работника в его личной карточке закончился какой-либо из разделов (например, раздел "Прием на работу и переводы на другую работу" или раздел "Отпуск"), то можно подклеить к личной карточке дополнительный лист для заполнения соответствующего раздела и издать приказ работодателя об этом (см. Приказ об использовании дополнительного листа в личной карточке работника, Дополнительный лист к личной карточке работника (раздел "Прием на работу и переводы на другую работу"), Дополнительный лист к личной карточке работника (раздел "Отпуск")). Законодательством не предусмотрено переоформление личных карточек работников.

Можно вести личные карточки работников на бумажном носителе или в электронном виде.