Кто отвечает за ведение кадрового делопроизводства, если в организации нет кадровой службы (отдела кадров) и не назначено ответственное лицо?

Отвечает руководитель организации.

Руководитель организации является представителем работодателя в трудовых отношениях с работниками (ч. 6 ст. 20 Трудового кодекса РФ). Одновременно он выполняет функцию единоличного исполнительного органа. В рамках этих статусов он руководит текущей деятельностью организации (в т. ч. кадровым делопроизводством) и принимает кадровые решения: утверждает штат, оформляет прием, перевод, увольнение, поощрение работников, привлечение их к дисциплинарной ответственности, издает приказы и дает указания, обязательные для исполнения.
Подтверждение: пп. 3-4 п. 3 ст. 40 Федерального закона № 14-ФЗ от 8 февраля 1998 г., п. 1-2 ст. 69 Федерального закона № 208-ФЗ от 26 декабря 1995 г.

При этом руководитель может делегировать часть своих полномочий другому работнику организации – своим приказом (распоряжением) назначить ответственное лицо (см. Приказ о назначении ответственного за ведение кадрового делопроизводства). Так, руководитель в соответствии с законодательством может назначить ответственным за ведение трудовых книжек, например, начальника отдела кадров, секретаря, бухгалтера, а также назначить ответственного за воинский учет. Но если он никому не передал эти полномочия, то обязан сам вести трудовые книжки и воинский учет. Данное правило по аналогии можно применить и к другим процедурам кадрового делопроизводства, так как общих положений на этот счет законодательство не содержит.
Подтверждение: п. 36, 42 Порядка, утв. Приказом Минтруда России № 320н от 19 мая 2021 г., абз. 2 п. 9 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 719 от 27 ноября 2006 г.

Руководитель организации будет ответственным за кадровое делопроизводство и в том случае, если оно передано сторонней организации на аутсорсинг (аутстаффинг), поскольку по такому договору исполнитель и заказчик действуют в рамках гражданско-правового договора. То есть руководитель организации не вправе назначать ответственных лиц из числа работников, предоставленных исполнителем.

Вывод: если руководитель организации не возложил полномочия по ведению кадрового делопроизводства (оформлению кадровых документов) на другого работника (работников) организации, он сам отвечает за его ведение. Поскольку документооборот предполагает большой объем работы, на этот участок, как правило, назначается отдельный специалист (специалисты) или создается структурное подразделение (кадровая служба, отдел кадров).