В каком порядке извещать работника о дате начала ежегодного отпуска?

Извещать можно в любом порядке (письменно), так как специальных правил (в т. ч. унифицированных бланков) для этого не предусмотрено.

Поставить работника в известность о том, когда начинается его ежегодный отпуск (как основной, так и дополнительный, или каждая из частей отпуска, если он разделен на части), нужно под подпись не менее чем за две недели (14 календарных суток) до начала периода отдыха (ч. 3 ст. 123 Трудового кодекса РФ).

Сделать это лучше письменно, чтобы на случай возникновения споров с работником или трудовой инспекцией иметь подтверждение, что данная обязанность работодателем была исполнена. Например, с работника можно взять подпись об ознакомлении с планируемой датой начала отпуска. Поставить подпись работник может:
– в специальном журнале, который ведется для ознакомления работников с распорядительными документами работодателя;
– на ознакомительном листе (в ведомости), приложенном к графику отпусков;
– в специальной графе для ознакомления, включенной в унифицированную форму графика отпусков (форму № Т-7) наряду с графой для указания реквизитов уведомления о начале отпуска (например, график отпусков дополняется графами 11 и 12). В этом случае в одной из этих граф работник сможет расписаться в том, что дата начала отпуска ему известна, а в другой – указать дату уведомления о начале отпуска;
– на индивидуальном извещении (уведомлении) о предстоящем отпуске (см. Уведомление работника о начале отпуска);
– на приказе (распоряжении) о предоставлении отпуска работнику, если он издается не позднее чем за две недели до начала отпуска.

Формы и способы извещения работника о времени начала отпуска работодатель определяет самостоятельно.

При этом следует учесть, что даже если работники были ознакомлены с самим графиком отпусков под подпись, то это не освобождает работодателя от обязанности дополнительно заблаговременно направлять каждому работнику письменное уведомление о начале его отпуска.

Подтверждение: письма Минтруда России № 14-2/ООГ-9754 от 7 декабря 2018 г., Роструда № ПГ/59245-6-1 от 24 декабря 2020 г., № 1693-6-1 от 30 июля 2014 г., № ПГ/5244-6-1 от 12 июля 2012 г., п. 4 письма Роструда № 428-6-1 от 22 марта 2012 г.

При этом в настоящее время трудовое законодательство не предусматривает возможность уведомления работника о дате начала отпуска по электронной почте либо другим способом, не предполагающим извещение под подпись (например, телеграммой или по телефону). Такой вариант уведомления работодатель может использовать только наряду с извещением работника под подпись.

За неисполнение работодателем обязанности по своевременному извещению работников о дате начала отпуска он может быть привлечен к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.