В каких случаях требовать от работника заявление о предоставлении ежегодного отпуска?

Требовать нужно в следующих случаях:
– в графике отпусков указан только месяц, а не конкретные даты начала и окончания отпуска;
– отпуск перенесен на другой срок;
– дата окончания отпуска не совпадает с указанной в графике отпусков (например, отпуск разделен на части, отпуск продлен и т.д.);
– отпуск предоставляется новому работнику, не указанному в графике отпусков (работник был принят на работу после утверждения работодателем графика отпусков);
– отпуск работнику предоставляется авансом, то есть до истечения шести месяцев непрерывной работы у данного работодателя;
– отпуск предоставляется работнику работодателя (например, организации), который был создан, например, в начале текущего календарного года и в связи с этим не составил и не утвердил график отпусков на текущий год.

Трудовое законодательство не содержит требования об оформлении заявлений на отпуск. Очередность предоставления ежегодных отпусков определяется графиком отпусков, утвержденным работодателем. Оформлять заявление на отпуск не обязательно, если работник уходит в отпуск и планирует вернуться из него в полном соответствии с графиком. В этом случае все необходимые данные (даты начала и окончания отпуска, его продолжительность) содержатся в графике. Но если имеют место указанные отступления от графика отпусков, заявление работника понадобится как документ, подтверждающий согласование сторонами отпуска в иные даты и (или) иной продолжительности. Поскольку Трудовой кодекс РФ типовой формы подобного заявления не устанавливает, работник вправе подать его в свободной письменной форме (см. Заявление о предоставлении ежегодного отпуска).

Подтверждение: ст. 122-123 Трудового кодекса РФ.

Целесообразно закрепить в локальных нормативных актах работодателя требование о составлении заявления на отпуск для всех работников, уходящих в отпуск как по графику отпусков, так и вне графика. Это поможет избежать ситуаций, когда:
– работник, ознакомленный с графиком отпусков, планировал перенести свой отпуск, но не успел согласовать это с работодателем, а все документы на отпуск уже оформлены и отпускные рассчитаны;
– работник, ответственный за кадровое делопроизводство, упустил из виду тот факт, что согласно графику отпусков подошел срок ухода в отпуск какого-либо работника, в связи с чем своевременно не были оформлены документы на отпуск, начислены и выплачены отпускные.

Если работник идет в отпуск не по графику, а на основании заявления, работодатель не всегда может выполнить требования ч. 3 ст. 123 Трудового кодекса РФ – известить работника о дате начала отпуска не позднее чем за две недели до его начала. В данной ситуации по сути работник уведомляет работодателя, написав заявление о предоставлении отпуска вне графика (см. Заявление о предоставлении ежегодного отпуска). При согласии работодателя с датой начала отпуска эта дата считается согласованной сторонами. Согласие работодателя с датой начала отпуска выражается резолюцией уполномоченного лица (например, руководителя организации) на заявлении работника о предоставлении отпуска.

Заявление о предоставлении отпуска должно быть написано работником с учетом срока выплаты отпускных, то есть не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска. Это необходимо, чтобы работодатель при выплате отпускных не нарушал требования трудового законодательства.

Поскольку отпуск работника начинается не в ту дату, которая была первоначально запланирована, в графе 6 и графе 7 графика отпусков "запланированная" и "фактическая" даты будут различаться. Например, в графе "запланированная" было указано "20.06.2022", но стороны пришли к соглашению о переносе даты начала отпуска на 1 июля 2022 года. Поэтому в графе "фактическая" по факту ухода работника в отпуск будет указано "01.07.2022".

Подтверждение: ст. 123-124 Трудового кодекса РФ, ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г., Указания по применению и заполнению форм по учету труда и его оплаты (№ Т-7), утв. Постановлением Госкомстата России № 1 от 5 января 2004 г.