С 1 апреля 2016 года вступили в силу поправки, внесенные Федеральным законом № 385-ФЗ от 29 декабря 2015 г. (ст. 2, ч. 2 ст. 9 Федерального закона № 385-ФЗ от 29 декабря 2015 г.). С указанной даты для страхователей (работодателей, нанимателей) введена новая форма ежемесячной отчетности в Пенсионный фонд РФ – форма СЗВ-М "Сведения о застрахованных лицах", утв. Постановлением Правления Пенсионного фонда РФ № 83п от 1 февраля 2016 г. Установлены сроки и порядок ее представления, а также ответственность страхователей за непредставление либо представление неполных (недостоверных) сведений.

Подтверждение: Информация Пенсионного фонда РФ от 24 марта 2016 г.

В связи с этим нововведением многих работодателей интересует вопрос, как готовить отчет каждый месяц. Мы предлагаем ознакомиться с ответами на часто задаваемые вопросы, которые поступили в нашу службу консалтинга по этой теме.

С какой целью введена новая форма отчетности и кто должен ее представлять?

С февраля 2016 года расчет страховой пенсии у работающих (в т. ч. по гражданско-правовым договорам) пенсионеров производится без учета плановых индексаций стоимости пенсионного балла и фиксированной выплаты к страховой пенсии (ст. 26.1 Федерального закона № 400-ФЗ от 28 декабря 2013 г.). Так, с 1 февраля 2016 года пенсия проиндексирована на 4 процента только неработающим пенсионерам (ч. 1 ст. 6, ч. 1 ст. 7 Федерального закона № 385-ФЗ от 29 декабря 2015 г.).

Для того, чтобы ежемесячно отслеживать факт работы пенсионера, и введена новая форма (Информация Пенсионного фонда РФ от 24 марта 2016 г.).

Форма СЗВ-М обязывает организации (индивидуальных предпринимателей) ежемесячно сообщать сведения по каждому застрахованному физическому лицу (независимо от его возраста и наличия у него права на пенсию) (п. 2.2 ст. 11 Федерального закона № 27-ФЗ от 1 апреля 1996 г.).

Это касается:

– работников организации (по трудовому договору), в том числе тех, кто в отчетном периоде отработал не все дни (в течение месяца был уволен или, наоборот, принят) или фактически не работал ни одного дня (например, в периоде приостановления деятельности) и (или) не получал вознаграждения (например, из-за болезни, нахождения в административном отпуске, отпуске по уходу за ребенком), а также единственных учредителей – руководителей, которые работают на основании заключенных трудовых договоров (письмо Пенсионного фонда РФ № 08-22/6356 от 6 мая 2016 г.).

В отношении единственных учредителей, которые работают без трудового договора и (или) выплат, сведения по форме СЗВ-М также следует подавать. В силу положений трудового законодательства даже при отсутствии трудового договора единственный собственник имущества, который возложил на себя функции единоличного органа управления, считается состоящим с организацией в трудовых отношениях и, соответственно, относится к застрахованным лицам по всем видам обязательного страхования (письмо Минтруда России № 17-3/ООГ-330 от 5 мая 2014 г., п. 2 Разъяснения, утв. Приказом Минздравсоцразвития России № 428н от 8 июня 2010 г.). Факт наличия или отсутствия выплат в его адрес при этом значения не имеет.
Подтверждение: письмо Пенсионного фонда РФ № 08-22/6356 от 6 мая 2016 г.
Вместе с тем на сайте отделения фонда по Санкт-Петербургу и Ленинградской области высказана иная позиция: представлять данные на единственного учредителя, с которым не заключен трудовой (гражданско-правовой) договор, не нужно, если деятельность организация (страхователь) не ведет.
Однако в письме № ЛЧ-08-26/9856 от 13 июля 2016 г. Пенсионный фонд РФ прямо указывает, что вопросы правомерности (неправомерности) ведения трудовой деятельности без заключения трудовых (или гражданско-правовых) договоров и без оплаты такого труда компетентен разрешить только Роструд. Если данное ведомство признает, что руководитель организации в случае, когда он является ее единственным учредителем, состоит с данной организацией в трудовых отношениях, то для целей применения законодательства о страховых взносах он признается работающим лицом;

Целям введения формы СЗВ-М соответствует представление этой формы на руководителей – единственных учредителей, в том числе в отсутствие заключенных с ними трудовых (гражданско-правовых) договоров. Несмотря на то, что Роструд указывает на отсутствие необходимости в заключении письменных трудовых договоров с такими лицами, ведомством подтверждается факт того, что они являются состоящими с организацией в трудовых отношениях в силу действия норм законодательства (избрания на должность). На этом же основании данные лица признаются застрахованными и получают пособия по временной нетрудоспособности и в связи с материнством как работающие по трудовым договорам работники. Соответственно, сохранение за ними права на пенсию как для неработающих пенсионеров ставило бы их в более выгодное положение по сравнение с обычными работниками, вышедшими на пенсию.
Кроме того, в условиях проверки на соответствие данных форм РСВ-1 ПФР и СЗВ-М непредставление последней из указанных, скорее всего, приведет к запросу пояснений (потому что в РСВ-1 ПФР в количестве застрахованных лиц учредители указываются). В связи с изложенным сохраняется риск привлечения к ответственности страхователя в случае непредставления им СЗВ-М в отношении единственного учредителя в указанной ситуации.

В отсутствие единства в разъяснениях территориальных отделений Пенсионного фонда России на местах страхователю целесообразно уточнить необходимость представления СЗВ-М на единственного учредителя, с которым не заключен трудовой договор, в своем отделении.

– лиц, с которыми заключены договоры гражданско-правового характера, если с вознаграждений по таким договорам уплачиваются страховые взносы на обязательное пенсионное страхование (вне зависимости от наличия или отсутствия выплат в отчетном периоде).

Таким образом, сведения по форме СЗВ-М подлежат представлению:
– если в этом отчетном периоде (месяце) соответствующий договор (трудовой, гражданско-правовой, договор авторского заказа или другие, выплаты по которым облагаются страховыми взносами в Пенсионный фонд РФ) действовал как минимум один день;
– вне зависимости от фактического начисления, выплаты зарплаты или иных вознаграждений за отчетный период (месяц) по указанным выше договорам в пользу застрахованных лиц, а также вне зависимости от фактической уплаты страховых взносов.

Подтверждение: письмо Пенсионного фонда РФ № ЛЧ-08-19/10581 от 27 июля 2016 г., информационные письма отделения Пенсионного фонда РФ по Санкт-Петербургу и Ленинградской области от 3 августа 2016 г., отделения Пенсионного фонда РФ по Рязанской области от 9 августа 2016 г., отделения Пенсионного фонда РФ по Республике Мордовия от 1 августа 2016 г.

При этом если организация (ИП) производит выплаты вне рамок трудового договора или договора гражданско-правового характера (например, премии к праздничной дате бывшим работникам) либо в рамках таких договоров, но незастрахованным лицам (например, иностранным гражданам – временно пребывающим в России высококвалифицированным специалистам), то сведения по форме СЗВ-М представлять не надо.

Также не должны подавать сведения СЗВ-М самозанятые индивидуальные предприниматели, которые не зарегистрированы в Пенсионном фонде РФ в качестве работодателей.

Однако законодательство о страховых взносах, в частности Федеральный закон № 27-ФЗ от 1 апреля 1996 г., не содержит положений о том, нужно ли подавать сведения по форме СЗВ-М, если у организации (ИП) нет работников (в т. ч. по гражданско-правовому договору) или все работники (исполнители) не являются застрахованными лицами.

Мнение Пенсионного фонда РФ: у страхователей, не имеющих застрахованных лиц, с которыми заключен трудовой или гражданско-правовой договор, на вознаграждения по которому начисляются страховые взносы, обязанность по представлении СЗВ-М отсутствует (письмо № ЛЧ-08-19/10581 от 27 июля 2016 г.).

Вместе с тем необходимо учитывать, что ситуация, когда у организации нет ни одного работника (застрахованного лица), довольно редкая (например, это случаи, когда весь персонал – это временно пребывающие в России высококвалифицированные специалисты либо когда управление в организации передано стороннему управляющему – ИП, который сам платит за себя страховые взносы). В большинстве случаев в организации должен быть как минимум один работник – руководитель.

Если страхователь не ведет деятельность и фактически не имеет наемного персонала, лучше представить сведения хотя бы в отношении одного лица – руководителя (если он признается застрахованным), в том числе единственного учредителя, работающего без трудового договора. Во всяком случае, это избавит от возможных запросов пояснений в условиях проверки на соответствие данных форм РСВ-1 ПФР и СЗВ-М.

Когда нужно сдать СЗВ-М впервые и какой порядок представления действует потом?

Сдать нужно начиная с отчета за апрель 2016 года, далее – ежемесячно.

Сведения по форме СЗВ-М нужно сдавать не позднее 10-го числа месяца, следующего за вновь введенным с 1 апреля 2016 года отчетным периодом – месяцем (п. 2.2 ст. 11 Федерального закона № 27-ФЗ от 1 апреля 1996 г.). Таким образом, первый раз нужно отчитаться не позднее 10 мая текущего года за апрель (ч. 2 ст. 9 Федерального закона № 385-ФЗ от 29 декабря 2015 г.).

Подтверждение: Информация Пенсионного фонда РФ от 24 марта 2016 г.

Если крайний срок представления сведений приходится на нерабочий выходной или праздничный день, то он переносится на ближайший следующий за ним рабочий день (письмо Пенсионного фонда РФ № 09–19/4844 от 7 апреля 2016 г.). Например, за июнь форму СЗВ-М нужно сдать не позднее 11 июля 2016 года (с учетом переноса крайней даты подачи с выходного – 10 июля (воскресенье) на ближайший следующий рабочий день).

Вместе с тем на сайтах ряда территориальных отделений Пенсионного фонда РФ размещена информация о том, что фонд в порядке исключения решил запустить кампанию приема "первых" СЗВ-М за апрель с 15 апреля. Страхователи самостоятельно принимают решение о представлении формы СЗВ-М ранее 1 мая с учетом того, что сведения должны включать информацию на застрахованных лиц по состоянию на эту дату. То есть, например, если страхователь сдаст СЗВ-М 15 апреля, а 25-го примет на работу нового работника, придется дополнить сведения (представить дополняющую форму).
Аналогичный порядок досрочной сдачи отчетности сохраняется и после ее представления впервые (т.е. после апрельского отчета). То есть форму СЗВ-М за отчетный месяц можно представлять не ранее его начала и не позднее 10-го числа следующего за ним месяца.

Если сведения по форме СЗВ-М необходимо уточнить или дополнить либо требуется досдать отчет, то целесообразно не тянуть, а сделать это не позднее окончания месяца, на который приходится отчетная дата, или начала следующего месяца после него. При этом без применения мер ответственности (при обнаружении ошибок фондом) исправить отчет можно в течение двух недель после получения протокола ошибок или уведомления об устранении расхождений.

Дело в том, что форма СЗВ-М была введена в целях реализации ст. 26.1 Федерального закона № 400-ФЗ от 28 декабря 2013 г. по актуализации сведений о работающих пенсионерах и выплате им страховых пенсий в период работы. В этой же статье сказано, что решение о назначении пенсии (с учетом индексации или без нее) выносится в месяце, следующем за месяцем подачи отчетности. Например, если из отчетности страхователя будет следовать, что пенсионер уволился в апреле, то фонд должен в июне рассчитать сумму пенсии с учетом индексации. Поэтому, чтобы уложиться в срок со своевременным и верным определением суммы пенсии, обработку апрельских СЗВ-М отделениям фонда нужно завершить до 7 июня (по всем типам формы – "исходная", "дополняющая" и "отменяющая").
Подтверждение: письмо Управления Пенсионного фонда РФ в Выборгском районе г. Санкт-Петербурга № 04/406/1984 от 4 мая 2016 г.

Несмотря на то, что такая рекомендация содержится только во внутреннем письме конкретного фонда и не установлена соответствующей нормой ст. 11 Федерального закона № 27-ФЗ от 1 апреля 1996 г., страхователям целесообразно придерживаться ее. Это поможет избежать ситуации с возмещением ущерба Пенсионному фонду РФ за перерасход средств на излишнюю выплату пенсии в связи с предоставлением недостоверных сведений в рамках положений ч. 3 ст. 28 Федерального закона № 400-ФЗ от 28 декабря 2013 г.

Какими способами можно сдавать ежемесячные сведения и куда?

Представлять отчет нужно в общем порядке, действующем в том числе при сдаче персонифицированных сведений в составе расчета РСВ-1 ПФР. То есть сведения необходимо представить в территориальное отделение Пенсионного фонда РФ по месту регистрации страхователя (п. 1 ст. 11 Федерального закона № 27-ФЗ от 1 апреля 1996 г.).

Индивидуальным предпринимателям по общему правилу представлять сведения персонифицированного учета, в том числе по форме СЗВ-М, на самих себя не нужно (п. 1 ст. 8 Федерального закона № 27-ФЗ от 1 апреля 1996 г.).

Если сведения подаются менее чем на 25 человек, их можно представить на бумажном носителе через представителя страхователя (законного или уполномоченного). В противном случае отчет представляется в электронном виде (в т. ч. через оператора электронного документооборота).
Подтверждение: абз. 3 п. 2 ст. 8 Федерального закона № 27-ФЗ от 1 апреля 1996 г.

Прямого указания в законодательстве на возможность представления сведений в бумажном виде посредством почты не содержится. Однако законодательство в целом не ограничивает варианты представления отчетов на бумажном носителе. Иных нормативных правовых документов, разъясняющих порядок подачи формы СЗВ-М на бумаге, не предусмотрено.

Отправить отчетность почтой можно, обеспечив сохранность данного отправления (при наличии документа, подтверждающего отправку, с описью вложения). При этом на сайтах ряда территориальных отделений Пенсионного фонда РФ содержится предупреждение, что отправление почтой может поступить несвоевременно, поэтому увеличивается риск привлечения работодателя к ответственности в том числе за нарушение срока сдачи.

Формат представления сведений в электронном виде утвержден Распоряжением Правления Пенсионного фонда РФ № 70р от 25 февраля 2016 г.

Что собой представляет форма СЗВ-М?

Сведения по каждому работнику в форме СЗВ-М (см. Образец) указываются отдельно за каждый месяц и включают:
– фамилию, имя и отчество (при его наличии) полностью – указываются в именительном падеже;
– страховой номер индивидуального лицевого счета (СНИЛС) – заполняется обязательно;
– идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) – заполняется при наличии у страхователя данных об ИНН застрахованного лица. При отсутствии ИНН соответствующие графы остаются пустыми, что не является основанием для отказа в приеме заполненных таким образом сведений по форме СЗВ-М.

Однако отдельные территориальные отделения Пенсионного фонда РФ на своих сайтах предупреждают, что если будет выявлен факт представления конкретным страхователем в налоговую инспекцию отчетности по НДФЛ с отражением ИНН работника, указывающий на то, что в действительности такие данные имеются, то возможно применение ответственности за представление недостоверных сведений в фонд.

Подтверждение: п. 2.2 ст. 11 Федерального закона № 27-ФЗ от 1 апреля 1996 г.

По сути эти же данные (за исключением ИНН) содержатся в подразделе 6.1 раздела 6 расчета РСВ-1. Поэтому заполнение новой отчетности – формы СЗВ-М – не должно вызвать затруднений.

Также в форме отчетности предусмотрено проставление кода типа формы:
– "исхд" – исходная форма, содержащая впервые подаваемые сведения за данный отчетный период;
– "доп" – дополняющая форма, подаваемая с целью дополнения ранее принятых отделением Пенсионного фонда РФ сведений за отчетный период. То есть дополняющую форму нужно оформить в случае необходимости уточнить (скорректировать) информацию, отраженную в сданной форме СЗВ-М, или если сведения в отношении работника (исполнителя) вовсе не были вовремя представлены (например, из-за несвоевременного оформления СНИЛС);
– "отмн" – отменяющая форма, подаваемая с целью отмены ранее неверно поданных сведений за отчетный период.
Код "отмн" ставится при полной отмене ранее поданной информации о застрахованном лице за указанный месяц. Так, например, если в поданных сведениях о работнике (исполнителе) обнаружена ошибка, то следует заполнить две формы СЗВ-М: с типом "отмн" – отменяющую и "доп" – дополняющую с верными данными работника.

Разобраться в применении разных типов формы в той или иной ситуации, когда нужно скорректировать отчет, поможет справочная таблица.

Форму СЗВ-М подписывает руководитель организации, индивидуальный предприниматель либо уполномоченный представитель (с указанием данных доверенности). Оттиск печати проставляется только при ее наличии.

Нужно ли представлять в Пенсионный фонд РФ форму СЗВ-М, если был сдан расчет РСВ-1 ПФР в отношении тех же застрахованных лиц?

Представлять нужно. Несмотря на то, что фамилия, имя, отчество и СНИЛС работников отражаются подразделе 6.1 раздела 6 расчета РСВ-1 ПФР, эти сведения потребуется сообщать дополнительно (ежемесячно) (п. 2.2 ст. 11 Федерального закона № 27-ФЗ от 1 апреля 1996 г.).

Причем может быть сдана "нулевая" РСВ-1 ПФР (например, с указанием в разделе 6 данных по одному работнику – единственному учредителю (руководителю) с кодом "НЕОПЛ"). При этом данный факт не означает, что СЗВ-М сдавать не нужно.

Подавать ли ИП форму СЗВ-М за месяц, в котором заключен первый трудовой договор с работником, если регистрационный номер в Пенсионном фонде РФ пока не получен?

Законодательно ответ на этот вопрос не урегулирован.

ИП, который заключил с гражданином трудовой или гражданско-правовой договор на выполнение работ (оказание услуг), обязан самостоятельно зарегистрироваться в качестве страхователя в отделении Пенсионного фонда РФ по месту жительства.
Для этого в течение 30 календарных дней со дня заключения соответствующих договоров с первым работником (исполнителем) нужно обратиться в территориальное отделение фонда с пакетом документов. ИП должен быть поставлен на учет в течение трех рабочих дней после поступления документов. При этом ИП присваивается регистрационный номер и вручается уведомление по форме из приложения № 9 к Порядку, утв. Постановлением Правления Пенсионного фонда РФ № 296п от 13 октября 2008 г. В данном уведомлении указывается дата (число, месяц, год) регистрации ИП в качестве страхователя, производящего выплаты физическим лицам.
Подтверждение: п. 1, 3 ст. 11 Федерального закона № 167-ФЗ от 15 декабря 2001 г., п. 21, 22, 24 Порядка, утв. Постановлением Правления Пенсионного фонда РФ № 296п от 13 октября 2008 г. (в части, не противоречащей ст. 11 Федерального закона № 167-ФЗ от 15 декабря 2001 г.).

Таким образом, с одной стороны, до даты, указанной в уведомлении, ИП не считается поставленным на учет в Пенсионном фонде РФ как страхователь (не имеет регистрационного номера).
С другой стороны, плательщиком страховых взносов, в частности, в Пенсионный фонд РФ с вытекающими из этого обязанностями, в том числе по представлению соответствующей отчетности по форме СЗВ-М, ИП становится с того момента, когда он начинает производить начисления (выплаты) физическим лицам, а не с момента его регистрации в фонде (пп. 1 п. 1 ст. 6 Федерального закона № 167-ФЗ от 15 декабря 2001 г.).

Исполнять обязанность по представлению СЗВ-М индивидуальному предпринимателю лучше с месяца, в котором заключен первый трудовой договор с работником, даже если регистрационный номер в Пенсионном фонде РФ пока страхователем не получен. При этом заполнить в форме реквизит "регистрационный номер в ПФР" до момента получения уведомления не получится. Поэтому, скорее всего, представить отчет в электронном виде будет затруднительно. Подать СЗВ-М в такой ситуации лучше на бумаге и с пояснениями фонду о причинах незаполнения одного из реквизитов формы.

Как указать в форме СЗВ-М данные по недавно принятому работнику, у которого не было СНИЛС и сейчас представлены документы для его оформления?

Законодательно ответ на этот вопрос не урегулирован.

Работнику, принимаемому на работу впервые, страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования (СНИЛС) оформляет работодатель (ч. 4 ст. 65 Трудового кодекса РФ). Необходимые для этого документы нужно представить в отделение Пенсионного фонда РФ в течение двух недель с даты заключения трудового договора с работником. После получения документов отделение Пенсионного фонда РФ в течение трех недель откроет работнику лицевой счет и оформит страховое пенсионное свидетельство (или выдаст отказ в их оформлении).

Подтверждение: п. 2 ст. 8 Федерального закона № 27-ФЗ от 1 апреля 1996 г., п. 9, 11 Инструкции, утв. Приказом Минздравсоцразвития России № 987н от 14 декабря 2009 г.

Таким образом, процесс оформления СНИЛС по законодательству может занимать до пяти недель со дня заключения трудового договора. А сдавать СЗВ-М таки нужно не позднее 10-го числа месяца, следующего за отчетным. При этом СНИЛС является обязательным для заполнения показателем формы. В результате может сложиться ситуация, когда СНИЛС принятого работника находится на оформлении, а срок сдачи СЗВ-М уже подошел. Как поступить в этом случае – законодательство ответ не содержит, официальные разъяснения ведомства также отсутствуют.

На сайтах ряда территориальных отделений Пенсионного фонда РФ размещена информация с рекомендациями не затягивать с получением СНИЛС в таком случае и заверениями, что СНИЛС оформляется в кратчайшие сроки (в пятидневный срок).

В указанной ситуации данные на работника, у которого отсутствует СНИЛС, в СЗВ-М лучше не указывать вовсе. В этом случае форма будет принята фондом (ответственности за ее непредставление в отношении иных застрахованных лиц можно будет избежать).
После получения СНИЛС нужно досдать дополняющую форму СЗВ-М со сведениями на такого работника. При этом отчет можно сопроводить письмом с пояснениями, что в связи с наложением сроков сдачи отчетности и оформления свидетельства подать сведения ранее (в составе исходных данных) не представлялось возможным.

Какая ответственность грозит страхователю за опоздание со сдачей сведений по форме СЗВ-М?

Штраф за непредставление отчета по форме СЗВ-М в установленный срок составляет 500 руб. Эту сумму придется заплатить за каждого работника, сведения о котором не сообщались. Такая же сумма штрафа предусмотрена в случае представления неполных и (или) недостоверных сведений в отношении каждого работника. Однако для исправления ошибок есть дополнительные две недели с даты получения протокола (уведомления).

Подтверждение: ч. 4 ст. 17 Федерального закона № 27-ФЗ от 1 апреля 1996 г., п. 41 Инструкции, утв. Приказом Минздравсоцразвития России № 987н от 14 декабря 2009 г.