Эксперт онлайн
×
Борисенко Ольга
Эксперт «Моё дело»
Вопрос задан 09.12.2019

Как при вахтовом методе начислять НДФЛ и страховые взносы с оплаты за время нахождения в пути, надбавки за вахтовый метод работы и оплаты дней междувахтового отдыха? В состав каких расходов в целях налогообложения прибыли включаются данные выплаты (расходы на оплату труда или прочие)? Есть ли ограничения по сумме надбавки за вахтовый метод работы?

Ответ подготовлен 10.12.2019

Относительно оплаты за время нахождения в пути

НДФЛ

Не облагается НДФЛ при выполнении определенных условий.

В ряде случаев по требованию законодательства на работодателя возлагается обязанность по организации доставки работников от пункта сбора к месту работы и обратно. Например, для работников на вахтовом методе законодательством предусмотрен ряд гарантий и компенсаций (ст. 302 Трудового кодекса РФ). При вахтовом методе работники не могут ежедневно приезжать на работу и возвращаться домой. Поэтому работодатели, которые применяют вахтовый метод, обязаны доставлять работников от места их сбора до вахтового поселка и обратно (п. 2.5 Основных положений, утв. Постановлением Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС и Минздрава СССР № 794/33-82 от 31 декабря 1987 г.).

НДФЛ не облагаются все виды предусмотренных законодательством компенсационных выплат (в пределах установленных норм) (п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ). В частности, в отношении рассматриваемой компенсации применяются положения абз. 12 п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ в части освобождения от налогообложения возмещаемых выплат по проезду, производимых в том числе лицам, находящимся во властном или административном подчинении работодателя.

Таким образом, если работодатель организует доставку работников к месту непосредственного выполнения работ вахтовым методом от пункта сбора (и обратно) и при этом по прибытии к месту сбора работники находятся в административном подчинении и фактически приступают к исполнению своих трудовых обязанностей (в частности, подчиняются правилам внутреннего трудового распорядка работодателя), то со стоимости доставки работников удерживать НДФЛ не нужно на основании п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ.

Подтверждение: письма Минфина России № 03-04-06/42359 от 19 июля 2016 г., № 03-04-06/31365 от 30 июня 2014 г.

Необходимо учитывать, что данный порядок применяется независимо от порядка оплаты расходов на доставку (непосредственная оплата расходов или возмещение работникам расходов на проезд) и от того, является работник резидентом или нет. Однако он зависит от пункта отправления (прибытия) и от возможности работника добираться до места работы общественным транспортом. Расходы на доставку работника от места жительства до пункта сбора (места работы) при условии, что имеется возможность добираться самостоятельно (и отсутствуют иные признаки наличия технологических особенностей производства), признаются его доходом (ст. 41, пп. 1 п. 2 ст. 211 Налогового кодекса РФ). Соответственно, с указанной стоимости проезда удерживать НДФЛ нужно.

Подтверждение: письма Минфина России № 03-04-06/42359 от 19 июля 2016 г., № ОА-3-17/2049 от 23 июня 2014 г., № 03-04-06/5379 от 26 февраля 2013 г., № 03-04-06/6-343 от 8 декабря 2011 г., № 03-04-06/68 от 2 февраля 2010 г.

Кроме того, при оплате стоимости проезда указанной категории работников необходимо учитывать также следующие гарантии.

Работникам, выполняющим работы вахтовым методом, выплачивается дневная тарифная ставка, часть оклада (должностного оклада) за день работы (дневная ставка):
– за дни нахождения в пути от места расположения работодателя (пункта сбора) до места работы и обратно, предусмотренные графиком работы на вахте;
– за дни задержки в пути по метеорологическим условиям или по вине транспортных организаций.
Подтверждение: ч. 8 ст. 302 Трудового кодекса РФ.

Такая выплата также носит компенсационный характер и не облагается НДФЛ на основании п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ (письма Минфина России № 03-15-05/18583 от 30 марта 2017 г., № 03-04-06/6-219 от 6 августа 2012 г.).

Страховые взносы

Начислять не нужно (за некоторыми исключениями).

Страховыми взносами не облагаются все виды установленных законодательством компенсационных выплат (в пределах установленных норм), в частности, связанных с выполнением работником трудовых обязанностей (пп. 2 п. 1 ст. 422 Налогового кодекса РФ, пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона № 125-ФЗ от 24 июля 1998 г.).

Вывод: оплата проезда работникам, работающим вахтовым методом, от пункта сбора до места нахождения работы и обратно связана с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей. Соответственно, суммы доставки относятся к числу компенсационных выплат, предусмотренных законодательством. Поэтому в данном случае на стоимость доставки страховые взносы начислять не нужно.

Вместе с тем при оплате стоимости проезда этой категории работников необходимо учитывать, что:

1) указанный порядок обложения страховыми взносами применяется независимо от порядка оплаты расходов на доставку (непосредственная оплата расходов работодателем или возмещение работникам расходов на проезд). Однако он зависит от пункта отправления (прибытия) и от возможности работника добираться до него общественным транспортом.

Так, оплата доставки (компенсация расходов) работников от места жительства до пункта сбора и обратно при условии, что имеется возможность добираться самостоятельно (и отсутствуют иные признаки наличия технологических особенностей производства), законодательством не предусмотрена, в том числе для работодателей, которые используют вахтовый метод работ. Соответственно, такая оплата (компенсация) признается объектом обложения страховыми взносами как выплата в рамках трудовых отношений (п. 1 ст. 420 Налогового кодекса РФ, п. 1 ст. 20.1 Федерального закона № 125-ФЗ от 24 июля 1998 г.). Кроме того, оплата стоимости доставки работников от места жительства до пункта сбора и обратно не поименована в закрытом перечне выплат, которые не облагаются страховыми взносами (ст. 422 Налогового кодекса РФ, ст. 20.2 Федерального закона № 125-ФЗ от 24 июля 1998 г.);

2) помимо оплаты проезда работникам, выполняющим работы вахтовым методом, выплачивается дневная тарифная ставка, часть оклада (должностного оклада) за день работы (дневная ставка):
– за дни нахождения в пути от места расположения работодателя (пункта сбора) до места работы и обратно, предусмотренные графиком работы на вахте;
– за дни задержки в пути по метеорологическим условиям или по вине транспортных организаций.
Подтверждение: ч. 8 ст. 302 Трудового кодекса РФ.
Такая выплата также носит компенсационный характер и не подлежит обложению страховыми взносами (пп. 2 п. 1 ст. 422 Налогового кодекса РФ, пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона № 125-ФЗ от 24 июля 1998 г., письма Минфина России № 03-15-05/18583 от 30 марта 2017 г., Минтруда России № 17-3/В-434 от 12 сентября 2014 г., п. 11 приложения к письму ФСС России № 02-09-11/06-5250 от 14 апреля 2015 г.).

Относительно надбавки за вахтовый метод работы

НДФЛ

Удерживать не нужно с суммы надбавки, выплаченной в размере, определенном трудовым (коллективным) договором или локальным нормативным актом по организации.

НДФЛ не облагаются все виды предусмотренных законодательством компенсационных выплат (в пределах установленных норм), в частности, связанных с выполнением работником трудовых обязанностей (п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ). Данное правило не зависит от того, является работник резидентом для целей расчета НДФЛ или нет (письмо Минфина России № ОА-3-17/2049 от 23 июня 2014 г.).

К подобным выплатам относится надбавка за вахтовый метод работы (ст. 164, 297, 302 Трудового кодекса РФ). Ее размер организация устанавливает в трудовом и (или) коллективном договорах (других внутренних документах организации со ссылкой на них) (ч. 4 ст. 302 Трудового кодекса РФ).

Вывод: с суммы надбавки за работу вахтовым методом удерживать НДФЛ не нужно при условии, что она выплачена в размере, предусмотренном трудовым (коллективным) договором или локальным нормативным актом по организации.

Подтверждение: п. 1 письма Минфина России № 03-04-05/7999 от 9 февраля 2018 г., п. 1 письма Минфина России № 03-04-06/78086 от 24 ноября 2017 г., письма Минфина России № 03-15-05/18583 от 30 марта 2017 г., № 03-04-06/42359 от 19 июля 2016 г., № 03-04-05/10002 от 24 февраля 2016 г., № 03-04-06/9-187 от 29 июня 2012 г.

Страховые взносы

Начислять не нужно.

Работникам, которые работают вахтовым методом (ст. 297 Трудового кодекса РФ), работодатель обязан выплачивать взамен суточных надбавку (ч. 1 ст. 302 Трудового кодекса РФ). Размер такой надбавки устанавливается в трудовом и (или) коллективном договоре (иных внутренних документах работодателя со ссылкой на них) (ч. 4 ст. 302 Трудового кодекса РФ).

Страховыми взносами не облагаются все виды установленных законодательством компенсационных выплат (в пределах установленных норм), в частности, связанных с выполнением работником трудовых обязанностей (пп. 2 п. 1 ст. 422 Налогового кодекса РФ, пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона № 125-ФЗ от 24 июля 1998 г.).

Надбавка за вахтовый метод работ относится к компенсационным выплатам, предусмотренным законодательством (ст. 164 Трудового кодекса РФ).

Вывод: на сумму надбавок за работу вахтовым методом, размер которых установлен трудовым договором и (или) коллективным договором (иными внутренними документами работодателя со ссылкой на них), страховые взносы начислять не нужно.

Подтверждение: письма Минфина России № 03-04-05/7999 от 9 февраля 2018 г., № 03-04-06/78086 от 24 ноября 2017 г., № 03-15-05/18583 от 30 марта 2017 г., ФНС России № БС-3-11/5545 от 6 июня 2019 г.

Относительно оплаты дней междувахтового отдыха

НДФЛ

Нужно удерживать.

Междувахтовый отдых не является периодом освобождения работника от работы. Он складывается из неиспользованных работником во время вахты часов ежедневного (междусменного) отдыха, а также дней еженедельного отдыха.
Подтверждение: ст. 106, 107 Трудового кодекса РФ, п. 4.2, 4.3 Основных положений, утв. Постановлением Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС, Минздрава СССР № 794/33-82 от 31 декабря 1987 г, п. 2.2 Определения Конституционного суда РФ № 261-О от 12 июля 2006 г.

Таким образом, оплата междувахтового отдыха не является компенсацией, а относится к оплате труда, с которой НДФЛ нужно удерживать в общем порядке.

Страховые взносы

Нужно начислить.

По общему правилу страховые взносы начисляются на выплаты и иные вознаграждения, произведенные в пользу работников в рамках трудовых отношений, за исключением необлагаемых сумм, поименованных в ст. 422 Налогового кодекса РФ. Как правило, такие выплаты (вознаграждения) предусмотрены в трудовых (коллективных) и иных внутренних документах. Например, суммы вознаграждений, выплачиваемые работодателем своим работникам за неразглашение конфиденциальной информации, не упомянуты в перечне необлагаемых выплат, соответственно, их следует учесть при формировании облагаемой базы (письмо Минфина России № 03-15-05/49921 от 17 июля 2018 г.).

Относительно налогового учета

Надбавку за работу вахтовым методом организация вправе учитывать в составе расходов на оплату труда.

При расчете налога на прибыль в составе расходов на оплату труда учитываются любые начисления работникам, предусмотренные нормами законодательства трудовыми и (или) коллективными договорами (ч. 1 ст. 255 Налогового кодекса РФ). В частности, начисления (доплаты) за работу вахтовым методом (п. 3, 25 ч. 2 ст. 255 Налогового кодекса РФ). Надбавка за работу вахтовым методом предусмотрена ст. 302 Трудового кодекса РФ.

Вывод: суммы надбавки за работу вахтовым методом организация вправе учитывать в составе расходов на оплату труда.

Затраты на доставку работников до места работы и обратно, понесенные в соответствии с законодательством, могут уменьшать налоговую базу в составе:

прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, на основании пп. 12.1 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ (как расходы на доставку от места сбора до места работы и обратно работников, занятых в организациях, которые работают вахтовым способом или в полевых (экспедиционных) условиях) – если указанные расходы предусмотрены в коллективном договоре (в т. ч. путем ссылки на Положение о вахтовом методе организации работ). Порядок оплаты расходов на доставку (непосредственная оплата расходов транспортной компании или возмещение работникам расходов на проезд), а также пункт отправления (прибытия) в данном случае значения не имеют.
Подтверждение: письма Минфина России № 03-03-06/1/17142 от 16 мая 2013 г., № 03-04-06/0-197 от 2 сентября 2011 г.
При этом необходимо учитывать, что трудовое законодательство не обязывает работодателей заключать коллективный договор с работниками, если трудовые договоры содержат все основные положения, касающиеся оплаты труда, форм работы и ее условий. Поэтому если в трудовых договорах с работниками предусмотрено условие о доставке их до места работы и обратно, организация, которая ведет деятельность вахтовым способом или в полевых условиях, может учитывать расходы по такой доставке при налогообложении прибыли.
Подтверждение: п. 4 письма Минфина России № 03-05-02-04/135 от 12 июля 2005 г.;

– прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, на основании пп. 11 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ (как расходы на содержание служебного транспорта, например расходы на ГСМ, – в пределах норм), расходов на оплату труда работников, производящих доставку (ст. 255 Налогового кодекса РФ), если доставка организована собственным транспортом организации.

Оплата междувахтового отдыха может быть учтена в составе расходов на оплату труда. Перечень расходов на оплату труда поименован в ст. 255 Налогового кодекса РФ, и он является открытым. При этом расходы на оплату труда можно учесть при расчете налога на прибыль, если соблюдены все следующие обязательные условия:
– расходы предусмотрены трудовыми и (или) коллективным договорами, нормами российского законодательства и действующими нормами законодательства бывшего СССР (п. 1 ч. 2 ст. 255 Налогового кодекса РФ, письмо Минфина России № 03-03-06/4/20 от 18 сентября 2009 г.);
– расходы отвечают требованиям п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ, то есть экономически оправданны и документально подтверждены.

Относительно ограничений по сумме надбавки за вахтовый метод работы

Если коммерческая организация присоединилась к соответствующему отраслевому соглашению, то такая надбавка не может быть ниже размера, установленного таким соглашением. Иных ограничений не установлено.

Надбавку за работу вахтовым методом устанавливать нужно в размере, который коммерческая организация определяет самостоятельно.

Размер надбавки за вахтовый метод работы и порядок ее выплаты нужно закрепить:
– в коллективном договоре (при его наличии у работодателя);
– в локальном нормативном акте, принимаемом с учетом мнения профсоюза (при наличии у работодателя такого органа) (см., например, Положение об оплате труда работников);
– в трудовом договоре (см. Трудовой договор с условием о вахтовом методе работы).

Размер надбавки за вахтовый метод работы может быть разным, например, в зависимости от места выполнения работ (в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, в других районах с особыми климатическими условиями).

Подтверждение: ч. 4 ст. 302, абз. 5 ч. 2 ст. 57 Трудового кодекса РФ, письмо Минтруда России № 14-1/ООГ-5862 от 19 августа 2019 г.

При этом если коммерческая организация присоединилась к соответствующему отраслевому соглашению, то надбавка за работу вахтовым методом не может быть ниже размера, установленного таким соглашением (ст. 48 Трудового кодекса РФ).

Надбавку за вахтовый метод работы организация должна выплачивать работникам взамен суточных:
– за каждый календарный день пребывания в местах производства работ в период вахты;
– за фактические дни нахождения работника в пути от места нахождения работодателя (пункта сбора) до места выполнения работы и обратно.
Подтверждение: ч. 1 ст. 302 Трудового кодекса РФ.

Ответ подготовлен на основе материалов из раздела "Вопросы и ответы" (в редакции на дату поступления вопроса):
"Экспертное заключение. Организация работы вахтовым методом";
"НДФЛ. Удерживать ли с суммы надбавки за работу вахтовым методом?";
"Расчеты с персоналом. В каком размере устанавливать надбавку за работу вахтовым методом?";
"НДФЛ. Удерживать ли со стоимости доставки работников к месту работы и обратно?";
"Страховые взносы. Начислять ли на стоимость доставки работников к месту работы и обратно?";
"Налог на прибыль. Вправе ли организация учитывать расходы на доставку работников к месту работы и обратно?";
"Налог на прибыль. Какие затраты учитывать в составе расходов на оплату труда?".