Последнее обновление: 13.04.2021

Как вести бухгалтерию и кадровое делопроизводство удалённо

Время чтения: 5 минут
1519 Распечатать

Расскажем, как дистанционно вести бухгалтерию и кадровое делопроизводство.

Из-за пандемии многие работодатели перевели персонал на удаленку. Некоторые планируют сохранить эту практику и после снятия коронавирусных ограничений. Расскажем, как дистанционно вести бухгалтерию и кадровое делопроизводство.

Как оформить перевод работников на удалёнку

На удаленщиков распространяются те же нормы трудового права, что и на обычных штатных работников – им положен ежегодный оплачиваемый отпуск, выплаты по больничным листкам, установленные в компании премии и т. д. Но есть и особенности, которые регулируются гл. 49.1 ТК РФ.

Чтобы перевести бухгалтерию и отдел кадров с обычной работы на удаленную:

  1. Получите от каждого сотрудника письменное заявление с просьбой о переводе на дистанционный режим с определенной даты.
  2. Заключите допсоглашение к трудовому договору, в котором пропишите новые условия, связанные со спецификой удаленки (об обмене электронными документами, о порядке и сроках отчетов о выполненной работе, какое оборудование будет использоваться – работника или работодателя и т. д.).
  3. Издайте приказ об организации удаленного режима и ознакомьте с ним работников под роспись.
  4. В личные карточки внесите записи о переводе на дистанционную работу. Вносить эти сведения в трудовую книжку не нужно, если в допсоглашениях предусмотреть такое условие.
Так как у бухгалтеров и кадровиков есть доступ к базе данных компании, персональной и прочей конфиденциальной информации, при переводе на удаленку проверьте, установлен ли в локальных актах или трудовых договорах порядок работы с такими сведениями и ответственность за незаконную передачу сведений третьим лицам.

Как вести бухгалтерию удалённо

Есть два варианта организовать дистанционную работу бухгалтера.

Традиционный документооборот

Доставлять на дом оригиналы первичных документов можно по-разному:

  • отправлять курьером или почтой России;
  • бухгалтер может периодически приезжать за ними в офис.

Чтобы упростить порядок согласования и подписания документов, поручите офисному сотруднику (например, секретарю или офис-менеджеру) принимать оригиналы, подписывать их у руководителя, ставить печать и отправлять сканы бухгалтеру.

Чтобы подписывать счета-фактуры за главного бухгалтера, можно передать право такой подписи другому сотруднику, работающему в офисе, или руководителю. Для этого выпишите доверенность или издайте приказ.

Электронный документооборот

Чтобы не заниматься пересылкой оригиналов, удобнее перейти на электронный документооборот (ЭДО):

  1. Закажите усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП).
  2. Заключите договор с оператором ЭДО.
  3. Выберите бухгалтерскую программу или онлайн-сервис, через которые можно вести учет, передавать документы контрагентам и сдавать отчетность.
  4. Добавьте в учетную политику сведения о том, что начали применять ЭДО и внесите изменения в график документооборота.

Счета-фактуры, приходные накладные, акты, счета от поставщиков будут попадать в бухгалтерскую программу автоматически. Электронные документы, подписанные УКЭП, равноценны бумажным с подписью и печатью, поэтому распечатывать их не нужно.

Но обмениваться электронными документами вы сможете только с контрагентами, которые тоже подключились к системе ЭДО. Если кто-то из них работает по старинке, обменивайтесь сначала сканами, а затем отправляйте подписанные оригиналы обычной почтой или курьером.

Сотрудники могут передавать друг другу внутренние документы через корпоративную электронную почту. Цифровые подписи для этого обычно не нужны.

Онлайн-бухгалтерия для ООО и ИП

Если у вас небольшая компания или ИП, рассмотрите для ведения учета бухгалтерские онлайн-сервисы. В них можно выполнять ту же работу, что и в офисе, но они защищены от вирусов и потери данных намного лучше, чем домашние компьютеры сотрудников.

Интернет-бухгалтерия обойдется дешевле, чем самим покупать и устанавливать программное обеспечение, оплачивать услуги системного администратора, заниматься обновлениями ПО и резервным копированием.

Также у онлайн-сервисов бывают дополнительные полезные функции. Например, у интернет-бухгалтерии «Моё дело» – бесплатные консультации экспертов по учету, выпуск электронной подписи для работы с ЭДО, круглосуточная техподдержка, обмен данными с другими сервисами, онлайн-кассами и банками.

Как кадровику работать на удалёнке

Удаленная работа отдела кадров осложняется тем, что большинство кадровых документов нужно распечатывать, подписывать, хранить в бумажном виде.

Как организовать документооборот

Для начала составьте положение об удаленном кадровом делопроизводстве, в котором пропишите:

  1. список лиц, которые будут принимать оригиналы документов в офисе и отправлять их сканы по электронной почте работнику отдела кадров;
  2. перечень оригиналов документов, которые нужно получить при приеме на работу нового сотрудника;
  3. порядок действий офисных сотрудников при обмене документами с кадровиком (проверить и принять оригиналы, отсканировать, переслать по электронке, полученные файлы от кадровика распечатать и передать на подпись, поместить в личное дело);
  4. адреса электронной почты кадровика и сотрудников, ответственных за передачу документов.

Так каждый участник будет знает, что и как ему делать, и в какие сроки.

Как оформлять прием сотрудников

Чтобы оформить прием на работу нового сотрудника, кадровик должен получить по электронке:

  1. Заявление от соискателя с визой («принять с такого-то числа») и подписью руководителя.
  2. Документы для приема на работу.

Затем кадровик заполняет трудовой договор, вносит сведения о новом сотруднике в базу данных, формирует приказ, заводит личную карточку. Пакет документов высылает электронкой в офис, там их распечатывают и подписывают у руководителя и нового сотрудника. Один подписанный экземпляр останется у работодателя, а другой – у работника.

Сканы подписанных с двух сторон документов тоже нужно направить в отдел кадров.

Как вести трудовые книжки

Кадровик на удаленке может оформлять приказы по приему и увольнению сотрудников, по отпускам и командировкам, вести личные карточки и т. д. Но заполнять трудовые книжки не получится, так как их нельзя забирать домой. Для этого нужно приезжать в офис или назначить ответственным другого сотрудника, не перешедшего на дистанционный режим работы. Оформить трудовую книжку может и сам руководитель.

Чтобы запись внесли правильно, кадровик может отправлять образец заполнения по электронной почте. Ответственному лицу останется только переписать всё без ошибок в трудовую книжку.

С 2021 все работодатели будут формировать сведения о трудовой деятельности работников в электронном виде. Вести бумажные трудовые книжки не придется. Они останутся только у тех работников, кто до конца 2020 года напишет заявление о том, что хочет сохранить прежний формат документа. Для них работодатели будут, как прежде, вести бумажную трудовую книжку и параллельно – электронную.

Работникам, которые впервые устраиваются на работу с 1 января 2021 года, трудовую книжку заведут только в электронном виде.

Эксперимент по отказу от бумажных кадровых документов

До 31.03.2021 будет проходить эксперимент по переходу на электронный кадровый документооборот (Федеральный закон № 122-ФЗ от 24.04.2020). Поучаствовать в нем может любой работодатель. Компании смогут сами решить, какие документы перевести в электронный вид (за исключением трудовых книжек), например:

  1. приказы по кадрам;
  2. трудовые договоры;
  3. документы по охране труда;
  4. приказы по отпускам и т. д.

Для участия в таком эксперименте нужно получить письменное согласие работников.

Вести кадровое делопроизводство компания сможет в своей информационной системе или в специальном сервисе «Работа в России». Чтобы подписывать документы, работодателю понадобится усиленная квалифицированная электронная подпись, а работнику – простая, которую он получит при регистрации на Госуслугах.

Аутсорсинг функций бухгалтера и кадровика

Вместо перевода штатных сотрудников на удаленку можно передать функции бухгалтерии и отдела кадров сторонним специалистам. Заключить договор на оказание услуг можно с ИП, самозанятыми или аутсорсинговыми компаниями.

В этом случае вы сэкономите за счет того, что не нужно перечислять в бюджет страховые взносы, НДФЛ, оплачивать отпускные, премии, больничные и пр. Кроме того, не нужно тратиться на оргтехнику для сотрудника, ПО, обучение и т.д. Аутсорсинг обходится значительно дешевле содержания штатных специалистов.

Но уволить работников, чтобы сэкономить, заключив с ними гражданско-правовые договоры как с самозанятыми, не получится. С бывшим работодателем самозанятому можно работать только через два года после увольнения.

В договор с аутсорсерами желательно внести:

  • перечень функций, которые передаете исполнителю;
  • сроки и порядок передачи документов и информации, необходимых для ведения учета и кадрового делопроизводства;
  • место, где должна храниться кадровая документация;
  • условие о соблюдении исполнителем конфиденциальности.
Нельзя передавать на аутсорсинг ведение и заполнение трудовых книжек и личных дел. За них отвечает сам работодатель или штатный сотрудник, на которого возложена такая обязанность.
Аутсорсинг от «Моё дело» – это комплекс услуг бухгалтера, юриста, кадровика, налогового эксперта. Мы берем на себя на себя финансовую ответственность за результаты своей работы. Мы не ошибаемся, но если такое и произойдет, возместим начисленные по нашей вине штрафы и пени. Ответственность компании застрахована на 100 миллионов рублей.

Заключив договор на аутсорсинговые услуги, вы в несколько раз снизите расходы на содержание бухгалтеров и кадровиков в штате. Ознакомьтесь с тарифами «Моё дело» и сравните со своими текущими затратами на специалистов.

В избранное

Интернет-бухгалтерия «Моё дело».
Не нужно быть бухгалтером,чтобы вести
учет и сдавать отчетность!

Идеально для ООО и ИП на УСН, Патенте

Всего 833 ₽/в месяц
  • Минута на выставление счета!
    Пока клиент не передумал

    Выставляйте счета из сервиса сразу с
    кнопкой оплаты.
    Ваши клиенты смогут совершать
    оплату любым удобным для них
    способом. Мы все предусмотрели!

    Попробовать
  • Сдавайте отчетность не выходя
    из дома

    Сервис автоматически сформирует
    отчет, проверит его и отправит онлайн.
    А узнать, принят ли Ваш отчет, есть ли
    вопросы от инспектора — можно в
    любой момент.

    Попробовать
  • Никто не хочет платить
    налоги, но…

    Мы поможем, по крайней мере, не
    переплачивать. Сервис сам рассчитает налоги и взносы
    и предложит Вам все возможные
    варианты снизить налоги.

    Попробовать
  • Не оставим Вас наедине
    с бухгалтерией

    Не нужно гуглить, задайте свой вопрос
    экспертам «Моего Дела».
    Мы разберем Вашу ситуацию и
    предложим оптимальное решение в
    течение суток.

    Попробовать
  • Сверьтесь с ФНС, пока они сами не проявили интереса

    Проверить, нет ли у вас задолженности по налогам за прошлые периоды,
    можно прямо из личного кабинета. Для сверки больше не нужно посещать инспекцию.

    Попробовать
  • Не забудьте про сотрудников

    Взносы, зарплата и другие выплаты
    рассчитываются автоматически.
    Полный пакет необходимых
    документов для оформления
    cотрудников формируется в один клик.

    Попробовать
  • Удобная интеграция с банками

    Мгновенная выгрузка платежных
    поручений для отправки в банк,
    загрузка выписок из банка в сервис.
    Теперь движение денежных средств
    всегда под контролем.

    Попробовать
  • Несем ответственность за свои
    действия

    Мы не ошибаемся, но...
    Для Вашего спокойствия наша
    ответственность застрахована
    на 100 000 000 рублей!

    Попробовать
  • Интеграция с Моё дело.API

    Открытое API позволяет обмениваться
    данными с любым сервисом, который
    Вы используете.

    Попробовать
Спасибо за Вашу заявку!