Как вести бухгалтерию и кадровое делопроизводство удалённо

Из-за пандемии многие работодатели переводили персонал на удаленку. Некоторые планируют использовать эту практику и дальше. Расскажем, как дистанционно вести бухгалтерию и кадровое делопроизводство.

Как оформить перевод работников на удалёнку

На удаленщиков распространяются те же нормы трудового права, что и на обычных штатных работников – им положен ежегодный оплачиваемый отпуск, выплаты по больничным листкам, установленные в компании премии и т. д. Но есть и особенности, которые регулируются гл. 49.1 ТК РФ.

Чтобы перевести бухгалтерию и отдел кадров с обычной работы на удаленную:

Как вести бухгалтерию удалённо

Есть два варианта организовать дистанционную работу бухгалтера.

Традиционный документооборот

Доставлять на дом оригиналы первичных документов можно по-разному:

Чтобы упростить порядок согласования и подписания документов, поручите офисному сотруднику (например, секретарю или офис-менеджеру) принимать оригиналы, подписывать их у руководителя, ставить печать и отправлять сканы бухгалтеру.

Чтобы подписывать счета-фактуры за главного бухгалтера, можно передать право такой подписи другому сотруднику, работающему в офисе, или руководителю. Для этого выпишите доверенность или издайте приказ.

Электронный документооборот

Чтобы не заниматься пересылкой оригиналов, удобнее перейти на электронный документооборот (ЭДО):

Счета-фактуры, приходные накладные, акты, счета от поставщиков будут попадать в бухгалтерскую программу автоматически. Электронные документы, подписанные УКЭП, равноценны бумажным с подписью и печатью, поэтому распечатывать их не нужно.

Но обмениваться электронными документами вы сможете только с контрагентами, которые тоже подключились к системе ЭДО. Если кто-то из них работает по старинке, обменивайтесь сначала сканами, а затем отправляйте подписанные оригиналы обычной почтой или курьером.

Сотрудники могут передавать друг другу внутренние документы через корпоративную электронную почту. Цифровые подписи для этого обычно не нужны.

Онлайн-бухгалтерия для ООО и ИП

Если у вас небольшая компания или ИП, рассмотрите для ведения учета бухгалтерские онлайн-сервисы. В них можно выполнять ту же работу, что и в офисе, но они защищены от вирусов и потери данных намного лучше, чем домашние компьютеры сотрудников.

Интернет-бухгалтерия обойдется дешевле, чем самим покупать и устанавливать программное обеспечение, оплачивать услуги системного администратора, заниматься обновлениями ПО и резервным копированием.

Как кадровику работать на удалёнке

Удаленная работа отдела кадров осложняется тем, что большинство кадровых документов нужно распечатывать, подписывать, хранить в бумажном виде.

Как организовать документооборот

Для начала составьте положение об удаленном кадровом делопроизводстве, в котором пропишите:

Так каждый участник будет знает, что и как ему делать, и в какие сроки.

Как оформлять прием сотрудников

Чтобы оформить прием на работу нового сотрудника, кадровик должен получить по электронке:

Затем кадровик заполняет трудовой договор, вносит сведения о новом сотруднике в базу данных, формирует приказ, заводит личную карточку. Пакет документов высылает электронкой в офис, там их распечатывают и подписывают у руководителя и нового сотрудника. Один подписанный экземпляр останется у работодателя, а другой – у работника.

Сканы подписанных с двух сторон документов тоже нужно направить в отдел кадров.

Как вести трудовые книжки

Кадровик на удаленке может оформлять приказы по приему и увольнению сотрудников, по отпускам и командировкам, вести личные карточки и т. д. Но заполнять трудовые книжки не получится, так как их нельзя забирать домой. Для этого нужно приезжать в офис или назначить ответственным другого сотрудника, не перешедшего на дистанционный режим работы. Оформить трудовую книжку может и сам руководитель.

Чтобы запись внесли правильно, кадровик может отправлять образец заполнения по электронной почте. Ответственному лицу останется только переписать всё без ошибок в трудовую книжку.

С 2021 все работодатели формируют сведения о трудовой деятельности работников в электронном виде. Вести бумажные трудовые книжки не нужно. Они остаются только у тех работников, кто до конца 2020 года написал заявление о том, что хочет сохранить прежний формат документа. Для них работодатели, как и прежде, ведут бумажную трудовую книжку и параллельно – электронную.

Работникам, которые впервые устраивались на работу с 1 января 2021 года, трудовую книжку ведут только в электронном виде.

Эксперимент по отказу от бумажных кадровых документов

До 31.03.2021 проходил эксперимент по переходу на электронный кадровый документооборот (Федеральный закон № 122-ФЗ от 24.04.2020). Поучаствовать в нем мог любой работодатель. Компании могли сами решить, какие документы перевести в электронный вид (за исключением трудовых книжек), например:

Для участия в таком эксперименте нужно было получить письменное согласие работников.

Вести кадровое делопроизводство компания может в своей информационной системе или в специальном сервисе «Работа в России». Чтобы подписывать документы, работодателю нужна усиленная квалифицированная электронная подпись, а работнику – простая, которую он получает при регистрации на Госуслугах.

Аутсорсинг функций бухгалтера и кадровика

Вместо перевода штатных сотрудников на удаленку можно передать функции бухгалтерии и отдела кадров сторонним специалистам. Заключить договор на оказание услуг можно с ИП, самозанятыми или аутсорсинговыми компаниями.

В этом случае вы сэкономите за счет того, что не нужно перечислять в бюджет страховые взносы, НДФЛ, оплачивать отпускные, премии, больничные и пр. Кроме того, не нужно тратиться на оргтехнику для сотрудника, ПО, обучение и т.д. Аутсорсинг обходится значительно дешевле содержания штатных специалистов.

Но уволить работников, чтобы сэкономить, заключив с ними гражданско-правовые договоры как с самозанятыми, не получится. С бывшим работодателем самозанятому можно работать только через два года после увольнения.

В договор с аутсорсерами желательно внести:

Заключив договор на аутсорсинговые услуги, вы в несколько раз снизите расходы на содержание бухгалтеров и кадровиков в штате. Ознакомьтесь с тарифами «Моё дело» и сравните со своими текущими затратами на специалистов.