Рассылки
В разделе "Рассылки" Вы можете отправить расчетные листки сотрудникам на их электронную почту.
Для чего создавать рассылки с расчетными листками?
Согласно трудовому кодексу (ст. 136 ТК РФ) всем сотрудникам, работающим по трудовому договору, при выплате зарплаты необходимо выдавать расчетный листок. За невыдачу расчетных листов предусмотрены штрафы, минимальная сумма которых составляет 1000 руб.(для ИП) и 50 000 руб.(для организации).
Вне зависимости от способа выплаты зарплаты, наличными или безналичным путем, необходимо выдать сотруднику расчетный листок лично или направить по электронной почте.
Создание рассылки
- разовая рассылка;
- ежемесячная рассылка;
Информация по рассылкам
Форма расчетного листка
Создание разовой рассылки расчетных листков
Воспользуйтесь разовой отправкой расчетных листков сотрудникам при возникновении такой потребности. Для того чтобы сервис направлял листки сотрудникам ежемесячно в автоматическом режиме выберите ежемесячную рассылку.
Для того чтобы в сервисе подготовить рассылку расчетных листков по сотрудникам, перейдите в раздел "Зарплата - Рассылки" и нажмите на кнопку "Добавить рассылку" .
В открывшемся окне выберите / заполните следующие поля:
тип рассылки;
электронная почта для ответов;
периодичность рассылки;
р/листок за;
ФИО, должность и электронная почта;
Тип рассылки - по умолчанию выбрано "Отправка расчетных листков". На текущий момент недоступно для редактирования:
Электронная почта для ответов - отображается эл. почта, на которую сотрудник может направить ответное письмо. По умолчанию указывается эл. почта, являющаяся логином для входа в личный кабинет, при необходимости, Вы можете изменить адрес, т.е. поле доступно для редактирования.
Если сотрудник, получив расчетный листок на свою эл. почту, нажмет на кнопку "Ответить", тогда в поле "кому" почтового сервиса(программы) будет указан e-mail из поля "Электронная почта для ответов".
В полученном сотрудником письме с расчетным листком, в качестве адреса отправителя будет указываться адрес noreplay@moedelo.org, но на этот адрес нет возможности направить ответное письмо (см. выше).
т.к. сотрудник получит эл. письмо, содержащее расчетный листок, с эл. почты noreplay@moedelo.org, чтобы ему легче было разобраться с реальным отправителем, были добавлены наименования Вашей организации:
- в тему письма;
- также наименование организации присутствует в самом расчетном листке.
Периодичность рассылки - выберите "Разовая". Используется для формирования расчетных листков по запросу сотрудника.
Р/листок за - по умолчанию выбран предыдущий месяц от текущей даты, нельзя выбрать период позже текущего.
В блоке "Получатели" отображаются все сотрудники, оформленные в штат (проведенные с сервисе по трудовому договору).
ФИО, должность и электронная почта сотрудника заполняются автоматически на основании данных, указанных в реквизитах сотрудника. Адрес электронной почты сотрудника также можете заполнить в ручном режиме, после создания рассылки, он будет добавлен в реквизиты сотрудника и при создании следующих рассылок будет заполняться автоматически.
Для отправки рассылки выберите всех сотрудников (в шапке таблице, слева от графы "ФИО сотрудника " поставьте галку) или определенных (слева от ФИО сотрудника поставьте галку) и нажмите на кнопку "Создать".
Кнопка "Создать" будет неактивна, если выбран сотрудник по которому не указан (указан неверный) адрес эл. почты.
Создание ежемесячной рассылки расчетных листков
Настройте ежемесячную отправку расчетных листков сотрудникам. В указанное Вами время листки будут отправляться ежемесячно на эл. почту сотрудников в автоматическом режиме.
Для того чтобы в сервисе подготовить рассылку расчетных листков по сотрудникам, перейдите в раздел "Зарплата - Рассылки" и нажмите на кнопку "Добавить рассылку" .
В открывшемся окне выберите / заполните следующие поля:
тип рассылки;
электронная почта для ответов;
периодичность рассылки;
отправлять;
ФИО, должность и электронная почта;
Тип рассылки - по умолчанию выбрано "Отправка расчетных листков". На текущий момент недоступно для редактирования:
Электронная почта для ответов - отображается эл. почта, на которую сотрудник может направить ответное письмо. По умолчанию указывается эл. почта, являющаяся логином для входа в личный кабинет, при необходимости, Вы можете изменить адрес, т.е. поле доступно для редактирования.
Если сотрудник, получив расчетный листок на свою эл. почту, нажмет на кнопку "Ответить", тогда в поле "кому" почтового сервиса(программы) будет указан e-mail из поля "Электронная почта для ответов".
В полученном сотрудником письме с расчетным листком, в качестве адреса отправителя будет указываться адрес noreplay@moedelo.org, но на этот адрес нет возможности направить ответное письмо (см. выше).
т.к. сотрудник получит эл. письмо, содержащее расчетный листок, с эл. почты noreplay@moedelo.org, чтобы ему легче было разобраться с реальным отправителем, были добавлены наименования Вашей организации:
- в тему письма;
- также наименование организации присутствует в самом расчетном листке.
Периодичность рассылки - выберите "ежемесячная".
Отправлять - в графе "Числа" укажите число от 1 до 31 (если Вы выбрали число 31, тогда для тех месяцев, в которых количество дней меньше, будет использоваться последний день месяца). В графе "Месяца" выберите месяц отправки расчетного листка - текущий или следующий. В графе "Время МСК" назначьте московское время отправки.
По уволенным сотрудникам расчетный листок отправится в 19.00 по московскому времени на дату увольнения.
При этом возможны следующие варианты:
Пример 1. Рассылка 10 числа следующего месяца. Уволен 5 числа. В день увольнения в 19 часов уходит 2 рассылки по уволенному сотруднику: -за предыдущий месяц; -за текущий месяц.
Пример 2. Рассылка 5 числа следующего месяца в 10 утра. Уволен 5 числа в 12:00. В день увольнения в 19 часов уходит рассылка только за текущий месяц.
Пример 3. Рассылка 30 числа текущего месяца. Уволен 29 числа. В день увольнения в 19 часов уйдет рассылка за текущий месяц.
Пример 4. Рассылка 5 числа следующего месяца в 20 часов. Уволен 5 числа в 12:00. В день увольнения в 19 часов уходит рассылка за 2 месяца: -за предыдущий месяц; -за текущий месяц.
В блоке "Получатели" отображаются все сотрудники, оформленные в штат (проведенные с сервисе по трудовому договору).
ФИО, должность и электронная почта сотрудника заполняются автоматически на основании данных, указанных в реквизитах сотрудника. Адрес электронной почты сотрудника также можете заполнить в ручном режиме, после создания рассылки, он будет добавлен в реквизиты сотрудника и при создании следующих рассылок будет заполняться автоматически.
Для отправки рассылки выберите всех сотрудников (в шапке таблице, слева от графы "ФИО сотрудника " поставьте галку) или определенных (слева от ФИО сотрудника поставьте галку) и нажмите на кнопку "Создать".
Кнопка "Создать" будет неактивна, если выбран сотрудник по которому не указан (указан неверный) адрес эл. почты.
Все созданные рассылки отображаются в таблице в разделе "Зарплата - Рассылки". В любой момент Вы можете посмотреть информацию по ранее созданным рассылкам и скачать направленный файл расчетного листка. Информация актуальна на дату создания рассылки.
По разовым рассылкам в названии указывается месяц и год за который сформирован расчетный листок, по периодическим рассылкам рассылкам в названии указывается ежемесячно.
Также все отправки разделяются на отправленные (рассылка завершена) и активные (рассылка не производилась).
По завершенным отправкам Вы можете скачать расчетный листок, для этого нажмите на название отправки, после чего, в открывшемся окне справа от ФИО сотрудника нажмите на значок pdf.
Активные отправки можно удалить / отредактировать, для этого нажмите справа от названия отправки на значок в виде трех точек и в выпадающем списке выберите пункт редактировать или удалить.
После создания рассылки, сотрудник получит на свою эл. почту письмо с файлом расчетного листка во вложении, следующего содержания.
Расчетный листок для сотрудника имеет такую же форму как и формируемый в сервисе в разделе "Зарплата - Расчет"
Логотип - располагается в правом верхнем углу, подгружается из раздела "Реквизиты - Документы" ;
Название фирмы - отображается краткое название организации или ФИО предпринимателя из раздела "Реквизиты" ;
Отдел и должность - заполняется из карточки сотрудника.
Долг работодателя - рассчитывается с даты начала расчета, указанной в настройках зарплаты, с учетом введенных остатков по счетам бухгалтерского учета.
Как рассчитывается:
1) дата ввода остатков совпадает с датой в настройках зарплаты:
Дт или Кт по счету 70.01 из остатков (остаток по дебету считается отрицательным, остаток по кредиту положительным) плюс начисления (раздел "Зарплата-Расчет" ) с даты начала расчета до месяца, за который формируется расчетный листок минус выплаты сотруднику (раздел "Деньги" , списания с типом "Выплаты физ. лицу" ) с даты начала расчета до месяца, за который формируется Р/Л.
2) дата ввода остатков не совпадает с датой в настройках зарплаты:
Начисления с даты начала расчета до месяца, за который формируется расчетный листок минус выплаты сотруднику с даты начала расчета до месяца, за который формируется Р/Л
Если итоговое значение получилось положительным, тогда это "Долг компании" .
Если итоговое значение получилось отрицательным, тогда это "Долг сотрудника" .
Начислено - в блоке представлены начисления по каждому типу.
Для начислений типа
- Оклад;
- Премия за месяц, если начисляется в %;
- Премия за квартал, если начисляется в %;
- Разовая премия за бизнес-показатели, если начисляется в %;
- Разовая непроизводственная премия, если начисляется в %.
Справа от названия в скобках отображается (Отработанные дни/Рабочие дни по графику).
Для начислений типа
- Отпуск ежегодный оплачиваемый;
- Отпуск без сохранения зарплаты;
- Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении;
- Оплата командировки по среднему заработку;
- Больничный (заболевание);
- Больничный по беременности и родам;
- Пособие на 1 ребенка до 1.5 лет;
- Пособие на 2-го и след. ребенка до 1.5 лет.
Справа от названия в скобках отображается (Количество оплачиваемых дней).
Удержано - Отображается общая сумма удержаний по каждому типу. Возможные типы удержаний:
-НДФЛ;
-Алименты;
-Прочие удержания.
Если не было ни НДФЛ, ни удержаний, тогда общая суммы удержаний отображаем как "0,00 ₽".
Выплачено - указана общая сумма выплат за месяц. Учитываются списания из раздела "Деньги" с типом "Выплаты физ лицу"и статусом "Оплачено".
Платежи сортируются по дате в хронологическом порядке в порядке возрастания. Несколько выплат в один день выводятся одной суммой.
Если в месяце выплат не было, тогда общая сумма выплат отображается как "0,00 ₽".
К выплате - рассчитывается итоговая сумма к выплате с учетом задолженности / переплататы на начало месяца:
1) на начало был долг за работодателем.
Долг работодателя на начало плюс Начисления за текущий месяц минус Удержания за текущий месяц минус Выплаты в текущем месяце;
2) на начало был долг за сотрудником.
Начисления за текущий месяц минус Долг сотрудника на начало минус удержания за текущий месяц минус Выплаты в текущем месяце.
Если итоговое значение получилось положительным, тогда это сумма "К выплате" .
Если итоговое значение получилось положительным, тогда это сумма "Долг за сотрудником" .