Реестр по НДФЛ
1. Порядок формирования реестра
2. Причины возникновения задолженности/переплаты
3. Как работать с требованиями по недоимке
1. Порядок формирования реестра
Реестр по НДФЛ — это документ в формате xls, который содержит информацию о начисленном и уплаченном НДФЛ.
Он реализован для удобства вычисления переплаты или задолженности по НДФЛ (в т.ч. при получении требований из налоговой).
Для того чтобы скачать реестр, перейдите в раздел Зарплата-Расчет-НДФЛ и нажмите кнопку "Скачать реестр":
В появившемся окне укажите:
1.Период;
Для ИП реестр формируется с даты начала расчета в настройках Зарплаты.
Для ООО реестр формируется с даты ввода остатков или с даты регистрации фирмы, если остатки не введены.
По умолчанию установлен период с 1 января текущего года по дату запроса реестра.
2.Тип реестра;
В сервисе используется 2 типа реестра:
-Без привязки к периоду начисления;
-С привязкой к периоду начисления.
Тип реестра "Без привязки к периоду начисления" означает, что реестр будет сформирован вне зависимости от периода уплаты, который указан в платежном поручении. Суммы начисленного и уплаченного НДФЛ будут отображаться в месяце по дате начисления/уплаты.
Пример: НДФЛ за январь был уплачен 15 февраля. Данная выплата в реестре отобразится в феврале, так как дата платежного поручения приходится на февраль.
Реестр с типом "С привязкой к периоду начисления" формируется в зависимости от периода уплаты, который указан в платежном поручении.
Пример: НДФЛ за январь был уплачен 15 февраля, в ПП указан период - январь. Данная выплата в реестре погасит начисление за январь, несмотря на то, что дата уплаты приходится на февраль.
Затем нажмите "Скачать".
В реестре заполняются следующие поля:
Задолженность/переплата на дату запроса реестра - только для типа реестра "Без привязки к периоду начисления". Определяется по формуле:
для ИП: Начислено - Уплачено + Возврат из бюджета
Для ООО: Задолженность в остатках - Переплата в остатках + Начислено взносов - Уплачено взносов + Возврат из бюджета
Значение рассчитывается от даты начала расчета по дату запроса реестра (не включительно).
Период - Указывается месяц и год с месяца начала выбранного периода по месяц окончания (включительно).
Начислено, руб. - По строке за соответствующий месяц указывается сумма начисленного НДФЛ, если дата начисления приходится на выбранный период.
Например: Период запроса реестра с 01.01.2018 г. по 13.07.2018 г. Начисленный НДФЛ с зарплаты за июль 2018 г. в реестр не попадет, потому как дата начисления НДФЛ с зарплаты за июль 2018 г. - 31.07.2018 г.
Уплачено: сумма, руб. - определяется по разным алгоритмам в зависимости от типа реестра:
Для реестра "Без привязки к периоду начисления" - указывается сумма уплаченного НДФЛ по строке в том месяце, на который приходится дата платежного поручения.
Для реестра "С привязкой к периоду начисления" - платеж отражается в том месяце, который выбран в строке "Период" платежного поручения. Если дата платежа не приходится на выбранный период реестра, то платеж в реестр не попадет.
Уплачено: платежный документ - заполняются реквизиты платежного документа на уплату НДФЛ: вид, номер, дата.
Возврат из бюджета: сумма, руб. - отражается сумма возврата налога из бюджета.
Возврат из бюджета: платежный документ - заполняются реквизиты платежного документа на возврат НДФЛ: вид, номер, дата.
Задолженность/(Переплата) нарастающим итогом, руб.- заполняется для типа реестра "Без привязки к периоду начисления"
Рассчитывается нарастающим итогом по формуле:
Задолженность на начало - Переплата на начало + Начислено - Уплачено + Возврат из бюджета
Задолженность/(Переплата) за месяц, руб. - заполняется для типа реестра "С привязкой к периоду начисления". Указывается сумма задолженности/переплаты, рассчитанная по формуле:
Начислено - Уплачено + Возврат из бюджета
Расчет производится по строке за каждый месяц, который приходится на период реестра.
Иные периоды - заполняется для типа реестра "С привязкой к периоду начисления".
Отражаются сумма уплаченного НДФЛ с периодом отличным от месяца начисления.
Пример: Период реестра с 01.01.2018 по 13.08.2018 г. В периоде имеется платежное поручение на уплату НДФЛ от 15.05.2018 г. Период уплаты в платежном поручении - 1 квартал 2018 г.
В реестре с привязкой выплат данный платеж будет отражен в разделе "Иные периоды".
Пример заполнения:
ООО зарегистрировано 9 января 2017 года. Остатки не введены. Оклад единственного сотрудника 50 000 руб. Вычеты не применяются. НДФЛ 6500 руб. (50 000 руб. *13%). В сервисе не были отражены платежные поручения на уплату НДФЛ за периоды 2017 года. За 2018 год отражено 2 платежа:
-от 05.02.2018 г. на сумму 6500 руб. за январь 2018 года.
-от 14.05.2018 г. на сумму 7000 руб. за 1 квартал 2018 года.
Скачиваем реестры за период с 01.01.2018 по 13.08.2018 г.
Пример заполнения реестра "Без привязки к периоду начисления":
Пример заполнения реестра "С привязкой к периоду начисления":
2. Причины возникновения задолженности/переплаты
При обнаружении задолженностей/переплат в реестре необходимо проверить:
1.Верно ли отражены платежные документы в разделе "Деньги".
Зачастую в разделе "Деньги" платежи отражены некорректно, а именно:
- На момент скачивания реестра не все платежи были загружены.
Рекомендуем скачивать реестр после того, как будет загружена выписка из банка в полном объеме в раздел "Деньги".
- Произошло дублирование платежей.
При наличии платежных поручений с одинаковыми реквизитами (номер, дата, сумма, период оплаты) необходимо проверить данные оплаты по банку. При необходимости удалить лишний платеж.
- Некорректное заполнение реквизитов платежа.
Обязательно проверьте тип платежа. Платежи на уплату пени или штрафа не учитываются в реестре, так же как и в сверках ФНС, потому что данные платежи не участвуют в погашении задолженности по НДФЛ.
Убедитесь, что верно указан период уплаты. Платеж с неверным периодом уплаты попадает в реестр, однако, для реестра с типом "С привязкой к периоду начисления" может оказаться задолженность в одном месяце и переплата в другом.
2.Было ли внесение изменений в начисления сотрудников задним числом.
Если пройдено событие по выплате зарплаты и уплаты НДФЛ за месяц, то при внесении изменений, которые могут повлиять на расчет НДФЛ с оклада (добавление вычетов, изменение оклада задним числом), необходимо самостоятельно рассчитать сумму НДФЛ к доплате. Потому как событие для уплаты НДФЛ с оклада после внесения изменений повторно в календаре не отражается.
Иногда внесение изменений задним числом подтверждают сданные зарплатные отчеты, в которых отражаются начисления по каждому сотруднику (отчет по страховым взносам в ФНС с 1 квартала 2017 года, отчет в ПФР до 2016 год включительно и 2-НДФЛ). Например, при скачивании реестра за 2017 год образуется задолженность по НДФЛ за каждый месяц в размере 650 руб., потому как сумма начисленного НДФЛ за каждый месяц 1950 руб., сумма уплаченного - 1300 руб. Сумма НДФЛ (1950 руб.) исчисляется с оклада 15000 руб.Тогда как в справке 2-НДФЛ за 2017 г. указан доход сотрудника в размере 10 000 руб. В данной ситуации, возможно, некорректное внесение изменений оклада. Требуется уточнить размер оклада сотрудника за период 2017 года и указать корректную сумму. Если оклад указан верно, то в таком случае потребуется сдача корректирующих зарплатных отчетов и уплата задолженности по НДФЛ и, возможно, по страховым взносам.
Для уточнения задолженности/переплаты по взносам рекомендуем воспользоваться реестром по взносам.
3. Как работать с требованиями по недоимке
Требования из ФНС об уплате недоимки по НДФЛ выглядят следующим образом:
Требование необходимо исполнить в срок, указанный в нем (обычно 3 недели), или в течение 8 дней, если срок не указан.
Если Вы проигнорируете требование, налоговая выставит в банк инкассо. На основании него деньги банк спишет автоматически.
Налоговая рассчитывает суммы недоимки последовательно, по дате уплаты/удержания НДФЛ, по формуле:
Удержано - Уплачено
Информацию об удержанном НДФЛ налоговая получает по данным отчетов 6-НДФЛ.
Сроки уплаты НДФЛ см.тут.
Как правило, в требовании указан период, за который выявлена недоимка. На примере данного требования, периоды недоимки - 3 и 4 кварталы 2017 года.
Действия, необходимые для проверки факта наличия недоимки:
1.Откройте сданные отчеты 6-НДФЛ за указанные периоды в требовании.
Суммы удержанного НДФЛ и срок перечисления, установленный законодательством, указаны во втором разделе отчета:
2.Скачайте реестр НДФЛ с типом "С привязкой к периоду начисления", начиная с первой в порядке возрастания даты фактического получения дохода (строка 100) или даты удержания налога (строка 110), которые отражены во 2-ом разделе отчета.
3.Сравните суммы удержанного и уплаченного НДФЛ в реестре с отчетам. Налог, указанный по строке 140 не должен быть уплачен срока по строке 120. В случае нарушения сроков уплаты налоговая вправе начислить штраф в размере 20% от суммы несвоевременной уплаты и пени.
4.Если проверка показала, что НДФЛ был уплачен своевременно и в полном объеме, то в таком случае дополнительно проверьте в платежных поручениях КБК и ОКТМО с теми, которые указаны в требовании по графам "Код бюджетной классификации" и "ОКТМО (ОКАТО)".
5.Если нарушений не выявлено, представьте письменное пояснение в ответ на требование, а также копии платежных поручений. Дополнительно Вы можете обратиться в ФНС лично, по телефонам, указанным в требовании, и уточнить причину выставления требования по недоимки.
Примерный текст ответа на требование
Примечание: Пояснение необходимо предоставить по всем строкам уплаты, которые отражены по строке 120 раздела 2 отчета 6-НДФЛ за период, указанный в требовании.
6.Если в результате проверки действительно была обнаружена задолженность по НДФЛ, оплатите суммы задолженностей и пеней, которые указаны в требовании. В ответ на требование предоставьте копии платежных поручений на уплату задолженности и пеней по НДФЛ. Подробнее о создании бюджетного платежа в Сервисе см.тут.