ЕФС-1: Сведения о трудовой деятельности

Ежемесячные сведения о трудовой деятельности в СФР подают по физлицам, с которыми заключены трудовые договоры, в том числе по внешним совместителям. Отчитаться нужно, только когда у работников произошли кадровые изменения.

При каких событиях сдавать отчёт

Сведения подают по штатным сотрудникам, если в течение месяца были такие кадровые события:

1. Перевод на другую работу (должность).
2. Подача заявления о выборе бумажной или электронной трудовой книжки.
3. Был перевод на неполный рабочий день или неполную рабочую неделю с основного графика или со сменного.
4. Был перевод на основной график или на сменный с неполного рабочего дня или с неполной рабочей недели.
5. Был перевод на неполный рабочий день с неполной рабочей недели.
6. Был перевод на неполную рабочую неделю с неполного рабочего дня.
7. Был перевод на удалённую работу (работу на дому), если предыдущий период — НЕудалённая работа и НЕ работа на дому (то есть было выбрано значение «Нет» в строке «Удалённая работа/работа на дому»).
8. Был перевод с удалённой работы или с работы на дому на работу в офисе работодателя (то есть выбрано значение «Нет» в строке «Удалённая работа/работа на дому»).
9. Был перевод на удалённую работу, если предыдущий период — Работа на дому.
10. Был перевод на Работа на дому, если предыдущий период — Удалённая работа.

При таких событиях формируется отчёт автоматически.

Если нужно сформировать сведения за месяц по другим кадровым мероприятиям, напишите нам на почту report@moedelo.org.

По единственному учредителю-руководителю без трудового договора и зарплаты отчитываться не нужно — письмо Минтруда № 14-2/В-293 от 24 марта 2020 года. 

При заключении и расторжении трудового или гражданско-правового договора, не позднее следующего дня сдайте «ЕФС-1: Сведения о заключении/расторжении ТД и ГПД».

Срок сдачи 

Обратите внимание на изменения с 2025 года: 

По законодательству отчёт ЕФС-1: Сведения о трудовой деятельности (переводы, изменение графика и т.д.) необходимо сдавать в срок не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором был издан приказ о переводе либо подано заявление о ведении трудовой книжки.

Поэтому:

1. Если приказ о переводе приходится на 2024 год и ранее, то для определения дат появления событий в Календаре событий используется старая логика (т.е. логика, действующая до 2025 года). И формируется событие, ориентируясь на дату перевода.

Отправить такой отчёт нужно не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошло кадровое событие либо подано заявление о ведении трудовой книжки.

2. Если приказ о переводе приходится на 2025 год и позднее, то используется новая логика. И формируется событие в Календаре событий, ориентируясь на дату приказа о переводе.

Отправить такой отчёт нужно не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором был издан приказ о переводе либо подано заявление о ведении трудовой книжки.

Если последний день сдачи совпадает с выходным или праздником, отчитаться можно на следующий за ним рабочий день.

Как сдавать сведения

Если численность сотрудников превышает 10 человек, сдавайте сведения только в электронном виде. Для подключения электронной отчётности перейдите на страницу «Настройки» — «Электронная отчётность».

Как сформировать отчёт

На главной странице в виджете «Календарь событий» найдите событие «ЕФС-1: Сведения о трудовой деятельности за _____ (месяц) ____ года»:

Кликните по нему — вы перейдёте к созданию отчёта.

Отчёт состоит из разделов:

1. Ознакомление — общая информация о сдаче сведений.
2. Реквизиты компании — данные, которые отобразятся на титульном листе. Если их нужно отредактировать, нажмите на значок в виде карандаша.
3. Сведения о трудовой деятельности — они сформируются автоматически по сотрудникам, которых перевели на другую должность, а также по тем, кто подал заявление о выборе электронной или бумажной трудовой книжки.
4. Проверка и отправка.

Сведения в табличной части:

1. По трудовой книжке:

• тип трудовой книжки — заполняется «Бумажная» или «Электронная» из реквизитов сотрудника;
• заявление о типе от — проставляется дата заявления из реквизитов сотрудника.

Важно. Эти данные отображаются, если дата заявления приходится на месяц, за который формируется отчёт. 

2. Дата — указывается дата кадрового мероприятия.

3. Вид мероприятия — проставляется в зависимости от события от кадровых изменений сотрудника (перевод).

4. Код условий — указывается код территориальных условий, если он установлен.

5. Должность, подразделение — проставляется должность сотрудника, действующая на дату кадрового мероприятия, и указывается наименование структурного подразделения, к которому принадлежит должность сотрудника.

Ниже указывается код трудового договора (только для приёма и увольнения):

Код договора	Расшифровка
0	бессрочный ТД
0.1	срочный ТД до 6 мес.
0.2	срочный ТД более 6 мес.
1	ТД по совместительству
1.1	ТД по совместительству до 6 мес.
1.2	ТД по совместительству более 6 мес.

 

6. Если в реквизитах сотрудника включена настройка «Совместитель», это отобразится в отчёте:

7. Код функции:

— указывается пятизначный код в формате из карточки соответствующей должности сотрудника;

— проставляется код вида работы из карточки сотрудника:

• ДИСТ — дистанционная/удалённая;
• НДОМ — работа на дому.

— если в карточке сотрудника в поле «График работы сотрудника» установлен «Неполный график», проставляем один из кодов:

• НЕПД — неполный рабочий день;
• НЕПН — неполная рабочая неделя.

Обратите внимание:

1) При приёме и переводе сотрудников с включённой галкой «Совместитель» и графиком работы, отличным от «Основной», сервис не проставляет коды «НЕПД» (неполный рабочий день) и «НЕПН» (неполная рабочая неделя) в графе 6 формы ЕФС-1. 

Это соответствует письму СФР от 23.07.2024 № 19-20/33495, согласно которому совместители по закону не могут работать полный рабочий день, и их рабочее время всегда считается неполным. Следовательно, в графе 6 «Код выполняемой функции» подраздела 1.1 формы ЕФС-1 при приёме совместителя коды «НЕПД» и «НЕПН» не проставляются, даже если у сотрудника неполный рабочий день.

2) При этом, если совместитель работает дистанционно или на дому, сервис автоматически поставит в графе 6 формы ЕФС-1 код «ДИСТ» (дистанционная работа) или «НДОМ» (работа на дому).

3) Для остальных сотрудников (не совместители) коды «НЕПД» и «НЕПН» проставляются по прежним правилам, а также учитывая, что если есть одновременно неполное рабочее время и удалённая/работа на дому, то в приоритете будет заполнено неполное рабочее время.

8. № документа — указывается номер приказа в реквизитах сотрудника.

9. Дата документа — указывается дата приказа.

Проверка и отправка отчёта

На данном шаге отображается результат проверки на форматно-логический контроль. 

Если ФЛК не пройден, мы не рекомендуем сдавать отчёт. Так как с большей долей вероятности отчёт будет отклонён. 

Если ФЛК пройден, выберите способ отправки отчёта и подтвердите отправку. 

Чтобы отправить отчёт электронно: 

1. Подключите электронную отчетность в Социальном фонде в «Реквизиты — Электронная отчётность». 

2. После успешной регистрации сертификата сервисом авоматически будет создана отправка заявления на подключение к ЭДО с СФР.

3. Подпишите отправку и дождитесь ответа от фонда. Только после этого можно будет отправлять отчётность в СФР.

Как отменить сведения

Чтобы отменить принятые фондом сведения, нужно подать отчёт с признаком отмены за тот месяц, в котором были ошибочные сведения. Для формирования такого отчёта напишите на почту report@moedelo.org.

Отчёт при закрытии организации или ИП

В случае ликвидации организации или прекращения регистрации ИП обратитесь в службу технической поддержки, чтобы получить ссылку для создания сведений за месяц, в котором закрываетесь. 

Перейдите по ссылке к формированию отчёта. Для организации включите тумблер «Ликвидация/реорганизация». Для ИП — «Прекращение деятельности». 

Ответственность за непредставление отчёта 

За несдачу в установленный срок, а также за представление неполных или недостоверных сведений о трудовой деятельности предусмотрена ответственность по ч. 2 ст. 15.33.2 КоАП РФ — предупреждение или штраф от 300 до 500 рублей на должностное лицо организации.

Частые вопросы

Следует ли отражать в сведениях периоды выполнения дополнительной работы?

Например, при совмещении, переводе для замены временно отсутствующего работника, переводе с 0,5 ставки на полную ставку по этой же должности.

Нет, не следует.

Следует ли отражать в сведениях перевод сотрудника на дистанционную работу (или наоборот) по этой же должности?

Да, отражать нужно.

К таким кадровым мероприятиям относятся:

• перевод на удалённую работу (работу на дому), если предыдущий период — НЕудалённая работа и НЕ работа на дому (то есть было выбрано значение «Нет» в строке «Удалённая работа/работа на дому»);
• перевод с удалённой работы или с работы на дому на работу в офисе работодателя (то есть выбрано значение «Нет» в строке «Удалённая работа/работа на дому»);
• перевод на удалённую работу, если предыдущий период — Работа на дому;
• перевод на Работа на дому, если предыдущий период — Удалённая работа.