Электронная трудовая книжка
С 1 января 2020 года в России начал действовать закон о введении электронных трудовых книжек.
Электронные трудовые книжки (ЭТК) представляют собой важное нововведение в сфере кадрового учета, призванное заменить традиционные трудовые книжки в бумажном формате. Внедрение ЭТК направлено на упрощение документооборота, повышение удобства для работников и работодателей, а также улучшение защиты медицинских данных.
В этой статье мы расскажем подробнее, что представляет собой электронная трудовая книжка и какие преимущества она производит.
Что такое электронная трудовая книжка
Это цифровой документ, в котором указаны все сведения о трудовой деятельности и стаже работника. В отличие от бумажной версии данные электронной трудовой книжки хранятся в электронной форме и доступны через Интернет (в личном кабинете на сайте СФР или на Едином портале государственных и муниципальных услуг (функций)). Ведение таких книжек осуществляется работодателями и контролируется Социальным Фондом России (СФР).
Переход на электронные трудовые книжки регламентирован Федеральным законом № 439-ФЗ от 16 декабря 2019 года.
Преимущества электронной трудовой книжки
- Условия доступа и хранения:
- Работники могут получить доступ к своей трудовой книжке в любое время через интернет.
- Сокращение бумажной работы:
- Переход на электронные книжки позволяет работодателям значительно сократить объем бумажного документооборота, сократить процессы кадрового учета и сэкономить ресурсы.
- Прозрачность и точность данных:
- Электронные трудовые книжки снижают риск ошибок при внесении данных, что повышает точность учета трудовой деятельности.
- Работники могут самостоятельно контролировать правильность внесенных данных и при необходимости обращаться к работодателю для их корректировки.
- Усиленная защита личных данных:
- Современные технологии шифрования и аутентификации обеспечивают высокий уровень безопасности данных, что делает их защиту более надежной по сравнению с бумажными носителями.
Переход на ЭТК
Процесс перехода на электронную трудовую книжку зависит от того, является ли работник новым или уже работающим:
- Новые работники:
- При приеме на работу после 1 января 2021 года работодатель автоматически заводит электронную трудовую книжку для нового сотрудника. Это актуально в случае, если будущий сотрудник трудоустраивается впервые на работу.
- Работники с существующими бумажными трудовыми книжками:
- Работник должен написать заявление о выборе ЭТК. Информацию о заявлении работодатель подает в составе отчета ЕФС-1. При выборе ЭТК возможность вернуться на "бумагу" (после начала 2021 года) не предусмотрена.
Формирование ЭТК
ЭТК формируется на основании сведений о трудовой деятельности. Они подаются в СФР по форме из подраздела 1.1 подраздела 1 единой формы ЕФС-1. Это и есть те "электронные" сведения о трудовой деятельности персонала, которые работодатель ежемесячно должен передавать в Пенсионный фонд РФ (с 1 января 2023 года – в СФР). На основании представленных данных информационная база СФР наполняется необходимой информацией о трудовом стаже работников.
Отчетность в СФР
С 1 января 2023 года после объединения ПФР и ФСС в Социальный Фонд России (СФР) работодатели обязаны подавать отчетность по форме ЕФС-1, которая объединяет в себе сведения из таких отчетов как СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, СЗВ-КОРР, 4-ФСС и т.д.
Новая форма отчетности содержит в себе информацию о трудовой деятельности, страховом стаже, заработной плате.
Сроки предоставления формы ЕФС-1 подраздел 1.1 зависят от вида отчетности:
- Прием на работу, увольнение, заключение или прекращение договоров ГПД или ГПХ - отчет необходимо направить в срок не позднее следующего рабочего дня после оформления.
- Перевод на другую работу, установление новой квалификации (профессии), подача сведений о выборе трудовой книжки (бумажная или электронная), предоставление сведений о трудовой деятельности - не позднее 25 числа месяца, следующего за месяцем, в котором издан приказ (распоряжение) или подано заявление.
Важно! До 1 января 2023 года в ПФР необходимо было подавать форму СЗВ-ТД.
Частые вопросы
При приеме работника на работу с 2021 года нужно ли оформлять ему бумажную трудовую книжку?
Нужно продолжать вести бумажную ТК, если работник поступает на работу не впервые, а также ранее не делал выбор в пользу электронной книжки.
Если работник принимается впервые после 1 января 2021 года, то нужно вести ЭТК.
Если работник сделал выбор в пользу электронного варианта по предыдущему месту работы (например, в общий срок – до конца 2020 года), текущий работодатель не вправе уже применять бумажный вариант. Бумажные вариант невозможен и при трудоустройстве соискателя на работу впервые с 2021 года.
Если же работник не сделал выбор в пользу электронного варианта у предыдущего работодателя или сделал выбор в пользу бумажной трудовой либо не сделал никакого выбора, действующий работодатель должен продолжать вести трудовую книжку в бумажной форме. Когда впоследствии такой работник меняет работу, то его следующий работодатель также ведет бумажную трудовую книжку. Однако при желании работник может в любое время написать работодателю заявление о переходе на электронный вариант.
Можно ли работнику, который работает в настоящее время у работодателя, сохранить бумажную трудовую книжку?
Можно, если работник ранее не делал выбор в пользу электронного варианта.
В каком случае нельзя сохранить бумажную трудовую книжку?
В случаях, когда:
- работник впервые устраивается на работу с 1 января 2021 года.
- работник сам сделал или сделает выбор в пользу электронного варианта (путем подачи соответствующего заявления работодателю).
Действительно ли не все сведения из бумажной трудовой книжки нужно отражать в электронной трудовой книжке? Можно ли работнику учесть в электронной трудовой книжке весь стаж, приобретенный до 1 января 2020 года?
Да, не все сведения нужно отражать в ЭТК.
Например, не переносятся сведения об образовании, обучении, награждениях и некоторых других, присутствующих в трудовой книжке.
Отметим, что работник вправе самостоятельно предоставить новому работодателю информацию о своих заслугах на прежних местах работы. Так, он может получить копии приказов о поощрениях и награждении и предоставить их новому работодателю.
При этом если новый работодатель намерен удостовериться в подлинности документов о профессиональном или дополнительном профессиональном образовании, он сможет с согласия работника:
– запросить необходимую информацию в учебном заведении;
– или самостоятельно проверить ее на сайте Рособрнадзора, заполнив специальную форму, либо в Федеральном реестре сведений о документах об образовании и (или) о квалификации, документах об обучении.
Как работодателю при приеме работника с электронной трудовой книжкой получить сведения о его предыдущем месте работы, должности (профессии) и периоде работы?
Работодатель может получить такие сведения только от работника.
Например, из справки СТД-Р от прошлого работодателя.
Вместе с тем аналогичные сведения по форме СТД-СФР работник может получить через личный кабинет на сайте СФР (на бумаге или в электронном виде), в МФЦ (на бумаге) либо на сайте госуслуг (в электронной форме).
Обязан ли работодатель выдавать справку по форме СТД-Р работнику с бумажной трудовой книжкой?
Не обязан, но выдать можно по запросу сотруднику.
СТД-Р предыдущий работодатель обязан предоставлять только работнику, у которого ведется трудовая книжка в электронном виде. По запросу работника или по собственной инициативе работодатель может выдавать эту справку и тем, у кого ведется бумажная трудовая книжка.
Как работодатель должен поступить с бумажной трудовой книжкой, если от работника получено заявление о выборе электронного варианта?
Нужно выдать работнику трудовую книжку на руки. Продолжать вести бумажную трудовую книжку в этом случае работодатель не обязан.
При выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о подаче работником заявления о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса РФ. Работодатель должен внести в трудовую книжку работника, написавшего такое заявление, следующую запись: "Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации".
Если работник по каким-либо причинам не сможет получить трудовую книжку, работодателю нужно направить ему по месту жительства уведомление о необходимости ее получения или дачи согласия на направление трудовой книжки по почте. В случае отсутствия такого согласия работодатель обязан продолжать хранить
Если работник выбрал ЭТК, то работодатель должен выдать бумажную трудовую книжку на руки работнику в следующие сроки:
– не позднее трех рабочих дней со дня подачи письменного заявления (по общему правилу);
– не позднее дня увольнения – когда заявление подано работником менее чем за три рабочих дня до его увольнения.
Новый работник при приеме на работу не предъявил бумажную трудовую книжку в связи ее утратой.
У прежнего работодателя он не писал заявление о переходе на электронную трудовую. При приеме на работу он выразил желание перейти на электронную трудовую книжку. Можно ли работодателю сразу принять у работника заявление о переходе на электронную трудовую книжку?
Ответ: Принять нельзя.
Если работник утратил трудовую книжку, то сразу принять у него заявление о переходе на электронный вариант нельзя. Сначала нужно разобраться с отсутствием самой трудовой книжки:
– либо отправить работника к предыдущему работодателю (который внес последнюю запись в трудовую книжку) для оформления дубликата (это преимущественный вариант, поскольку позволяет восстановить сведения о периоде работы);
– либо получить от работника письменное заявление об оформлении ему новой трудовой книжки (без записей о работе у других работодателей) с указанием причины отсутствия прежней (см. Заявление работника об оформлении новой трудовой книжки) (ч. 5 ст. 65 Трудового кодекса РФ).
Только после этого работник может подать заявление о переходе на ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
В бумажную трудовую книжку работника на предыдущем месте работы была внесена запись о переходе на электронную трудовую книжку.
При приеме на работу работник представил новому работодателю бумажную трудовую книжку вместе со сведениями о трудовой деятельности. Работодатель сделал запись о приеме на работу в трудовой книжке (несмотря на то, что в нее внесена запись о переходе на электронную трудовую). Как в данной ситуации поступить работодателю с записью о приеме на работу?
Ответ: Работодателю необходимо признать недействительной запись о приеме на работу, внесенную в бумажную трудовую книжку.
Если работник сделал выбор в пользу электронного варианта ведения трудовой книжки, то в бумажную трудовую книжку вносится запись о подаче работником заявления о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса РФ. Работодатель выдает трудовую книжку работнику на руки. После этого никакие записи в нее не вносятся. Поэтому запись о приеме на работу, внесенная в трудовую книжку работника, является ошибочной и ее следует признать недействительной. Для этого в разделе "Сведения о работе" после последней записи (о приеме на работу) нужно указать следующий порядковый номер и дату внесения записи, а в графе 3 указать: "Запись за номером ____ недействительна".