График отпусков

В соответствии с ТК РФ, основное назначение графика отпусков – установление очередности предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков сотрудникам. При этом график отпусков, утвержденный работодателем, является обязательным к исполнению как для самого работодателя, так и для работников.   

Рассмотрим как составить этот документ так, чтобы учесть все требования законодательства и не допустить нарушения.   

Составление проекта графика отпусков.

В  каждом структурном подразделении работодателя составляется проект графика отпусков по подразделению (в свободной форме) Если структурных подразделений нет, разрабатывается единый проект. В эти проекты вносятся пожелания работников по времени предоставления им отпусков на предстоящий год, разделению отпусков на части и т.п.  

Регулирование процесса предоставления работникам ежегодных оплачиваемых отпусков осуществляет работодатель (письмо Минтруда России № 14-2/ООГ-9754 от 7 декабря 2018 г.). Работодатели по общему правилу составляют график отпусков в соответствии с законодательно установленной обязанностью (ч. 4 ст. 122, ст. 123 Трудового кодекса 

Исключения предусмотрены трудовым законодательством для следующих категорий работодателей: 

– микропредприятий (организаций, индивидуальных предпринимателей), которые отказались полностью или частично от принятия локальных нормативных актов (в т. ч. графика отпусков). В этом случае работодатель должен заключать трудовые договоры со своими работниками по типовой форме, утв. Постановлением Правительства РФ № 858 от 27 августа 2016 г. В такой трудовой договор нужно включить условия, которые обычно регулируются локальными нормативными актами (в т. ч. графиком отпусков) (см., например, Трудовой договор по типовой форме с работодателем, который является микропредприятием). В трудовом договоре можно предусмотреть, что ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется работнику в соответствии с письменным соглашением между сторонами (п. 22 типовой формы, утв. Постановлением Правительства РФ № 858 от 27 августа 2016 г.).
Подтверждение: ст. 309.2 Трудового кодекса РФ;  

– работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями (ч. 1 ст. 8 Трудового кодекса РФ).  В графике отпусков нужно предусматривать ежегодные оплачиваемые отпуска всех работников, за исключением отдельных категорий. Помимо ежегодных основных оплачиваемых отпусков в график необходимо включать ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска (если их предоставление предусмотрено действующим законодательством). При этом в график отпусков могут включаться неиспользованные отпуска за прошлые годы.    

Работодатель (лицо, уполномоченное вести график отпусков) самостоятельно решает вопрос о том, руководствоваться ли мнением работника о конкретном периоде календарного года, в котором ему удобно использовать отпуск (с учетом собственных интересов, например периодов повышенной загруженности, когда массовый уход работников в отпуск нежелателен).    

При этом обязательно учитывается право отдельных категорий работников, которым в случаях, предусмотренных законодательством, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется авансом или по их желанию в удобное для них время (ч. 3 ст. 122 Трудового кодекса РФ).

Если на момент составления графика работники или работодатель затрудняются с конкретными датами предоставления отпусков, в графике отпусков могут быть указаны не конкретные даты, а месяц предоставления отпуска (с возможностью внесения изменений в дальнейшем).    

Составление сводного графика отпусков.   

На основании проектов, переданных руководителями подразделений (единого проекта), кадровая служба работодателя (другое подразделение, ответственное за составление графика отпусков) составляет сводный график отпусков. Если у работодателя такого подразделения нет, обязанности по составлению сводного графика отпусков возлагаются на лицо, ответственное за ведение кадрового делопроизводства (например, на секретаря, бухгалтера).    

График отпусков можно составить по унифицированной форме № Т-7, утв. Постановлением Госкомстата России № 1 от 5 января 2004 г., или по форме, самостоятельно разработанной и утвержденной работодателем (ч. 2, 4 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г.).  

Применение унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденных Госкомстатом России, не является обязательным (за исключением документов, для которых установлено обязательное применение унифицированных форм). Вместе с тем законодательство допускает продолжение применения унифицированных форм первичной учетной документации. Если работодатель примет решение использовать формы, разработанные Госкомстатом России, график отпусков он должен составить по форме № Т-7 (см. Образец).    

Направление графика в профсоюзный орган.  Подготовленный график отпусков направляется в профсоюзный орган (при его наличии у работодателя) для учета его мнения. Мнение профсоюза учитывается в порядке, предусмотренном ст. 372 Трудового кодекса РФ. Если профсоюз не создан, работодатель разрабатывает и принимает локальные нормативные акты (в т. ч. график отпусков) самостоятельно. Отсутствие профсоюза делает невозможным выполнение требований законодательства в этой части.    

Утверждение графика отпусков.     

Если график отпусков составлен по унифицированной форме, его подписывает руководитель кадровой службы (отдела кадров, отдела персонала). При отсутствии кадровой службы у работодателя сделать это должен работник, на которого возложены обязанности по составлению таких графиков. Далее график отпусков направляется на утверждение уполномоченному лицу (например, руководителю организации). Если работодатель использует самостоятельно утвержденную форму графика отпусков, этот документ подписывают ответственные лица с указанием их фамилий и инициалов (иных реквизитов, позволяющих идентифицировать данных лиц). 

Ознакомление с графиком отпусков.    

График отпусков утверждает руководитель организации или иное уполномоченное на это лицо. Например, полномочия по утверждению графика отпусков могут быть возложены на заместителя генерального директора по управлению персоналом или на директора по персоналу.
На практике график отпусков утверждается либо грифом "УТВЕРЖДАЮ", либо соответствующим приказом (распоряжением) работодателя (см. Приказ об утверждении графика отпусков). Может также издаваться приказ при одновременном заполнении грифа "УТВЕРЖДАЮ". В последнем случае дата утверждения графика, проставленная в грифе, должна совпадать с датой издания приказа.  

Вся процедура составления, согласования, утверждения графика отпусков должна быть закончена своевременно. График отпусков на следующий календарный год нужно утвердить не позднее чем за две недели до начала календарного года. Соответственно, график отпусков на 2025 год должен быть утвержден не позднее 17 декабря 2024 года.  

Если срок утверждения графика отпусков совпадает с выходным днем, то он переносится на ближайший рабочий день по правилам ч. 4 ст. 14 Трудового кодекса РФ.

Утвердить график можно и раньше, так как Трудовой кодекс РФ этого не запрещает. За отсутствие графика отпусков работодателю может грозить административная ответственность (например, для организации штраф составляет от 30 тыс. руб. до 50 тыс. руб.).  

График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работников. Поэтому работники должны быть извещены о времени начала отпуска не позднее чем за две недели до его начала.  

Обязанность работодателя знакомить работников с принятым графиком отпусков законодательством отдельно не установлена (ст. 123 Трудового кодекса РФ).  

При этом график отпусков можно отнести к локальным нормативным актам работодателя, связанным с трудовой деятельностью работников, поэтому их лучше ознакомить с указанным документом под подпись. Например, это можно сделать одним из следующих способов:
– в листе ознакомления (такой лист подшивается или подклеивается к самому графику отпусков);
– в журнале ознакомления с локальными нормативными актами работодателя (см., например, Журнал ознакомления с локальными актами организации). 

Если по каким-либо причинам работник откажется от ознакомления с графиком отпусков, целесообразно документально подтвердить этот факт. Например, составить акт в присутствии не менее двух свидетелей. При возникновении трудового спора акт послужит подтверждением того, что график отпусков был доведен до сведения работника.