Нумерация кадровых документов

Общие положения

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве играет весомое значение в функционировании фирмы, вне зависимости от ее размера, структуры и сферы деятельности.

Кадровое делопроизводство – это отрасль организации, ответственная за ведение документов, связанная с трудовыми отношениями. А именно:

- Внесение записей в трудовые книжки;

- Оформление личных дел;

- Создание приказов по личному составу;

- Оформление графика отпусков и штатного расписания;

- Составление и преобразование должностных инструкций;

- Хранение и своевременная сдача документов в архив;

- Грамотное внесение изменений в документы.

При этом из всей совокупности оформляемых кадровиками документов особое внимание уделяется процессу нумерации приказов. Связано это с тем, что кадровая служба оформляет только часть из общего комплекта приказов компании — те, которые связаны с личным составом. Их необходимо разграничивать с двумя другими издаваемыми в компании группами приказов (по основной деятельности и административно-хозяйственного характера).

Как присваивать документам номера

Присваивать нужно, указав:
– порядковый регистрационный номер. Он присваивается в пределах каждой регистрируемой группы (массива) документов в зависимости от вида документа (его содержания, срока хранения и т.д.). Например, отдельно регистрируются приказы по основной деятельности и приказы по личному составу, входящие и исходящие письма, а также положения, инструкции и т.п.;
– индекс по номенклатуре дел. Он представляет собой номер папки (дела по номенклатуре), куда будет подшит документ (его копия). Состоит из индекса структурного подразделения и порядкового номера дела;
– индекс по используемому классификатору (классификатор корреспондентов, исполнителей и др.).

Документы в кадровой службе подразделяются на группы (массивы). Так, два отдельных массива составляют приказы по основной деятельности (например, о сокращении штата, о назначении ответственных за какие-либо участки деятельности и т.п.) и по личному составу (о приеме на работу, о переводах, об отпусках работников и т.п.).

Регистрационный номер документа представляет собой его порядковый номер в пределах регистрируемой группы документов. Регистрационный номер (индекс) присваивается в пределах каждого массива. В индексе не обязательно должны присутствовать все перечисленные выше составные части, а также может быть изменена последовательность указания составных частей. Он может состоять только из порядкового номера или содержать дополнительные индексы, которые формируются из обозначений (номеров, кодов) структурных подразделений, исполнителей, корреспондентов, номера дела, в котором находится данный документ, по номенклатуре дел. Также они могут означать вид документа или кадровой операции (например, "пр" – прием рабочих), указывать на его содержание, срок хранения и т.п.
В крупных организациях, имеющих разветвленную структуру, к номеру документа целесообразно добавлять индекс структурного подразделения.
Номер документа может включать в себя как цифровые, так и буквенные обозначения (например, "приказ № 122-ОК"). Составные части многосоставного номера отделяются друг от друга косой чертой.

Чтобы обеспечить единообразие нумерации, желательно на локальном уровне установить порядок присвоения документам номеров (например, в Инструкции по кадровому делопроизводству). В частности, прописать составные элементы регистрационного номера, порядок их присвоения регистрируемым документам (в т. ч. в пределах одного года). Система нумерации не должна быть слишком сложной, а номера документов – излишне длинными. Нужно учитывать, что реквизиты документов вносятся в регистрационные формы (книги, журналы), трудовые книжки работников, где они должны помещаться в отведенные им графы.

Примеры индексации документов

– приказ № 12-ЛС, где 12 – порядковый регистрационный номер документа, ЛС – индекс для приказов по личному составу с длительным сроком хранения (75 лет);
– приказ № 01-ЛК/15, где 01 – индекс исполнителя (структурного подразделения), ЛК – индекс для приказов по личному составу с кратковременным сроком хранения (5 лет), 15 – порядковый регистрационный номер документа;
– приказ № ЛС-пр/10, где ЛС – индекс для приказов по личному составу, пр – индекс для приказов о приеме на работу рабочих, 10 – порядковый регистрационный номер документа;
– Положение № 10-П, где 10 – порядковый регистрационный номер документа, П – индекс для положений;
– Инструкция № 15-И, где 15 – порядковый регистрационный номер документа, И – индекс для инструкций;
– письмо № 122/ОП-32, где 122 – порядковый регистрационный номер документа, ОП – индекс отдела продаж, 32 – порядковый номер дела в пределах отдела продаж.