Изменения персональных данных работника

В какие документы нужно внести изменения.

Вносить нужно в следующие документы:
– в трудовую книжку работника;
– в личную карточку по форме Т-2;
– в иные учетные кадровые документы, где содержатся персональные данные работника, которые изменились (график отпусков, учетные журналы и книги и т.п.).

Порядок внесения изменений в кадровые документы.

1) Получить от работника заявление о внесении изменений в учетные документы (например, о смене фамилии в связи со вступлением в брак). Такое заявление составляется в свободной форме (см., например, Заявление работника о смене фамилии). К заявлению работник должен приложить копию документа, подтверждающего изменение его персональных данных (например, свидетельства о заключении брака, о расторжении брака, о перемене имени и др.).

2) Издать приказ о внесении изменений в учетные документы (см., например, Приказ о внесении изменений в учетные документы в связи со сменой фамилии работника).

3) На основании этого приказа внести изменения в кадровые документы:
- личную карточку работника (форма N Т-2);
- книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
- личное дело работника;
- графике отпусков (форма N Т-7);
- табеле учета рабочего времени и расчета оплаты труда;
- трудовую книжку работника.

Исправления в первичные документы, содержащие персональные данные работника, вносятся в том же порядке, что и во все первичные документы. Вносить исправления нужно следующим образом:

• Зачеркнуть прежний текст. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное.  
• Над зачеркнутым текстом написать исправленный (новый) текст.
• Верные данные подтвердить записью "Исправлено" и подписью лица, составивших исправляемый документ (сотрудника кадровой службы или руководителя), с указанием их фамилий и инициалов, а также даты внесения исправлений.

Какие документы нужно поменять по сотруднику работодателю.

При изменении персональных данных, в частности, нужно:
– обменять работнику свидетельство государственного пенсионного страхования.
– сообщить в двухнедельный срок в военкомат по утвержденной форме об изменениях отдельных персональных данных гражданина, состоящего на воинском учете;
– заменить копии личных документов работника (паспорта, военного билета и других), которые хранятся у работодателя для целей кадрового учета (например, они могут входить в состав личного дела, если оно ведется).

В случае перечисления сотрудникам заработной платы на банковские карты, работнику, сменившему данные (фамилию, имя, отчество), следует переоформить зарплатную карту.

Какие документы нужно поменять сотруднику самостоятельно.

Не стоит забывать о замене полиса обязательного медицинского страхования. Для этого обладателю новых данных (фамилии) в течение одного месяца необходимо самостоятельно обратиться в страховую медицинскую организацию.

И еще одним документом, подлежащим замене, является свидетельство ИНН.Для этого работнику также самостоятельно следует обратиться в налоговую инспекцию по месту жительства. Новый документ о постановке на учет выдается на новую фамилию, с указанием ранее присвоенного ИНН. Для его замены сотруднику нужно в налоговую инспекцию по месту жительства подать заявление по форме N 2-2-Учет лично.

Если персональные данные поменялись у сотрудника-учредителя организации.

Если фамилию, имя, отчество решает сменить руководитель компании, и он также является учредителем, необходимо внести изменения в учредительные документы и устав организации.

После необходимо об изменениях в учредительных документах уведомить налоговую инспекцию в течение 3 рабочих дней с даты получения учредителем нового паспорта. Для этого нужно в налоговую по месту регистрации ООО подать:

• заявление по форме N Р13014 (нотариально заверенное);
• решение о внесении изменений в учредительные документы ООО (решение или протокол от учредителей);
• изменения, вносимые в учредительные документы юрлица, или учредительные документы юрлица в новой редакции в двух экземплярах (Должны быть обновлены все учредительные документы, где фигурирует  фамилия учредителя);
• оригинал документа, подтверждающего уплату госпошлины.

Важно! Описанные выше действия осуществляются только в том случае, если данные об учредителе прописаны в учредительных документах ООО.

Следует обратить внимание, что сведения об учредителях не входят в состав сведений, которые должен содержать учредительный документ общества (устав) (п. 2 ст. 12 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью"), поэтому если в организации данные по учредителю не отражены в Уставе ООО, тогда об изменении фамилии учредителя подавать какие-либо документы налоговую не требуется.

В то же время регистрирующий орган может придерживаться иной точки зрения по данному вопросу и привлечь организацию к ответственности за непредставление данных, поэтому в каждом конкретном случае информацию нужно уточнить в своей регистрирующей налоговой.