Сотрудники ИП
Какой договор заключить с сотрудником?
Гражданина можно нанять по трудовому и гражданско-правовому договору (ГПД) (договор на выполнение работ или оказание услуг, договор подряда).
Трудовой договор заключается при приеме в штат для выполнения определенных обязанностей. ГПД необходим, если физ. лицо выполняет какую-то разовую работу, то есть не на постоянной основе ( в т. ч. аренда имущества у физ. лица).
Скачать бланк трудового договора в сервисе можно в разделе Сотрудники. Для этого в табличной части в списке работников нужно нажать на ссылку - имя сотрудника. На открывшейся странице в разделе Документы будет активная ссылка «Трудовой договор». Кроме того бланки Трудовых договоров по разным ситуациям можно просмотреть, заполнить и скачать в разделе Бланки на Главной странице в пункте Трудовые договоры.
Оформление на работу.
По гражданско-правовому договору (вне штата, по договору подряда)
С физ. лица необходимо получить паспорт, СНИЛС, ИНН (если есть), сделать копии, оформить договор в 2-х экз. Более ничего не требуется.
По трудовому договору (в штат)
Индивидуальный предприниматель, выступающий в трудовых отношениях как работодатель, должен выполнять все требования трудового законодательства с особенностями, обусловленными его правовым статусом. Так, работодатель – индивидуальный предприниматель обязан:
– оформлять в установленном порядке прием на работу, в том числе заключать трудовой договор, издавать приказ о приеме на работу, заполнять трудовую книжку и вести иные Кадровые документы;
– уплачивать страховые взносы и другие обязательные платежи в порядке и размерах, которые определяются законодательством;
– представлять в территориальный орган Социального фонда РФ сведения, необходимые для регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учета граждан, поступающих на работу впервые, на которых не был открыт индивидуальный лицевой счет (ИЛС);
– выполнять общие обязанности работодателя (ч. 4-5 ст. 20 Трудового кодекса РФ), предусмотренные ч. 2 ст. 22 Трудового кодекса РФ. Например, обеспечивать работникам условия работы, соответствующие требованиям охраны труда, снабжать их необходимым оборудованием и инструментами, обеспечивать им равную оплату труда равной ценности, знакомить их под подпись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью, и т.п.
Подтверждение: ч. 3 ст. 303, ч. 1 ст. 309, ч. 1 ст. 8, ч. 3 ст. 66, ч. 3 ст. 68 Трудового кодекса РФ.
Работодатель – индивидуальный предприниматель:
– может принимать в отношении своих работников любые кадровые решения с соблюдением требований трудового законодательства (о переводе на другую работу, направлении в командировку, поощрении, дисциплинарных взысканиях, об увольнении и т.п.);
– не вправе быть работником у самого себя (оформлять себе трудовой договор, вести трудовую книжку), но может работать как обычный гражданин у другого работодателя;
– не вправе сам себя отправить в командировку (письмо Минфина России № 03-11-11/62269 от 16 августа 2019 г.);
– не вправе принимать иностранных работников в качестве высококвалифицированных специалистов (такое право предоставлено только определенному кругу организаций);
– не вправе назначать генерального директора (директора) (такое право предоставлено только организациям);
– не вправе заключать с работником или соискателем ученический договор (такое право предоставлено только организациям).
Кроме того, у работодателя – индивидуального предпринимателя может быть создан профсоюз.
Оформление трудоустройства работника к индивидуальному предпринимателю
Трудоустройство работника к индивидуальному предпринимателю необходимо оформить в общем порядке (письмо Роструда № 4414-6 от 31 октября 2007 г.). При этом нужно учитывать особенности заключения трудового договора и заполнения трудовой книжки у индивидуального предпринимателя.
Трудовой договор
Трудовой договор должен содержать условия, существенные для работника и работодателя (ч. 2 ст. 303 Трудового кодекса РФ). Под существенными условиями понимаются обязательные условия трудового договора, перечисленные в ч. 2 ст. 57 Трудового кодекса РФ, а также дополнительные условия, если о них договорились стороны (например, условие об испытании работника (ч. 1 ст. 70 Трудового кодекса РФ)).
Также в трудовом договоре (см. Трудовой договор с работодателем – индивидуальным предпринимателем) должны содержаться следующие сведения:
– фамилия, имя, отчество работника и фамилия, имя, отчество работодателя – индивидуального предпринимателя, заключивших трудовой договор;
– сведения о документах, удостоверяющих личность работника и работодателя – индивидуального предпринимателя;
– ИНН работодателя – индивидуального предпринимателя;
– сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор, и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями (например, свидетельство о государственной регистрации индивидуального предпринимателя, если в качестве представителя выступает сам индивидуальный предприниматель);
– место и дата заключения трудового договора.
Подтверждение: ч. 1 ст. 57 Трудового кодекса РФ.
Заключение и изменение трудового договора с работником, который работает у индивидуального предпринимателя, имеет следующие особенности.
- В трудовом договоре, как правило, полностью раскрывается трудовая функция работника или указывается конкретный вид поручаемой работы. Это может быть любая работа, не запрещенная законодательством (ч. 1 ст. 303 Трудового кодекса РФ). У индивидуального предпринимателя может не быть других документов, конкретизирующих трудовые обязанности работника (например, должностной инструкции). Однако ее можно составить, если у индивидуального предпринимателя утвержден штат определенных должностей и имеется штатное расписание. Кроме того, в отдельных случаях работодатель обязан составлять должностные инструкции независимо от своего статуса и других обстоятельств. При наличии должностной инструкции в трудовом договоре нецелесообразно описывать трудовую функцию подробно, лучше сделать ссылку на инструкцию.
- Трудовой договор может носить срочный характер на том основании, что индивидуальный предприниматель является субъектом малого (среднего) предпринимательства. Но при этом численность его работников не должна превышать 35 человек (в сфере розничной торговли и бытового обслуживания – 20 человек). Если численность персонала у индивидуального предпринимателя больше этих величин, срочный трудовой договор можно заключать только при наличии иных предусмотренных законодательством оснований для его заключения, принимая во внимание положения ч. 1 ст. 58, ст. 59 Трудового кодекса РФ.
Подтверждение: ст. 304 Трудового кодекса РФ, письмо Роструда № 3523-6-1 от 30 ноября 2009 г. - Режим работы, порядок предоставления выходных дней и ежегодных оплачиваемых отпусков определяются по соглашению между работником и индивидуальным предпринимателем. Они также указываются в трудовом договоре. При этом продолжительность рабочей недели не может быть больше 40 часов, а продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска – меньше 28 календарных дней.
Подтверждение: ч. 2 ст. 91, ст. 115, 305 Трудового кодекса РФ. - В трудовом договоре можно предусмотреть дополнительные основания увольнения работника помимо тех, которые установлены трудовым законодательством. Дополнительные основания увольнения на практике индивидуальному предпринимателю сложно сформулировать корректно. В связи с этим при прекращении трудового договора, заключенного с работодателем – индивидуальным предпринимателем, как правило, применяются общие основания, предусмотренные ст. 77 Трудового кодекса РФ.
Сроки предупреждения об увольнении, случаи выплаты выходного пособия и других компенсационных выплат, их размеры определяются трудовым договором.
Подтверждение: ч. 1-2 ст. 307 Трудового кодекса РФ. - Условия трудового договора можно изменить в любое время по соглашению с работником. Если же индивидуальному предпринимателю необходимо по своей инициативе внести изменения в трудовой договор, он должен письменно предупредить об этом работника не менее чем за 14 календарных дней. При этом он имеет право изменять определенные сторонами условия трудового договора, только если они не могут быть сохранены по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда (ч. 1 ст. 74 Трудового кодекса РФ).
Подтверждение: ст. 306 Трудового кодекса РФ.
Трудовая книжка
С 1 января 2020 года Трудовой кодекс РФ дополнен новой статьей 66.1 "Сведения о трудовой деятельности". Согласно ее положениям по желанию работников сведения об их трудовой деятельности могут формироваться в электронном виде. Для работников, которые впервые поступают на работу с 1 января 2021 года, трудовая книжка ведется только в электронном виде. При этом 2020 год признается переходным периодом, в течение которого в общем случае обязанность работодателя по ведению трудовых книжек на бумажном носителе сохраняется (ст. 2 Федерального закона № 439-ФЗ от 16 декабря 2019 г.). То есть в течение 2020 года основным документом при приеме на работу остается трудовая книжка.
Подтверждение: п. 4 ст. 1, ст. 3 Федерального закона № 439-ФЗ от 16 декабря 2019 г.
В 2020 году, как и ранее, в трудовую книжку работника индивидуальный предприниматель должен вносить записи о приеме на работу (см. Трудовую книжку (образец). Запись о приеме на работу к индивидуальному предпринимателю), о переводах на другую постоянную работу, об увольнении, о награждении (поощрении) (за исключением случаев, когда трудовая книжка работодателем не ведется). При этом в качестве работодателя указывается наименование (фамилия, имя, отчество) индивидуального предпринимателя – полное и сокращенное, если такое имеется. Как образец можно использовать записи, имеющиеся в свидетельстве на право занятия предпринимательской деятельностью (письмо Роструда № 4414-6 от 31 октября 2007 г.).
Например, "Индивидуальный предприниматель Коротков Владимир Владимирович (ИП Коротков В.В.)" (для сравнения – в трудовой книжке работников юридического лица в качестве работодателя указывается наименование организации).
У индивидуальных предпринимателей могут быть структурные либо территориальные подразделения (например, магазины). Это нужно учитывать при внесении записей в трудовые книжки работников, которые принимаются на работу в такие подразделения. Однако у индивидуального предпринимателя не может быть обособленных структурных подразделений (филиалов, представительств), поскольку он не является юридическим лицом (ст. 55 Гражданского кодекса РФ). Если работник трудоустроен в структурное подразделение индивидуального предпринимателя и условие об этом включено в его трудовой договор, в трудовой книжке указывается наименование этого подразделения – например, "Принят в магазин № 1 на должность продавца", "Принят в спа-салон "Релакс" на должность массажиста" (см. Трудовую книжку (образец). Запись о приеме на работу к индивидуальному предпринимателю).
При оформлении трудовых книжек работников индивидуальные предприниматели должны руководствоваться требованиями, которые установлены:
– ст. 66, ч. 5 ст. 65, ч. 5 ст. 84.1 Трудового кодекса РФ;
– Правилами, утв. Постановлением Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 г.;
– Инструкцией, утв. Постановлением Минтруда России № 69 от 10 октября 2003 г.
Если требуется внести изменения в трудовые книжки работников, индивидуальный предприниматель делает их в общем порядке с учетом особенностей. Например, при изменении фамилии индивидуального предпринимателя в трудовую книжку нужно внести запись по аналогии с переименованием организации.
Необходимо учитывать, что право вести трудовые книжки на своих работников индивидуальные предприниматели получили с 6 октября 2006 года (с момента вступления в силу Федерального закона № 90-ФЗ от 30 июня 2006 г.). Если работники были приняты к индивидуальному предпринимателю до этой даты, в их трудовые книжки также нужно внести запись о приеме на работу, которая в данном случае будет датирована днем начала работы. Это необходимо для соблюдения порядка внесения записей, поскольку запись об увольнении в трудовой книжке без записи о приеме на работу не имеет основания.
Подтверждение: письмо Минздравсоцразвития России № 5140-17 от 30 августа 2006 г.
Налоги с зарплаты сотрудников.
За сотрудников, принятых по трудовому договору, нужно уплачивать: страховые взносы на обязательное пенсионное, социальное и медицинское страхование. Взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (уплачиваются в СФР). Из зарплаты работников следует удерживать НДФЛ и перечислять налог в бюджет.
С выплат работнику, принятому по гражданско-правовому договору удерживается и перечисляется НДФЛ, уплачиваются взносы на обязательное пенсионное, социальное и медицинское страхование. Страховые взносы в СФР «по травме» перечисляются, только если в договоре оговаривается их уплата. Когда в договоре эти взносы не упоминаются, либо сказано, что работодатель их не уплачивает, перечислять их не нужно.
В сервисе на тарифе с сотрудниками Вы можете формировать необходимые платёжные документы по налогам (взносам) и отчёты.
Отчётность ИП за своих сотрудников.
Налоговая инспекция
С 2023 г. введена новая форма отчета: Персонифицированные сведения о физических лицах. Актуальная форма (см. Образец) персонифицированных сведений является аналогом формы СЗВ-М, которая ранее, до 2023 года, ежемесячно представлялась в территориальное отделение Пенсионного фонда РФ в составе персонифицированных сведений.
Внимание! Страхователи, применяющие АУСН, ежемесячные персонифицированные сведения сдавать не должны
Сведения подаются ежемесячно в ИФНС по месту регистрации работодателя.
Срок подачи сведений – не позднее 25-го числа каждого месяца, следующего за истекшим. Первый раз такую форму организации (ИП) представляют за январь 2023 года 27 февраля 2023 года (25 февраля – выходной день).
При этом сведения за каждый третий месяц квартала можно представлять в составе квартального РСВ, отдельно от него или не представлять вовсе.
– за I квартал, полугодие, девять месяцев – не позднее 25-го числа месяца, следующего за соответствующим периодом (например, за I квартал 2023 года – не позднее 25 апреля, за девять месяцев – не позднее 25 октября 2023 года);
– за год – не позднее 25 февраля следующего года (например, за 2023 год – не позднее 26 февраля 2024 года, так как 25 февраля – выходной день).
Если срок представления приходится на выходной (нерабочий, праздничный) день, то днем окончания срока считается ближайший следующий за ним рабочий день.
— Расчет по страховым взносам (РСВ)
Представлять расчет нужно не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным (расчетным) периодом. То есть РСВ сдается в указанный срок после окончания I квартала, полугодия, девяти месяцев и календарного года независимо от способа подачи (в бумажном или в электронном виде).
По общему правилу, если срок представления расчета приходится на выходной, нерабочий праздничный и (или) нерабочий день, то он переносится на ближайший следующий за ним рабочий день.
Единый Социальный фонд России
— ЕФС-1: Сведения о трудовой деятельности
До 1 января 2023 года они подавались по форме СЗВ-ТД (последний раз форма подается в 2023 году по ряду кадровых событий за декабрь 2022 года в срок не позднее 16 января 2023 года).
Форма представляется в СФР в сроки, установленные в зависимости от основания:
– в случае перевода на другую постоянную работу (иных кадровых мероприятий) или подачи работником заявления о продолжении ведения страхователем трудовой книжки в бумажном виде либо о представлении ему страхователем сведений о трудовой деятельности – не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором был издан приказ (распоряжение), документ или принято иное решение, которые подтверждают оформление перевода на другую постоянную работу, либо подано соответствующее заявление;
– в случаях приема на работу и увольнения работника, а также при приостановлении и возобновлении действия трудового договора – не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения), иных решений или документов, подтверждающих оформление или прекращение трудовых отношений;
– при заключении (прекращении) ГПД – не позднее рабочего дня, следующего за днем заключения (прекращения) с застрахованным лицом соответствующего договора.
Внимание! Поскольку в части сведений о трудовой деятельности ЕФС-1 выполняет также функцию электронной трудовой книжки, то заполняется эта форма на всех лиц (зарегистрированных), в том числе не застрахованных в системе обязательного страхования.
— ЕФС-1: Сведения о взносах на травматизм (раздел 2 "Сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний") (до 2023 г. — расчет по форме 4-ФСС).
Представлять сведения о начисленных взносах на "травматизм" нужно не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным (расчетным) периодом. То есть сведения подаются в указанный срок после окончания I квартала, полугодия, девяти месяцев и календарного года независимо от способа подачи (в бумажном или электронном виде).
Внимание! Страхователи, применяющие АУСН, представлять сведения о начисленных страховых взносах на "травматизм" не должны
— Сведения о страховом стаже подаются по форме из подраздела 1.2 подраздела 1 единой формы ЕФС-1.
До 1 января 2023 года они подавались по форме СЗВ-СТАЖ (последний раз форма подается в 2023 году за 2022 год в срок не позднее 1 марта 2023 года).
Данные сведения представляются в СФР в общем случае ежегодно не позднее 25 января года, следующего за отчетным годом.
Однако в течение года может также потребоваться заполнить и представить отчет в свое отделение СФР (например, когда кто-то из работников оформляет пенсию).
Подробный перечень отчетности для ИП.
Как оформить отпуск сотрудника?
Для оформления отпуска работнику необходимо составить график отпусков (форма № Т-7), приказ о предоставлении отпуска (форма № Т-6), записку-расчёт о предоставлении отпуска, где рассчитывается сумма отпускных (форма № Т-60). Работник предоставляет заявление об уходе в отпуск за две недели до его начала. Не позднее, чем за три календарных дня до начала отпуска, работнику нужно выплатить отпускные.
Как уволить сотрудника по собственному желанию?
Работник пишет заявление об увольнении по собственному желанию.
На основе заявления составляется приказ об увольнении, далее вносится запись в трудовую книжку: «Трудовой договор прекращён по инициативе работника, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
В последний день работы сотрудника с ним производится окончательный расчёт (зарплата, компенсация за неиспользованные дни отпуска), выдаётся трудовая книжка с записью об увольнении, справка о сумме зарплаты за два календарных года по форме 182-н, предшествовавших году увольнения, справка о доходах (ранее 2-НДФЛ), иные документы по просьбе сотрудника.