Сотрудники ООО

Какой договор заключить с сотрудником?

Гражданина можно нанять по трудовому и гражданско-правовому договору (ГПД) (договор на выполнение работ или оказание услуг, договор подряда).

Трудовой договор заключается при приеме в штат для выполнения определенных обязанностей. ГПД необходим, если физ. лицо выполняет какую-то разовую работу, то есть не на постоянной основе ( в т. ч. аренда имущества у физ. лица).

Скачать бланк трудового договора в сервисе можно в разделе «Сотрудники». Для этого в табличной части в списке работников нужно нажать на ссылку - имя сотрудника. На открывшейся странице в разделе Документы будет активная ссылка «Трудовой договор». Кроме того бланки Трудовых договоров по разным ситуациям можно просмотреть, заполнить и скачать в разделе Бланки и НПД на Главной странице в пункте Трудовые договоры

Прием на работу генерального директора

С генеральным директором - единственным учредителем - трудовой договор заключать не надо. 

Вопрос о выплате зарплаты спорный, прямых разрешений нет. При отсутствии выплат на практике ИФНС иногда приглашают для беседы и требуют начислять хотя бы минимальную зарплату (сумма зависит от региона). Отсутствие зарплаты можно объяснить отсутствием прибыли. Штраф за невыплату не установлен.

В целом пока организация еще не наберет обороты, чистой прибыли как таковой не будет, Вы не начисляете з/п, не платите з/п налоги, ежеквартально подаете нулевые отчеты в ПФ и ФСС.

Но если с генеральным директором заключен трудовой договор, выплачивать зарплату, перечислять все зарплатные налоги и взносы нужно в обязательном порядке. Подробнее вопрос рассмотрен в разделе "Гендиректор"

Оформление на работу генерального директора

Руководитель оформляется в в общем порядке.

Есть особенности только при оформлении единственного учредителя.
Трудовые отношения с таким директором как с работником оформляются решением единственного участника (см., например, Решение единственного участника о возложении на себя полномочий руководителя организации).
Если у генерального директора (директора) уже есть основное место работы в той же или другой организации, то в организации, в которой он является единственным учредителем, он может выполнять работу по должности генерального директора на условиях совместительства.
В решении единственного участника (учредителя) следует установить режим рабочего времени и времени отдыха директора (продолжительность ежедневной работы, время начала и окончания работы, рабочие и выходные дни, время предоставления перерыва для отдыха и питания и его продолжительность) (ст. 284 Трудового кодекса РФ). Также в решении следует определить условия оплаты труда при работе по совместительству (например, что оплата труда производится пропорционально отработанному времени) (ст. 285 Трудового кодекса РФ) (см., например, Решение единственного участника о возложении на себя полномочий руководителя организации по совместительству).

Отчётность за сотрудников

Налоговая инспекция

С 2023 г. введена новая форма отчета: Персонифицированные сведения о физических лицах. Актуальная форма (см. Образец) персонифицированных сведений является аналогом формы СЗВ-М, которая ранее, до 2023 года, ежемесячно представлялась в территориальное отделение Пенсионного фонда РФ в составе персонифицированных сведений.

Внимание! Страхователи, применяющие АУСН, ежемесячные персонифицированные сведения сдавать не должны

Сведения подаются ежемесячно в ИФНС по месту регистрации работодателя.

Срок подачи сведений – не позднее 25-го числа каждого месяца, следующего за истекшим. Первый раз такую форму организации (ИП) представляют за январь 2023 года 27 февраля 2023 года (25 февраля – выходной день).
При этом сведения за каждый третий месяц квартала можно представлять в составе квартального РСВ, отдельно от него или не представлять вовсе.

— Расчет 6-НДФЛ

сроки сдачи:

– за I квартал, полугодие, девять месяцев – не позднее 25-го числа месяца, следующего за соответствующим периодом (например, за I квартал 2023 года – не позднее 25 апреля, за девять месяцев – не позднее 25 октября 2023 года);
– за год – не позднее 25 февраля следующего года (например, за 2023 год – не позднее 26 февраля 2024 года, так как 25 февраля – выходной день).

Если срок представления приходится на выходной (нерабочий, праздничный) день, то днем окончания срока считается ближайший следующий за ним рабочий день.

— Расчет по страховым взносам (РСВ)

Представлять расчет нужно не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным (расчетным) периодом. То есть РСВ сдается в указанный срок после окончания I квартала, полугодия, девяти месяцев и календарного года независимо от способа подачи (в бумажном или в электронном виде).

По общему правилу, если срок представления расчета приходится на выходной, нерабочий праздничный и (или) нерабочий день, то он переносится на ближайший следующий за ним рабочий день.

Единый Социальный фонд России

— ЕФС-1: Сведения о трудовой деятельности

До 1 января 2023 года они подавались по форме СЗВ-ТД (последний раз форма подается в 2023 году по ряду кадровых событий за декабрь 2022 года в срок не позднее 16 января 2023 года).

Форма представляется в СФР в сроки, установленные в зависимости от основания:

– в случае перевода на другую постоянную работу (иных кадровых мероприятий) или подачи работником заявления о продолжении ведения страхователем трудовой книжки в бумажном виде либо о представлении ему страхователем сведений о трудовой деятельности – не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором был издан приказ (распоряжение), документ или принято иное решение, которые подтверждают оформление перевода на другую постоянную работу, либо подано соответствующее заявление;

– в случаях приема на работу и увольнения работника, а также при приостановлении и возобновлении действия трудового договора – не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения), иных решений или документов, подтверждающих оформление или прекращение трудовых отношений;

– при заключении (прекращении) ГПД – не позднее рабочего дня, следующего за днем заключения (прекращения) с застрахованным лицом соответствующего договора.

Внимание! Поскольку в части сведений о трудовой деятельности ЕФС-1 выполняет также функцию электронной трудовой книжки, то заполняется эта форма на всех лиц (зарегистрированных), в том числе не застрахованных в системе обязательного страхования.

— ЕФС-1: Сведения о взносах на травматизм (раздел 2 "Сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний") (до 2023 г. — расчет по форме 4-ФСС).

Представлять сведения о начисленных взносах на "травматизм" нужно не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным (расчетным) периодом. То есть сведения подаются в указанный срок после окончания I квартала, полугодия, девяти месяцев и календарного года независимо от способа подачи (в бумажном или электронном виде).

Внимание! Страхователи, применяющие АУСН, представлять сведения о начисленных страховых взносах на "травматизм" не должны

— Сведения о страховом стаже подаются по форме из подраздела 1.2 подраздела 1 единой формы ЕФС-1.

До 1 января 2023 года они подавались по форме СЗВ-СТАЖ (последний раз форма подается в 2023 году за 2022 год в срок не позднее 1 марта 2023 года).

Данные сведения представляются в СФР в общем случае ежегодно не позднее 25 января года, следующего за отчетным годом.

Однако в течение года может также потребоваться заполнить и представить отчет в свое отделение СФР (например, когда кто-то из работников оформляет пенсию).

— Подтверждение основного вида деятельности

Для установления ставки по взносам по травматизму

Представлять (за исключением вновь созданных организаций) нужно в срок не позднее 15 апреля текущего года (т.е. года, на который устанавливается страховой тариф) следующие документы:
– заявление о подтверждении основного вида экономической деятельности;
– справку-подтверждение основного вида экономической деятельности;
– копию пояснений к бухгалтерскому балансу за предыдущий год (кроме малых (в т. ч. микро-) предприятий).

ИП такой вид отчета не сдают.

Как оформить отпуск сотрудника?

Для оформления отпуска работнику необходимо составить график отпусков (форма № Т-7), приказ о предоставлении отпуска (форма № Т-6), записку-расчёт о предоставлении отпуска, где рассчитывается сумма отпускных (форма № Т-60). Работник предоставляет заявление об уходе в отпуск за две недели до его начала. Не позднее, чем за три календарных дня до начала отпуска, работнику нужно выплатить отпускные.

Как уволить сотрудника по собственному желанию?

В общем случае, при увольнении работник пишет заявление об увольнении по собственному желанию. На основе заявления составляется приказ об увольнении, далее вносится запись в трудовую книжку: «Трудовой договор прекращён по инициативе работника, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Какие документы выдаются сотруднику при увольнении?

В последний день работы сотрудника с ним производится окончательный расчёт (зарплата, компенсация за неисползованные отпуска), выдаётся трудовая книжка, если она ведется в бумажном виде, иные документы по просьбе сотрудника.

С 2023 года работодатель должен также выдать следующие документы:

– расчетный листок по зарплате (окончательному расчету при увольнении);

– сведения о трудовой деятельности работника по форме СТД-Р (если на работника сведения о его трудовой деятельности ведутся в электронном виде).

Вместе с тем аналогичные сведения по форме СТД-СФР из приложения № 2 к Приказу Минтруда России № 713н от 10 ноября 2022 г. работник может получить через личный кабинет на сайте СФР (на бумаге или в электронном виде), в МФЦ (на бумаге) либо на сайте госуслуг (в электронной форме).

– сведения персонифицированного учета

страхователь в течение трех календарных дней со дня обращения к нему застрахованного лица или в день прекращения с этим лицом трудовых (гражданско-правовых) отношений обязан выдать надлежащим образом заверенные копии сведений персонифицированного учета и сведений о доходах и начисленных взносах, а именно:
– из отчетности ЕФС-1 (сведения о трудовой деятельности, страховом стаже);
– из формы персонифицированных сведений о физических лицах и раздела 3 РСВ.

Период, за который работодатель должен передать работнику копии указанных персонифицированных сведений, законодательством не установлен.
Поэтому при предоставлении сведений работнику при его увольнении целесообразно следовать запросу данного работника и предоставить копии персонифицированных сведений, например, в виде выписки из формы, в которой содержатся только данные заявителя за весь запрашиваемый им период, отработанный у работодателя (на случай, если указанные сведения не отражены на его индивидуальном лицевом счете).

Обратите внимание: работник может самостоятельно контролировать представление работодателем персонифицированной отчетности в отношении него. Например, через сервис "Личный кабинет гражданина" на сайте СФР, многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг (МФЦ) или через государственную информационную систему "Единый портал государственных и муниципальных услуг".

 

Оптимальный вариант

Если в сведениях индивидуального (персонифицированного) учета содержатся неполные сведения о периодах работы либо отсутствуют сведения об отдельных периодах работы, то подтвердить периоды работы можно в общем порядке. А именно данными трудовой книжки, трудовым договором, справками от работодателя и др.

При утрате первичной документации о стаже и заработке до 2002 года по причине стихийного бедствия или вследствие небрежного ее хранения, умышленного уничтожения и других подобных причин Пенсионный фонд РФ допускает установление периода работы на основании показаний двух и более свидетелей, работавших с заявителем в одной организации. В этом случае важна причина несохранности документов. Если они утрачены в связи со стихийным бедствием, то по свидетельским показаниям устанавливается весь период работы без ограничения. Если же документы утрачены вследствие небрежного хранения или умышленного уничтожения, то продолжительность стажа, установленная по свидетельским показаниям, не может превышать половины требуемого для назначения пенсии стажа.
В качестве доказательства получения зарплаты за этот период могут быть приняты документы, косвенно подтверждающие заработанные суммы (расчетные книжки, партийные, комсомольские, профсоюзные билеты, учетные карточки, приказы и т.д.). Характер работы и зарплата свидетельскими показаниями не подтверждаются.

– справку о доходах и НДФЛ при увольнении.

Следует учесть, что с 1 января 2023 года работодатель больше не обязан выдавать работнику справку о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности), по форме, утв. Приказом Минтруда России № 182н от 30 апреля 2013 г. Данная форма упразднена. Вместе с тем у застрахованного лица осталось право обратиться к страхователю за информацией о начисленных взносах.

Если выдать работнику в день увольнения документы, связанные с его работой, невозможно (например, по причине его отсутствия), то работодатель вправе направить их почтовой корреспонденцией. Получать согласие работника на отправку таких документов по почте не нужно (однако можно уведомить работника об отправке, например, по телефону) (вопрос № 3 Обзора Роструда за март от 8 апреля 2021 г.).

Следует также учесть, что есть документы, которые выдаются работнику при увольнении по его письменному заявлению.

За неисполнение обязанности по выдаче документов работнику при увольнении к работодателю может быть применена ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ за нарушение трудового законодательства.