Смерть сотрудника и что с ней связано
Порядок расторжения трудового договора в связи со смертью
После получения от родственников умершего работника свидетельства о смерти по установленной форме работодатель вправе издать приказ о прекращении трудового договора (см. Образец). С этого свидетельства кадровой службе (отделу кадров, отделу персонала) нужно снять копию для помещения ее в личное дело работника, если оно ведется работодателем, либо в папку "Основания к приказам по личному составу).
Необходимо учитывать, что со слов родственников (других граждан) без представления подтверждающих документов оформлять прекращение трудового договора с умершим работником нельзя. Например, недостаточно одного только устного сообщения по телефону от родственников.
Если получить свидетельство о смерти не удается, работник кадровой службы может обратиться в отдел ЗАГС с письменным запросом и получить архивную справку о смерти по форме № 34, утв. Постановлением Правительства РФ № 1274 от 31 октября 1998 г. В такой справке содержатся реквизиты свидетельства о смерти, необходимые для прекращения трудовых отношений с умершим работником.
Смерть работника является основанием для прекращения трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон. Поэтому датой расторжения трудового договора является день смерти независимо от того, когда работодатель получил соответствующее свидетельство. Это правило действует и в случае наступления смерти в нерабочий день (праздничный, выходной, отпускной, день временной нетрудоспособности). В данной ситуации документальное оформление прекращения трудового договора допускается "задним числом".
Приказ о прекращении трудового договора и запись в трудовой книжке нужно датировать днем смерти работника (например, 5 января 2018 года). Есть и другой вариант: датировать приказ о прекращении трудового договора датой предъявления свидетельства о смерти (например, 26 февраля 2018 года), а в самом приказе в графе "Основание" указать: "Трудовой договор прекращен 05.01.2018 в связи со смертью работника, пункт 6 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации".
Однако в трудовой книжке должна быть указана дата прекращения трудового договора с работником, а не дата внесения записи – это предусмотрено порядком заполнения трудовой книжки (п. 5.1 Инструкции, утв. Постановлением Минтруда России № 69 от 10 октября 2003 г.). Поэтому в графе 2 трудовой книжки в любом случае ставится дата смерти работника (например, "05.01.2018"). В графе 4 приводится ссылка на приказ о расторжении трудового договора, указываются его дата и номер.
Подписи работника на приказе об увольнении не будет, поскольку его невозможно ознакомить с приказом об увольнении под подпись. В приказе не могут расписаться и родственники умершего работника.
Окончательный расчет по зарплате и другим выплатам, полагающимся умершему работнику
Окончательный расчет по зарплате и другим выплатам, полагающимся умершему работнику, производится с членом его семьи (совместно проживавшим с умершим) или лицом, находившимся на иждивении умершего на день его смерти (независимо от факта совместного проживания) (ст. 141 Трудового кодекса РФ, ст. 1183 Гражданского кодекса РФ). Членами семьи являются:
– супруги;
– родители (усыновители);
– дети (в т. ч. усыновленные).
Членами семьи также могут быть признаны братья и сестры, дедушка и бабушка, внуки, пасынок и падчерица.
К выплатам, которые нужно выдать родственникам умершего работника, относятся:
– зарплата за отработанное время, не полученная ко дню прекращения трудового договора;
– компенсация за неиспользованные отпуска (при их наличии);
– суммы пособий, не полученных работником ко дню смерти (например, пособие по временной нетрудоспособности);
– другие денежные средства (не являющиеся зарплатой), выплата которых обусловлена трудовым договором с умершим работником (например, компенсация за использование личного имущества работника в интересах работодателя и др.).
Выдача зарплаты и других сумм, причитающихся умершему работнику, в данном случае производится не позднее недельного срока со дня подачи работодателю следующих документов:
– свидетельства о смерти работника;
– письменного заявления о выплате причитающихся работнику сумм (см. Заявление о выплате сумм, причитающихся умершему работнику);
– паспорта или другого документа, удостоверяющего личность заявителя;
– документа, подтверждающего факт родства с умершим работником (свидетельства о браке, свидетельства о рождении), если в документе, удостоверяющем личность, отсутствует необходимая информация.
Кроме того, родственникам умершего работника в связи с его смертью работодателем могут выплачиваться:
– социальное пособие на погребение, если родственник или иное лицо похоронили умершего за свой счет и обратились к работодателю с заявлением о выплате пособия. Указанное пособие выплачивается за счет ФСС России;
– материальная помощь в связи со смертью работника (если такая выплата предусмотрена в коллективном договоре (см. Коллективный договор) или локальном нормативном акте работодателя (см. Положение об оказании материальной помощи работникам) либо решение о выплате принял руководитель организации).
Внесение в трудовую книжку записи о смерти и ее выдача
Трудовую книжку умершего работника с внесенной в нее записью о прекращении трудового договора в связи с его смертью (п. 6 ч. 1 ст. 83 Трудового кодекса РФ) нужно выдать на руки одному из родственников работника под расписку (см. Расписку члена семьи в получении трудовой книжки работника) или направить ее по почте по адресу, который указан в письменном заявлении родственника (см. Заявление о согласии на отправку по почте трудовой книжки умершего работника).
Подписи работника за получение трудовой книжки не будет в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Помимо трудовой книжки работодатель обязан выдать родственнику работника другие документы при прекращении трудового договора. Также родственнику работника по его заявлению выдаются документы, связанные с работой.