Стандартные вычеты на сотрудника
Лица, имеющие право на стандартный вычет
Стандартный вычет на работника могут получить только определенные категории работников. В зависимости от этого нужно различать:
– категории работников, которые имеют право на получение вычета в размере 3000 руб.(полный перечень лиц приведен в абз. 2-15 пп. 1 п. 1 ст. 218 Налогового кодекса РФ)
– категории работников, которые имеют право на получение вычета в размере 500 руб.(полный перечень лиц приведен в абз. 2 – 16 пп. 2 п. 1 ст. 218 Налогового кодекса РФ).
Критерии применения вычетов
Для предоставления вычета на работника должны соблюдаться следующие условия:
– работник (гражданин) является резидентом;
– доходы работника, полученные от организации (индивидуального предпринимателя), облагаются по ставке 13 процентов;
– получено заявление от работника о предоставлении вычета, а также есть документы, подтверждающие право работника на него.
Подтверждение: п. 3 ст. 210, п. 3 ст. 218 Налогового кодекса РФ.
При этом вычет не предоставляется по доходам, полученным:
– резидентом от источников за пределами территории России;
– от операций купли-продажи ценных бумаг;
– от долевого участия в организации (в виде дивидендов);
– участниками азартных игр и участниками лотерей в виде выигрыша.
Документы, необходимые для оформления вычетов
Чтобы предоставлять работнику стандартные вычеты, необходимо получить от него заявление и документы, подтверждающие право на вычет (как в отношении вычета в размере 3000 руб., так и для вычета в размере 500 руб.).
Форма заявления гражданина о предоставлении вычета законодательством не утверждена. Поэтому составлено оно может быть в свободной форме, см., например,
Заявление работника о получении у налогового агента стандартного вычета по НДФЛ в размере 500 руб.).
Заявление работника о получении у налогового агента стандартного вычета по НДФЛ в размере 3000 руб.).
Оформлять такое заявление ежегодно не обязательно. То есть одно заявление может являться основанием для применения стандартного налогового вычета в течение нескольких лет. Однако при этом одновременно должны быть соблюдены следующие условия:
– право на получение стандартного вычета у работника не изменилось;
– заявление является бессрочным (т.е. период окончания предоставления вычетов в нем не указан).
Кроме заявления работник должен представить документы, подтверждающие право на вычет (абз. 1 п. 3 ст. 218 Налогового кодекса РФ). Конкретный перечень подтверждающих документов законодательством не установлен.
Вместе с тем в данном случае такие документы должны свидетельствовать, что работник относится к категории граждан, которым предоставлено право на применение стандартного вычета в размере 500 руб. или 3000 руб.
В частности, такими документами могут быть:
– для граждан, которые являются Героями СССР или Героями России, – удостоверение Героя СССР или Героя России, утв. Указом Президента РФ № 1099 от 7 сентября 2010 г.;
– для граждан – участников Великой Отечественной войны – удостоверение участника Великой Отечественной войны, выданное в соответствии с Постановлением ЦК КПСС и Совета Министров СССР № 907 от 10 ноября 1978 г.;
– для инвалидов – справка, утв. Приказом Минздравсоцразвития России № 1031н от 24 ноября 2010 г. (письмо Минфина России № 03-04-05/8-284 от 26 марта 2013 г.);
– для участников боевых действий из числа лиц, выполнявших интернациональный долг в Республике Афганистан, других странах, граждан, принимавших участие в соответствии с решениями органов государственной власти РФ в боевых действиях на территории России, перечисленных в Федеральном законе № 5-ФЗ от 12 января 1995 г. (ст. 3 Федерального закона № 5-ФЗ от 12 января 1995 г.), – удостоверение, утв. Постановлением Правительства РФ № 763 от 19 декабря 2003 г.
– для граждан, принимавших участие в работах по ликвидации последствий катастрофы на Чернобыльской АЭС, – удостоверение;
– для граждан, принимавших участие в работах по ликвидации последствий аварии в 1957 году на производственном объединении "Маяк" и сбросов радиоактивных отходов в реку Теча, – удостоверение или справка;
– для граждан, проживавших на территориях, которые подверглись радиоактивному загрязнению вследствие аварии в 1957 году на производственном объединении "Маяк" и сбросов радиоактивных отходов в реку Теча, – удостоверение или справка;
– для граждан, эвакуированных из зоны радиоактивного загрязнения вследствие аварии в 1957 году на производственном объединении "Маяк" и сбросов радиоактивных отходов в реку Теча, – удостоверение;
– для инвалидов Великой Отечественной войны – удостоверение инвалида Великой Отечественной войны.
Ограничения для применения вычетов
Ограничение по доходу для данного типа вычета отсутствует. Т.е. если сумма дохода сотрудника с начала года нарастающим итогом превысит 350 тыс. руб., то вычет продолжает предоставляться, т.к. данное ограничение установлено только для вычета на ребенка.
Внимание! Если гражданин имеет право получать вычеты по нескольким основаниям, то ему предоставляется больший из них. То есть получать одновременно вычеты в размере 3000 руб. и 500 руб. нельзя.
Налоговый агент предоставляет стандартный вычет на работника ежемесячно в течение каждого налогового периода (календарного года) с месяца, в котором у работника возникло право на такой вычет, при условии представления им всех необходимых документов.
Прекратить предоставлять указанный вычет в текущем году нужно:
– с месяца утраты права на него (например, смерти работника);
– либо по окончании года. Перенос суммы недополученного вычета в связи с превышением суммы вычетов над суммой дохода по итогам года на следующий календарный год не предусмотрен. В этом случае налоговая база по итогам года признается равной нулю (п. 3 ст. 210 Налогового кодекса РФ). С начала нового налогового периода вычет предоставляется вновь (при условии наличия права на него).
Способы получения вычета
Получить вычеты можно либо у работодателя, либо в налоговой инспекции.
1. Вычет через работодателя предоставляется в течение года. Для этого сотруднику надо предоставить заявление и пакет документов на вычет, указанный в п.3 «Документы, необходимые для оформления вычетов».
Если организация – налоговый агент не предоставляла вычет в течение года либо предоставляла его в меньшем размере, то по окончании налогового периода работник может обратиться за его получением в налоговую инспекцию по месту своего жительства (п. 4 ст. 218 Налогового кодекса РФ).
2. Вычет через налоговую предоставляется по месту жительства работника.
Для этого в любой момент после окончания календарного года, за который заявляется вычет сотруднику требуется подать в свою налоговую:
– налоговую декларацию по форме 3-НДФЛ, утв. Приказом ФНС России № ЕД-7-11/903 от 15 октября 2021 г.;
– справку о доходах – по доходам, полученным от налогового агента;
– документы, подтверждающие право на вычет, в зависимости от вида вычета.
Максимальный срок, в который налоговая вернет вычет на ваш счет составляет 4 месяца (3 месяца на камеральную проверку декларации и 1 месяц на сам возврат). Для возврата в налоговую нужно будет подать вместе с декларацией, либо после ее проверки заявление с указание реквизитов вашего счета (наличными вычет не выплачивается).
Как предоставлять стандартный налоговый вычет, если заявление о его получении работник подал не с начала года?
Предоставлять нужно в следующем порядке.
При определении налогооблагаемой базы по НДФЛ доходы работника, облагаемые по ставке 13 процентов, можно уменьшить, в частности, на стандартные налоговые вычеты (п. 3 ст. 210 Налогового кодекса РФ).
Данные вычеты предоставляет работодатель – налоговый агент (или один из налоговых агентов, если их несколько, по выбору гражданина) в течение каждого налогового периода (календарного года) на основании письменного заявления и документов, подтверждающих право на вычет (абз. 1 п. 3 ст. 218 Налогового кодекса РФ). Делать это необходимо ежемесячно в течение налогового периода (т.е. за каждый месяц календарного года) с учетом того, что до конца налогового периода работник может потерять право на вычет (как на ребенка, так и на себя) (п. 1 ст. 218 Налогового кодекса РФ). При этом право работника на получение вычетов в течение года не зависит от:
– наличия или отсутствия у него доходов в конкретном месяце налогового периода (вычеты предоставляются с учетом периода отсутствия дохода);
– месяца, в котором работник подал соответствующие заявление и документы. Кроме того, Налоговый кодекс РФ не содержит положений, устанавливающих срок подачи налоговому агенту заявления о получении стандартного вычета.
Если гражданин работает с начала года, но заявление и соответствующие документы представил в течение года (например, в апреле), то работодатель вправе предоставить ему стандартные вычеты с начала года (п. 1 письма Минфина России № 03-04-06/8-118 от 18 апреля 2012 г. (в части предоставления стандартного вычета на ребенка работнику, который подал заявление не с начала года) – его выводы верны и в отношении стандартных вычетов на работника).
В этом случае вычет предоставляется начиная с месяца, в котором работник обратился за ним, применительно ко всей сумме дохода работника, рассчитанной нарастающим итогом с начала года, с зачетом ранее удержанной суммы налога.
Оптимальный вариант
Если работник подал заявление о предоставлении стандартного вычета и соответствующие документы не с начала года, целесообразно попросить его сделать в заявлении оговорку о предоставлении вычета с начала налогового периода (т.е. с января соответствующего года).
Таким образом, если в результате пересчета налоговой базы по НДФЛ у работника возникнет переплата по налогу на конец года, то в таком случае она признается излишне удержанной суммой и подлежит возврату в порядке, установленном ст. 231 Налогового кодекса РФ. Переплатой при этом считается налог, удержанный работодателем из доходов работника до момента получения соответствующих документов, заявления и не зачтенный в течение налогового периода.
Подтверждение: письма Минфина России № 03-04-06/8-207 от 23 июля 2012 г., № 03-04-06/8-80 от 27 марта 2012 г.
Если работодатель – налоговый агент не предоставлял вычет в течение года (например, работник не подавал заявления) либо через работодателя были заявлены не все стандартные вычеты, то по окончании налогового периода работник может обратиться за получением непредоставленного вычета в налоговую инспекцию по месту своего жительства (п. 4 ст. 218 Налогового кодекса РФ). При этом до истечения текущего года переплата НДФЛ не может быть возвращена работнику в порядке ст. 78 Налогового кодекса РФ. Это объясняется тем, что получение стандартного налогового вычета является правом работника, а не обязанностью, соответственно, до его обращения за предоставлением стандартного вычета не возникает излишне уплаченного налога. Излишне уплаченный НДФЛ в данном случае определяется по итогам года (п. 4 ст. 218 Налогового кодекса РФ). Соответственно, заявление о возврате суммы излишне уплаченного налога может быть подано в течение трех лет после окончания года, когда сформировалась переплата (п. 7 ст. 78 Налогового кодекса РФ).
Подтверждение: письмо Минфина России № 03-04-05/45609 от 18 июля 2017 г.