Выплата отпускных (сроки, оформление)

Сроки.

Начислять и выплачивать нужно не позднее, чем за три календарных дня до начала отпуска работника.

Работодатель обязан оплатить работнику ежегодный отпуск не позднее чем за три дня до его начала (ч. 9 ст. 136 Трудового кодекса РФ). При этом положения ст. 136 Трудового кодекса РФ не содержат конкретных указаний, в каких днях следует определять минимальный срок, установленный для оплаты отпускных: в рабочих или календарных.

Мнение Минтруда России и Роструда: минимальный срок, установленный для выплаты отпускных, следует определять в календарных днях. Трудовой кодекс РФ содержит указание сроков как в календарных, так и в рабочих днях. При этом в большинстве случаев для определения сроков используются календарные дни (например, в ч. 2 ст. 36, ч. 8 ст. 48, ч. 1 ст. 79, ч. 1 ст. 115 Трудового кодекса РФ). Определение сроков в рабочих днях встречается реже и скорее является исключением (например, в ч. 5 ст. 37, ч. 4 ст. 60.2 Трудового кодекса РФ). В такой ситуации минимальный срок, установленный для выплаты отпускных, следует определять в календарных днях. При этом в срок, который определяется в календарных днях, включаются в том числе и нерабочие дни (ч. 3 ст. 14 Трудового кодекса РФ).

Кроме того, нужно учитывать следующее правило о сроке выдачи отпускных: если день выплаты отпускных совпадает с выходным (нерабочим) днем, то выплачивать их нужно накануне (ст. 136 Трудового кодекса РФ). Так, если работник уходит в отпуск 16 сентября 2014 года (вторник), то отпускные ему нужно выплатить не позднее 13 сентября (суббота). Однако если суббота по графику работодателя является нерабочим днем, то выплатить отпускные нужно не позднее 12 сентября 2014 года (пятница).

Вывод: начислять и выплачивать работнику сумму отпускных за ежегодный отпуск нужно не позднее, чем за три календарных дня до его начала. Вместе с тем Трудовой кодекс РФ не запрещает производить выплату отпускных в более ранний срок.

Нарушением трёхдневного срока, установленного в ст. 136 Трудового кодекса РФ, является выплата отпускных в пятницу по отпуску, предоставленному с понедельника следующей недели.

Например, выплата 19.07.2024 года (пятница) по отпуску, предоставленному с 22.07.2024 года (понедельник). В данном случае оплата отпуска в срок не позднее чем за три дня до указанной даты не произведена.

Это означает, что выплата должна производиться за 4 календарных дня или за 72 часа до начала отпуска (с учётом правила переноса даты в случае совпадения с выходными).

Документальное оформление.

В общем случае отпуска работникам предоставляются по утвержденному графику отпусков. График отпусков издается по унифицированной либо самостоятельно утвержденной работодателем форме. Если работодатель примет решение использовать формы, разработанные Госкомстатом России, график отпусков он должен составить по форме № Т-7.

Если на момент составления графика работники или работодатель затрудняются с конкретными датами предоставления отпусков, в графике отпусков могут быть указаны не конкретные даты, а месяц предоставления отпуска (с возможностью внесения изменений в дальнейшем).

График отпусков на следующий календарный год нужно составить и утвердить не позднее чем за две недели до начала календарного года, то есть не позднее 17 декабря текущего года. График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работников.

Процедура предоставления отпуска работнику включает в себя следующие действия:

1)  издание приказа о предоставлении отпуска работнику по форме № Т-6 (см. Образец).

Приказ издается на основании графика отпусков, утвержденного работодателем. С утвержденным приказом (распоряжением) нужно ознакомить под подпись работника (работников), уходящего (уходящих) в отпуск.
2)  расчет и выплата отпускных.

При расчете и выплате работнику отпускных составляется записка-расчет по самостоятельно разработанной или унифицированной форме. Если работодатель примет решение использовать формы, разработанные Госкомстатом России, записку-расчет нужно составить по форме № Т-60.
3) внесение информации об отпуске в кадровые документы.

Внести информацию об отпуске необходимо:
– в личную карточку. Сведения о предоставляемых работнику отпусках, количестве календарных дней отпуска, датах начала и окончания отпуска, а также об основании предоставления отпуска (реквизиты приказа о предоставлении отпуска) необходимо вносить в раздел VIII "Отпуск" личной карточки работника;
– в лицевой счет работника, составленный по самостоятельно разработанной или унифицированной форме (формы № Т-54, № Т-54а);
– в табель учета рабочего времени. При использовании унифицированной формы в нем нужно проставить буквенный код "ОТ" или цифровой код "09", если предоставляется ежегодный основной оплачиваемый отпуск, либо буквенный код "ОД" или цифровой код "10", если предоставляется ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск.

Если работник идет в отпуск строго по графику отпусков, его следует известить о времени начала отпуска не позднее чем за две недели до его начала (ч. 3 ст. 123 Трудового кодекса РФ). Заявление о предоставлении отпуска в этом случае работник может не писать, если правило о написании заявления не установлено работодателем для всех без исключения работников, уходящих в отпуск.

Если работник идет в отпуск не по графику, а на основании заявления, работодатель не всегда может выполнить требования ч. 3 ст. 123 Трудового кодекса РФ – известить работника о дате начала отпуска не позднее, чем за две недели до его начала. В данной ситуации по сути работник уведомляет работодателя, написав заявление о предоставлении отпуска вне графика (см. Заявление о предоставлении ежегодного отпуска). При согласии работодателя с датой начала отпуска эта дата считается согласованной сторонами. Согласие работодателя с датой начала отпуска выражается резолюцией уполномоченного лица (например, руководителя организации) на заявлении работника о предоставлении отпуска.

Заявление о предоставлении отпуска должно быть написано работником с учетом указанного выше срока выплаты отпускных, то есть не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска работника. Это необходимо, чтобы работодатель при выплате отпускных не нарушал требования трудового законодательства.