Как отчитаться по ЕФС-1 (аналог СЗВ-СТАЖ) без проблем

Сведения о страховом стаже подаются ежегодно в СФР по месту регистрации в качестве страхователя.
Они входят в состав ЕФС-1 (подраздел 1.2 подраздела 1 "Сведения о страховом стаже"), форма и порядок заполнения которой утверждены Приказом СФР № 2281 от 17 ноября 2023 г. Формат сведений для формы ЕФС-1 (в т. ч. для подраздела 1.2 подраздела 1) утвержден Приказом СФР № 2315 от 23 ноября 2023 г.

Приказ СФР № 2281 от 17 ноября 2023 г., утвердивший форму ЕФС-1 (в состав которой входит в т. ч. подраздел 1.2 подраздела 1 "Сведения о страховом стаже"), действует с 1 января 2024 года. Поэтому формально отчитаться по сведениям о страховом стаже за 2023 год в 2024 году надо по форме, утв. Приказом СФР № 2281 от 17 ноября 2023 г.

Актуальная форма (см. Образец) сведений о страховом стаже является аналогом формы СЗВ-СТАЖ, которая ранее в общем случае ежегодно представлялась в территориальное отделение Пенсионного фонда РФ в составе персонифицированных сведений.

Обратите внимание! Изначально для представления сведений о страховом стаже вместо устаревшей формы СЗВ-СТАЖ была утверждена форма из подраздела 1.2 ЕФС-1 (утв. Постановлением Правления Пенсионного фонда РФ № 245п от 31 октября 2022 г.). На этом бланке следовало подать сведения в течение 2023 года при наступлении определенных событий. Новый бланк для формирования сведений (утв. Приказом СФР № 2281 от 17 ноября 2023 г.) практически дублирует предшественника, но с некоторым изменениями: в частности, было дополнено поле с типом сведений "Назначение выплат по ОСС". Форма с этим типом представляется на застрахованное лицо, которое подало заявление о предоставлении отпуска по беременности и родам или отпуска по уходу за ребенком. В этом случае, независимо от наличия основания, сведения надо подать в течение года (начиная с отчетности за 2024 год) (как при назначении пенсии).
Поэтому заполнение за 2023 год (за расчетный период) на новом бланке практически не отличается от заполнения форм, которые подавались в течение 2023 года (при необходимости) на прежнем бланке (утв. Постановлением Правления Пенсионного фонда РФ № 245п от 31 октября 2022 г.).

Внимание! Страхователи, применяющие АУСН, не освобождены от обязанности по представлению сведений (пп. 3 п. 2, п. 3 ст. 11 Федерального закона № 27-ФЗ от 1 апреля 1996 г., ст. 18 Федерального закона № 17-ФЗ от 25 февраля 2022 г.).

Кто представляет и в отношении кого

Сведения о страховом стаже из ЕФС-1 являются одной из форм персонифицированной отчетности. Поэтому эту форму представляют плательщики страховых взносов (страхователи) – работодатели (наниматели), в том числе организации (обособленные подразделения (ОП), наделенные соответствующими полномочиями), ИП (кроме сведений о себе), физические лица, не являющиеся ИП.

Данные сведения заполняются в отношении определенной категории застрахованных лиц (работников (исполнителей по ГПД)) (перечисленных в п. 3 ст. 11 Федерального закона № 27-ФЗ от 1 апреля 1996 г.), которые в отчетном периоде, в частности:

– выполняли работу, дающую право на досрочное назначение страховой пенсии;
– имели периоды простоя или отстранения от работы;
– имели периоды освобождения от работы с сохранением места работы (должности) на время исполнения государственных или общественных обязанностей;
– находились в отпуске по уходу за ребенком в возрасте от полутора до трех лет, в отпуске без сохранения зарплаты и др.

В остальных случая сведения о страховом стаже подавать не нужно (общий стаж в ИЛС будет формироваться автоматизированно на основании данных персонифицированного учета, в т.ч. на основании представленных страхователем подраздела 1.1 формы ЕФС-1 ).

Обратите внимание! Представление действующим страхователем сведений о страховом стаже на всех застрахованных лиц, в том числе при отсутствии установленных оснований для их подачи, не является нарушением.

Подтверждение: п. 2 ст. 8, ст. 1, п. 2, 3 ст. 11 Федерального закона № 27-ФЗ от 1 апреля 1996 г., п. 6, 55 Порядка, утв. Приказом СФР № 2281 от 17 ноября 2023 г.

Порядок представления

Представлять сведения о страховом стаже нужно в территориальное отделение СФР по месту регистрации:
– для ИП-страхователя – по месту его жительства;
– для организаций-страхователей – по своему месту нахождения.
Исключение – организации с ОП. Если ОП отвечает признакам самостоятельности (поставлено на учет), то сведения о трудовой деятельности надо сдавать в отделение СФР по месту нахождения ОП в отношении лиц, работающих в нем.

Кроме того, копии сведений (в виде выписки) выдаются работнику (исполнителю по гражданско-правовому договору) по его заявлению.

Подтверждение: п. 1, 12 ст. 11 Федерального закона № 27-ФЗ от 1 апреля 1996 г.,

Доступны два способа представления сведений: на бумаге или в электронной форме. В электронном виде обязаны сдавать отчет страхователи с численностью (в т. ч. исполнителей по ГПД) более 10 человек за отчетный период.
Сведения могут быть представлены страхователем лично либо через законного или уполномоченного представителя, действующего на основании доверенности (в т. ч. сформированной в электронном виде).
Подтверждение: п. 2 ст. 8, п. 10 ст. 11 Федерального закона № 27-ФЗ от 1 апреля 1996 г.

Срок представления

Форма сведений о страховом стаже в общем случае является ежегодной, по ней нужно отчитаться не позднее 25 января года, следующего за отчетным годом (например, за 2023 год – 25 января 2024 года).

Однако в течение года может также потребоваться заполнить и представить отчет в свое отделение СФР. Например, когда кто-то из работников оформляет пенсию. Подать страхователю указанные сведения с типом "Назначение пенсии" нужно в течение трех календарных дней со дня поступления к нему запроса от СФР либо обращения работника.

Кроме того, сведения о стаже следует сдать до окончания года, в частности, если в течение года (например, в ноябре 2024 года):
– застрахованное лицо подало заявление о предоставлении отпуска по беременности и родам или отпуска по уходу за ребенком. Сведения следует подать в течение трех рабочих дней со дня получения заявления;
– происходит ликвидация организации, прекращение деятельности в качестве индивидуального предпринимателя. Тогда сведения о стаже нужно подать в течение одного месяца со дня утверждения промежуточного ликвидационного баланса организации, принятия решения о прекращении деятельности в качестве ИП (но не позднее дня подачи документов для регистрации исключения из ЕГРЮЛ (ЕГРИП));
– произошла ликвидация в случае применения процедуры банкротства страхователя (организации, ИП). Тогда сведения необходимо направить до представления в Арбитражный суд РФ отчета конкурсного управляющего о результатах конкурсного производства;
– происходит реорганизация. В этом случае сведения надо было подать в течение одного месяца со дня утверждения передаточного акта, но не позднее дня представления в налоговую инспекцию документов для регистрации реорганизации.

При этом в отношении застрахованных лиц, на которых были представлены формы с типами сведений "Назначение пенсии" и "Назначение выплат по ОСС", также следует представить сведения о стаже по итогам года (например, за 2024 год) с типом "Исходная".

Подтверждение: п. 2, 3, 11 ст. 11 Федерального закона № 27-ФЗ от 1 апреля 1996 г., п. 55 Порядка, утв. Приказом СФР № 2281 от 17 ноября 2023 г.

В законодательстве об индивидуальном (персонифицированном) учете нет специальных норм о переносе сроков, если последний день срока приходится на день, признаваемый выходным, нерабочим праздничным и (или) нерабочим днем.

Мнение Пенсионного фонда РФ (разъяснения даны в отношении прежней формы СЗВ-ТД – их выводы можно распространить и на другие персотчеты, в т. ч. в действующей форме): если крайний срок приходится на нерабочий выходной или праздничный день, он переносится на ближайший рабочий день, следующий за выходным (нерабочим праздничным) днем.
Подтверждение: информация Пенсионного фонда РФ от 22 января 2020 г.

Порядок заполнения

По общему правилу страхователь должен заполнить и представить:
– титульный лист;
– подраздел 1 раздела 1 "Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате зарегистрированного лица (ЗЛ)";
– подраздел 1.2 подраздела 1 "Сведения о страховом стаже".

Дополнительно может потребоваться оформить подраздел 2 раздела 1 формы, если сведения подаются на работников, которые заняты на видах работ, предусмотренных ч. 1 ст. 30, ст. 31 Федерального закона № 400-ФЗ от 28 декабря 2013 г.

Основные особенности заполнения титульного листа и разделов сведений представлены в таблице.

Подтверждение: п. 6, 8, 12 Порядка, утв. Приказом СФР № 2281 от 17 ноября 2023 г.

Ответственность за непредставление

Ответственность за несвоевременное представление в установленных случаях или представление неполных и (или) недостоверных сведений о страховом стаже установлена в ст. 17 Федерального закона № 27-ФЗ от 1 апреля 1996 г. Штраф предусмотрен в размере 500 руб. Эту сумму придется заплатить за каждого работника (исполнителя) (в отношении которого предусмотрена обязанность по представлению данной отчетности), сведения о котором не сообщены и (или) недостоверны.

По корректировке неполных и (или) недостоверных сведений действует общий порядок, применяемый к персонифицированной отчетности. То есть в ряде случаев страхователь может избежать штрафных санкций.

Также должностные лица организации (например, директор организации, начальник отдела кадров или главный бухгалтер) могут быть привлечены к административной ответственности по ч. 1 ст. 15.33.2 КоАП РФ (ч. 1 ст. 23.12 КоАП РФ). Она предусматривает предупреждение или наложение через суд административного штрафа в размере от 300 руб. до 500 руб. в отношении каждого застрахованного лица, сведения на которого представлены с опозданием (недостоверные или неполные).
Индивидуальные предприниматели по данному основанию как должностные лица к административной ответственности не привлекаются.

Протокол об административном нарушении составляют сотрудники отделения фонда.
Следует учесть, что при привлечении к административной ответственности действуют ряд гарантий для субъектов предпринимательства (по замене штрафа предупреждением, уменьшению суммы штрафа и др.).

Внимание! Если на страхователя не налагают финансовые санкции, предусмотренные законом о персучете, это не освобождает его должностное лицо от административной ответственности. Однако если финансовые санкции к организации-страхователю не применяются на основании вступившего в силу судебного акта, то возможность привлечь должностное лицо к административной ответственности должна быть специально обоснована с учетом этого факта.

Помимо нарушений по сроку и достоверности сведений также существует ответственность за несоблюдение способа их представления. За подачу персотчета на бумаге при наличии обязанности отчитываться только в электронной форме страхователю грозит штраф в размере 1000 руб.