Ошибки ЕФС-1

В каких случаях возникает обязанность уточнять персонифицированный отчет (индивидуальные сведения)?

Возникает обязанность в следующих случаях:
– страхователь самостоятельно обнаружил ошибки в представленных и принятых территориальным отделением СФР индивидуальных сведениях (персонифицированном отчете);
– территориальное отделение СФР обнаружило, что персонифицированный отчет (индивидуальные сведения) составлен с нарушением требований к формам и формату данных документов и правил их заполнения;
– территориальное отделение СФР обнаружило несоответствие между представленным персонифицированным отчетом (индивидуальными сведениями) и результатами проверки (например, неправильно указан страховой стаж работника).
Подтверждение: п. 2 ст. 8 Федерального закона № 27-ФЗ от 1 апреля 1996 г., п. 40-45 Инструкции, утв. Приказом Минтруда России № 256н от 3 апреля 2023 г.

Обратите внимание: в отношении сведений персонифицированного учета, которые подаются в ИФНС, действует особый порядок (п. 7 ст. 431 Налогового кодекса РФ, Приказ ФНС России № ЕД-7-11/878 от 29 сентября 2022 г.).

В первом случае, когда страхователь сам обнаружил ошибку в принятых персонифицированных сведениях до обнаружения фондом, уточненный отчет можно представить без наложения каких-либо санкций. Во втором и третьем случаях, когда ошибки (несоответствия, неполнота данных) обнаружены фондом, отчет может быть не принят вовсе, частично принят или принят, но при дальнейшей проверке выслано уведомление об исправлении неточностей в нем. Все эти действия могут грозить страхователю ответственностью при сдаче уточненных данных.

Однако в ряде случаев исправить несоответствия, выявленные фондом, можно и без штрафных санкций: при сдаче уточненного (исправленного) отчета в течение пяти рабочих дней с даты получения протокола (уведомления) об этом – если отчет не принят или частично принят фондом из-за обнаружения ошибок.

В частности, в отношении сведений о трудовой деятельности (подраздел 1.1 подраздела 1 ЕФС), которые являются частью персонифицированной отчетности, это означает следующее. Если в первичном отчете есть ошибки, то фонд направит уведомление с протоколом, в котором указан код ошибки "30" (например, такой код может быть получен, если в форме одновременно указано мероприятие "Начало договора" и "Должность"), либо отчет может быть не принят полностью с указанием в протоколе кода ошибки "50" (например, если значение СНИЛС состоит из одних нулей или сведения поданы с нарушением формата). Если успеть их исправить или заново подать в течение пяти рабочих дней с даты получения протокола (уведомления) об ошибке, то исправления будут произведены без применения мер ответственности.

Подтверждение: абз. 5, 25 ст. 17 Федерального закона № 27-ФЗ от 1 апреля 1996 г., п. 41, 43-45 Инструкции, утв. Приказом Минтруда России № 256н от 3 апреля 2023 г., формат, утв. Постановлением Правления Пенсионного фонда РФ № 246п от 31 октября 2022 г.

При этом необходимо учитывать, что освобождение от ответственности предусмотрено только в отношении сведений, которые ранее были приняты фондом при подаче первичной отчетности. Поэтому, если в дополнение к ранее представленной отчетности подаются сведения на работников, по которым сведения не представлялись, сделать это надо до крайнего срока сдачи в рамках данной отчетной кампании. В противном случае будут применены штрафные санкции за неполноту представления сведений без отсрочки в пять дней для исправления (абз. 4 п. 43 Инструкции, утв. Приказом Минтруда России № 256н от 3 апреля 2023 г.).

Оптимальный вариант

В связи с изложенным рекомендуется не представлять сведения в крайний срок сдачи, чтобы успеть исправить ошибки (дополнить сведения, если они не были учтены в уже представленной персотчетности). При направлении сведений в электронном виде обязательно проверять наличие квитанции о доставке, протокола проверки и результаты проверки сведений.
Подтверждение: информация отделения Пенсионного фонда РФ по Республике Карелия от 14 ноября 2018 г.

Порядок корректировки персонифицированных сведений зависит от формы отчета, представляемого в составе ЕФС-1.

Раздел 1 "Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию"

Подраздел 1.1 подраздела 1 "Сведения о трудовой (иной) деятельности"

В случае необходимости отмены ранее представленных сведений о подаче заявлений в соответствующей строке указывается ранее указанная дата, а в поле "Признак отмены" проставляется знак "Х".

При необходимости корректировки даты подачи зарегистрированным лицом одного из заявлений отчет представляется:
– со сведениями, заполненными в первоначальном виде, где в соответствующей строке "Дата подачи" проставляется ранее указанная дата, а в соседнем поле "Признак отмены" – знак "X" (см. Образец);
– с верными сведениями, где в соответствующей строке заполняется новая (корректная) дата подачи заявления.

Подтверждение: п. 4.1 Порядка, утв. Постановлением Правления Пенсионного фонда РФ № 245п от 31 октября 2022 г.

Если требуется скорректировать (исправить) ранее представленные сведения по застрахованному лицу, то необходимо отменить их в соответствии с порядком, описанным выше, и в следующей строке заполнить скорректированные (исправленные) сведения (см. Образец).

Исправить ошибку без ответственности можно:
– если ошибку выявил и исправил сам страхователь;
– если ошибка исправлена в течение пяти рабочих дней после выявления ее фондом (с даты получения уведомления).

При необходимости исправления данных за периоды, истекшие до 1 января 2023 года, скорректировать отчет нужно в порядке, который действовал в отношении СЗВ-ТД.

Подраздел 1.2 подраздела 1 "Сведения о страховом стаже"

Если форма подается с типом "Корректирующая" или "Отменяющая", то в поле "Корректируемый (отменяемый) период" указывается год, за который корректируются или отменяются сведения.

Обратите внимание: формы с типом "Отменяющая" и "Корректирующая" потребуется сформировать в случае выявления ошибки, если сведения уже учтены фондом на ИЛС застрахованного лица на основании ранее представленной формы ЕФС-1. То есть это возможно, когда ошибку обнаружил сам страхователь после отчетной кампании.
Тогда в поле "Корректируемый (отменяемый) период" подраздела 1.2 раздела 1 указывается год, за который исправляются или отменяются сведения.
Если ошибка связана с данными о досрочном назначении пенсии, то также надо представить подраздел 2 раздела 1 отчета с соответствующим типом сведений.
Если страхователь сам обнаружил ошибку в принятых персонифицированных сведениях до обнаружения фондом, уточненный отчет можно представить без наложения каких-либо санкций.

В одной форме ЕФС-1 не могут быть представлены данные с разным типом сведений (например, "Исходная" и "Корректирующая") за один и тот же отчетный период на одно и то же застрахованное лицо.