Первая сделка
Общая информация.
Чтобы максимально обезопасить свою организацию или ИП при налоговой проверки необходимо:
1. Сохранять все документы, связанные со сделкой (накладные, акты, договоры) в течение сроков, которые устанавливаются в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет после отчетного года (ч. 1 ст. 29 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г.). Определять такой срок можно, руководствуясь, например, Перечнем, утв. Приказом Минкультуры России № 558 от 25 августа 2010 г. (ч. 1 ст. 17 Федерального закона № 125-ФЗ от 22 октября 2004 г.). Дополнительно
2. Проверять документы, чтобы они были оформлены по всем требованиям и содержали обязательные реквизиты согласно ст. 9 Федерального закона о бухучёте от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, если в документах ошибки, их следует исправить.
Т.е. совершая сделки, осуществляя продажу товаров, оказывая услуги или выполняя работу важно помнить: сделка всегда должна иметь документальное подтверждение, т. е. у вас всегда должны быть документы, которые подтвердят, что сделка совершена, оплату вы получили. Операций «просто так» не бывает. Любое движение денег (перечисление клиенту, возврат от клиента и др.) всегда должно иметь документальное обоснование.
Документы нужны не только для учёта доходов и расходов при расчёте налогов, но и для подтверждения реальности и легальности, совершаемых вами операций, и это не зависит от применяемого режима налогообложения. Даже если вы применяете УСН 6% или ЕНВД, где расходы не влияют на расчёт налога к уплате, документы важны, и они всегда должны быть. Документы могут быть запрошены для проверки независимо от режима налогообложения. Кроме этого замечу, что наличие всех документов важно для ООО, чтобы сформировать достоверную бухгалтерскую отчетность.
Важно: всегда уделяйте должное внимание оформлению документов по совершаемым сделкам.
Таким образом для грамотного учёта по каждой сделке важно иметь два типа документов:
1) Подтверждение факта совершения сделки. Для этого оформляется накладная (составляется при передаче товаров) или акт об оказании услуг, выполнении работ. Договор без накладной или акта, в редких случаях может стать подтверждением сделки.
2) Подтверждение факта оплаты – выписка по расчётному счету, квитанция, данные по Z-отчёту ККМ.
Оформление условий сделки.
Заключать договор, выставлять клиенту счёт (или счёт-договор) не обязательно – всё целиком на ваше усмотрение. Подробнее
Если взаимоотношения будут носить длительный характер (частые поставки или длительное выполнение работ, услуг), то удобно составить договор. В договоре устанавливаются основные условия взаимоотношений сторон, сроки поставок (выполнения работ, услуг), разрешения спорных вопросов и др.
Для разовой сделки достаточно выставить клиенту счёт. Выставлять счёт не обязательно, однако это упростит действия клиента, ведь в счёте указываются основные данные (реквизиты вашего счёта для оплаты, сумма), а так же позволит клиенту избежать ошибок при перечислении платежа (например, ошибок в указании вашего счёта в результате чего платёж вы не поступит к вам).
Можно ни договор, ни счёт не составлять. Если, к примеру, поставка товара состоялась или работы выполнены, клиент может оплатить на основании накладной (акта выполненных работ, услуг). Этого документа вполне достаточно для платежа. Проще всего именно выдать клиенту счёт, где будут указаны реквизиты вашего расчётного счёта, сумма. На основании счёта клиент оплатит.
Кроме этого предварительная договоренность с клиентом вполне может основываться на любых письмах (переписка по e-mail), телефонных разговорах (товар будет стоить 100 руб., вы мне оплатите, клиент в платеже укажет «Оплата за товар на сумму...»). Всё зависит от степени доверия, сложности товара, суммы сделки. В дальнейшем накладная или акт на данную сумму дополнят данный платёж и по сделке будет полный комплект документов.
Важно: если договор не оформляется, вы не сможете ничего потребовать от клиента (в том числе через суд) в случае каких-либо проблем.
Оформление передачи товара (услуги).
Если договорённость о предстоящей сделке может быть письменной или даже устной, то оформление самой сделки обязательно должно быть оформлено документально. Т.е. по сделке всегда составляется накладная (при передаче товара) или акт (при оказании услуг, выполнении работ). Эти документы важны для учёта.
Запомните: в целом не важно как будет передаваться товар (лично, курьером, почтой, транспортной компанией и др.), организовать передачу товара можно, так как вам удобно, но в любом случае у вас обязательно должен быть документ, который будет подтверждать, что товар в определённом количестве передан клиенту (не курьеру, не посреднику, а именно конечному клиенту, купившему товар) и клиент получил этот товар (есть подпись в получении). Чтобы на данный документ можно было ссылаться (при расчёте налогов, вопросов со стороны инспекции, в случае споров, в том числе судебных и др.) в нём обязательно должны содержаться следующие реквизиты:
1) название документа («накладная», «товарная накладная»);
2) дата составления документа;
3) наименование ООО (Ф.И.О. ИП), составившего документ;
4) описание операции на которую составляется документ (перечень передаваемого товара, материалов, имущества и др.);
5) количество (иное обозначение величины факта хозяйственной операции с указанием единиц измерения);
6) сумма, в т.ч. цена за единицу (указание денежного измерения хозяйственной операции);
7) указание должности, Ф.И.О и подпись лица (лиц, если их несколько), совершившего сделку и ответственного за правильность ее оформления.
Как правило, таким документом является накладная или акт.
Т.е. на передачу товара (имущества), на выполнение работ, услуг всегда должен быть бумажный документ, подписанный в двустороннем порядке, в частности:
| Тип операции | Документ | Требования к документу |
| Продажа товара, сырья, материалов, имущества. | Накладная.
Оформляется при передаче товара (в момент передачи), в 2-х экземплярах и каждая сторона подписывает её. На основании накладной передаётся товар. Накладная подтверждает факт совершения сделки для учёта и корректного ведения деятельности.
|
При передаче товара (в момент передачи) составляется накладная. На основании накладной передаётся товар. Накладная оформляется в 2-х экземплярах и каждая сторона подписывает её. Накладная подтверждает факт совершения сделки для учёта и корректного ведения деятельности.
Накладная составляется именно в момент передачи товара, она не может быть оформлена заранее или использоваться как бланк заказа. Оформляется накладная по форме № ТОРГ-12, но вполне возможно составление накладной по своей форме (использовать унифицированный бланк не обязательно). На предоплату накладная не составляется, так как документ подтверждает именно реальную передачу товаров (сырья, материалов и др.). В накладной обязательно указываются: 1) Название документа («накладная», «товарная накладная»). |
| Оказание услуг, выполнение работ | Акт об оказании услуг (акт о выполнении работ).
Оформляется при оказании услуг или выполнении работ, в 2-х экземплярах и каждая сторона подписывает данный документ.
|
Подписанный акт означает, что услуга оказана (работы выполнены), исполнитель передал услугу, а клиент (покупатель) принял услугу без претензий (т.к. если есть претензии они всегда отражаются клиентом в акте – вписываются вручную). В случае спора или выявления каких-либо недостатков клиенту будет затруднительно взыскать с вас возмещение, так как услуга (работы) переданы без претензий.
Унифицированной формы акта нет. Акт составляется в свободной форме, при этом, чтобы документ можно было принять в учёте и ссылаться на него в случае споров, в акте должны обязательно быть указаны: 1) Название документа («Акт об оказании услуг», «Акт выполненных работ» и т.п.). |
Оформление полученной оплаты.
Принять оплату за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги можно любым возможным способом:
- наличными деньгами. Подробнее
- безналичным переводом на р/с, через платежный терминал, электронными деньгами (но только от физ. лиц). Подробнее
Завершение сделки.
Передав товар и составив накладные по форме № ТОРГ-12 (при оказании услуг, выполнении работ - акт об оказании услуг, выполнении работ), Вам останется:
- при безналичной оплате на р/с, выставляется счёт (или счёт-договор), на основе которого клиент перечислит деньги.
- при наличной оплате, выставлять счет не нужно, достаточно клиенту выдать чек ККМ (в отдельных случаях квитанцию об оплате или БСО). При передаче товара выдаётся накладная (акт).
Т.о. после передачи товара покупателю (оказания услуги/выполнения работы заказчику), важно сохранить все оформленные документы (накладные/акты), а принятую оплату отразить в доходах. А расходы по закупке проданного имущества включить в расходы (при применении УСН 15%). Подробнее
Никого уведомлять о сделке не нужно (только если иное не предусмотрено договором).
Вопросы учета доходов.
Вопросы учета расходов.