Сотрудничество с самозанятыми

Кто такие самозанятые

Плательщики налога на профессиональный доход (или по-другому – самозанятые) – это физлица (в том числе - ИП), которые платят налог на профессиональный доход (НПД) вместо НДФЛ и страховых взносов.

Объект налогообложения – доход от услуг/работ самозанятого, в том числе от продажи товаров собственного производства (например, предметов рукоделия).

Заказчиками самозанятых могут быть и обычные граждане (население), и индивидуальные предприниматели, и организации. В первом случае ставка налога – 4%, во втором – 6%.

Самозанятый вправе привлекать помощников, причём заказчик ответственности за них не несёт. А вот работников по трудовым договорам плательщики НПД нанимать не вправе.

Важно:

1. В общем случае у ИП могут быть наёмные работники по трудовым договорам. Однако если предприниматель перешёл на уплату НПД, он теряет право на заключение трудовых договоров с исполнителями. Как только ИП – самозанятый подпишет трудовой договор, он потеряет статус плательщика НПД.

2. Самозанятый может заключить гражданско-правовой договор с обычным гражданином (п. 3 письма ФНС от 12.10.2020 № АБ-4-20/16632@), но в этом случае необходимо учесть:

- если самозанятый – «просто» гражданин, без статуса ИП, его субподрядчик НДФЛ со своего дохода платит сам и самостоятельно сдаёт в налоговую 3-НДФЛ;

- если самозанятый зарегистрирован, как ИП, он является по отношению к исполнителю – гражданину налоговым агентом по НДФЛ, должен удержать и уплатить налог в бюджет и сдать отчётность по НДФЛ в установленные сроки;

- в отношении страховых взносов подрядчик – самозанятый в любом случае обязан рассчитать сумму взносов и сдать обязательную отчётность с выплат своему субподрядчику.
Подтверждение: письма Минфина РФ от 15.02.2018 № 03-15-05/9504.

Вывод: если самозанятому нужны помощники, проще и безопаснее заключать договоры с такими же самозанятыми гражданами, в том числе в статусе ИП.

Особенности взаимодействия с самозанятыми для организаций и ИП

Самозанятые граждане самостоятельно отвечают за налогообложение своих доходов. Поэтому при работе с ними заказчики освобождаются от:

- обязанностей налогового агента по НДФЛ: не нужно удерживать налог с выплат и сдавать отчётность по НДФЛ;

- расчёта и перечисления страховых взносов и формирования связанной с ними отчётности.

Но есть два важных нюанса:

1. Закон запрещает заключать договор с самозанятым, который был вашим сотрудником по трудовому договору и уволился менее 2 лет назад.

2. Заказчик обязательно должен получить от самозанятого чек, сформированный в специальном приложении «Мой налог».

Отсутствие чека обернётся для организаций и предпринимателей проблемами.

Расскажем об этом подробнее.

Что будет, если чека нет?

1. Возникнет риск доначисления НДФЛ и взносов, если ФНС решит, что это трудовые отношения.

2. Будет упущена возможность учесть расходы на услуги/работы самозанятого в расчете налогов (прибыль, УСН, ЕСХН).

Важно:

1. Акт самозанятого не может заменить чек из приложения «Мой налог». Чек — главный подтверждающий документ от самозанятого.

2. Если у самозанятого действующий статус ИП, что подтверждается регистрацией в ЕГРИП, он так же обязан  передать заказчику чек. Поскольку требование о формировании чека для самозанятого не зависит от наличия или отсутствия у него статуса ИП (п. 1 ст. 14 Федеральный закон от 27.11.2018 № 422-ФЗ).

На практике иногда возникают такие ситуации, когда работа самозанятому оплачена, чек получен, а через некоторое время исполнителем аннулирован. В этом случае заказчик за действия самозанятого отвечать не будет при условии, что самозанятый не вернул полученную сумму заказчику. При выполнении этого условия заказчик по-прежнему вправе признать оплату расходом для расчёта налога. Так считает ФНС (письмо от 28.10.2021 № № ПА-4-20/15213@)

Какие правила формирования чеков самозанятыми нужно контролировать:

- чек должен быть получен на каждую выплату;

- в чеке обязательно должны быть указаны определённые реквизиты.

Рассмотрим заполнение чека на примере.

Копирайтер Иван Иванович по заданию заказчика – ООО «Ромашка» - в течение полутора месяцев писал продающие тексты для рекламных постеров. К оплате стороны согласовали 18 500 рублей. После получения гонорара Иван Иванович сформировал чек в приложении «Мой налог»:

 

№	Реквизит	Пример заполнения	Комментарий
1.	Название документа	Слово «Чек»	Проставляется автоматически
2.	Уникальный идентификационный номер чека	«Чек № 2005hmdpzn»	Формируется автоматически
3.	Дата и время расчета	«15.05.2025   17:26 (+03:00)»	Дата, указанная в чеке, не может быть раньше даты фактического зачисления гонорара самозанятому.
4.	ФИО исполнителя	Иванов Иван Иванович	Проставляется автоматически
5.	ИНН исполнителя	ИНН 111222333444	Проставляется автоматически
6.	Указание на налоговый спецрежим исполнителя	Режим НО: НПД	Проставляется автоматически
7.	Наименование товаров, услуг или работ, за которые поступила оплата	Оплата за услуги копирайтера – написание уникальных текстов, за … знаков	Не «зашифровывайте» суть. Пишите понятно и в соответствии с реальной сделкой.
8.	Сумма расчета	18 500,00 Р	Сумма в чеке должна быть равна сумме перечисления
9.	Наименование покупателя	ООО «Ромашка»	В сформированном чеке информация не видна
10.	ИНН покупателя	ИНН 1234567891	Обязательный реквизит, если заказчик ООО или ИП
11.	QR-код	Размещается в нижней части чека	Автоматически формируется приложением «Мой налог»

Как безопасно работать с самозанятыми?

За годы применения режима самозанятости на практике выработались некоторые правила, при соблюдении которых сотрудничество с плательщиками НПД может быть максимально безопасным:

3.1. Всегда проверять статус самозанятого

- в приложении «Мой налог»;

- в специальном сервисе ФНС «Проверить статус налогоплательщика
налога на профессиональный доход (самозанятого)» (наиболее простой и быстрый способ, требуется знать ИНН исполнителя);

- запросить справку о регистрации (форма КНД 1122035 из письма ФНС № СД-4-3/5763 от 05.05.2023). Справка формируется исполнителем в приложении «Мой налог» (раздел «Прочие», подраздел «Справки»).

3.2. Внимательно формулировать текст договора с самозанятым

- включать обязательные условия:

указать, что исполнитель – плательщик НПД;

упомянуть обязанность самозанятого выдавать чеки;

предусмотреть обязанность исполнителя уведомлять об изменении статуса (например, если перестал быть самозанятым);

- не использовать термины из трудового права («зарплата», «график работы», «отпуск», «премия» и т.п.).

Варианты договоров с самозанятыми предложены в образцах:

Договор подряда на выполнение работ с самозанятым лицом

Договор на оказание услуг с самозанятым лицом;

3.3. Не превышать лимит дохода самозанятого – 2,4 млн руб./год.

Нюанс: если у самозанятого несколько заказчиков, контролировать доход исполнителя становится сложно. И в этой ситуации ещё важнее перед каждой оплатой проверять активность статуса самозанятого в налоговом сервисе. Но и эта предусмотрительность не даёт стопроцентной гарантии: на момент расчётов доход самозанятого может находится в пределах 2,4 млн. руб. за год, а после получения оплаты от заказчика превысит лимит.

3.4. Контролировать получение и оформление чеков.

Если исполнитель не выдал заказчику чек, последний может сообщить об этом факте в ФНС - сервис «Обратиться в ФНС России».

Действующий перечень индикаторов риска, которые обратят внимание ФНС и Роструда на заказчика самозанятых утвержден приказом Минтруда от 30.11.21 № 838н. Кроме того, в новом законопроекте от Минтруда РФ сформулированы признаки, по которым контролирующие ведомства определят, что договор с самозанятым подменяет фактические трудовые отношения. Эти признаки предложено официально внести в Трудовой кодекс РФ:

- устойчивый и стабильный характер отношений;

- подчиненность и зависимость труда;

- наличие дополнительных гарантий работнику, установленных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права;

- выполнение работником работы в соответствии ‎с указаниями работодателя;

- интегрированность работника в организационную структуру работодателя;

- признание работодателем прав работника на еженедельные выходные ‎дни и ежегодный отпуск;

- оплата работодателем расходов, связанных с поездками работника в целях выполнения работы;

- осуществление периодических выплат работнику, которые являются для него единственным и (или) основным источником доходов;

- предоставление работодателем инструментов, материалов и механизмов;

- другие признаки характерные для трудовых отношений в случаях, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами.

Проще говоря, ФНС может переквалифицировать договор, если:

- выплаты самозанятому регулярные (как зарплата);

- исполнитель работает по графику компании;

- самозанятый выполняет функции штатного сотрудника;

- самозанятому предоставляется соцпакет, выплачиваются премии;

- с самозанятым заключён долгосрочный договор вместо разовых на разовые заказы.

Обратите внимание: риск проверки договоров с плательщиками НПД растёт прямо пропорционально количеству договоров с ними. С начала 2024 года ФНС передает данные о налогоплательщике в межведомственные комиссии, если у него зафиксированы выплаты в пользу более, чем десяти самозанятым, а средняя сумма выплаты превышает 20 тыс. руб.

Подведём итоги: чтобы снизить риски сотрудничества с самозанятыми, заказчику необходимо соблюдать следующие правила:

1. Проверять статус самозанятого на момент заключения договора и перед каждой очередной выплатой в его пользу.
2. Внимательно подходить к разработке договоров и заключать их с правильными формулировками.
3. Требовать чеки – без них расходы не учесть и возникает обязанность налогового агента по НДФЛ и плательщика страховых взносов.
4. Избегать признаков трудовых отношений. Даже, если договор написан правильно, а по факту взаимоотношения между заказчиком и самозанятым исполнителем, как между работодателем и работником, реальность «перевесит» формальные условия договора.