Списание дебиторской задолженности

Ни для кого не секрет тот факт, что в результате пандемии Covid-19 многие организации и индивидуальные предпринимателя вынуждены будут прекратить свою деятельность. Очевидно также, что каждая бизнес- единица, как правило, имеет и дебиторскую, и кредиторскую задолженности: вы перечислили аванс в счет будущей поставки товаров или выполнения работ, вам оказали услуги, за которые еще предстоит заплатить, или поставили товар с договоренностью о постоплате и т.д.

Обшая информация

Как поступить, если обнаружилось, что ваш поставщик деятельность прекратил, из реестра официально исключен, а расчеты с ним остались не завершены?  

Предположим, по условиям договора поставщику был перечислен аванс. И через некоторое время после оплаты вы узнали, что должник ликвидирован. Что делать с задолженностью?

Предпринимаемые действия будут зависеть:

1. от вашей правовой формы (юридическое лицо или ИП);
2. применяемой системы налогообложения (ОСНО, упрощенные режимы);
3. правовой формы должника.

На последнем пункте остановимся подробнее.

Должник ИП.

Важно понимать, что если ваш должник – индивидуальный предприниматель, даже прекращение им деятельности с соответствующей отметкой в ЕГРИП не дает вам права признать долг безнадежным только по этому основанию. Поскольку индивидуальный предприниматель действует на свой страх и риск и отвечает по своим долгам всем своим имуществом. Следовательно, ИП остается вашим должником и в качестве «обыкновенного» гражданина. Вы вправе обратиться за взысканием долга в суд, если переговоры непосредственно с поставщиком ни к чему не привели.

В случае с поставщиком – ИП признать его долг безнадежным можно в трех случаях:

1. если он официально признан банкротом;
2. умер;
3. судебный орган вынес решение о невозможности взыскания долга из-за неизвестного местонахождения предпринимателя – должника.

Таким образом, в ситуации с ИП недостаточно только факта снятия гражданина с регистрации в этом качестве.

Должник организация.

В случае с ликвидацией должника – организации, ст. 419 Гражданского кодекса РФ устанавливает, что долг безнадежен, если «обязательство прекращено в связи с ликвидацией организации». Вторит Гражданскому кодексу и Налоговый кодекс РФ – п. 2 ст. 266:
«Безнадежными долгами (долгами, нереальными ко взысканию) признаются … долги, по которым в соответствии с гражданским законодательством обязательство прекращено вследствие невозможности его исполнения, на основании акта государственного органа или ликвидации организации».

Если должник ликвидирован (или исключен из ЕГРЮЛ по иным основаниям), его задолженность становится безнадежной на дату записи в ЕГРЮЛ, даже если срок исковой давности еще не прошел. (Письмо Минфина России от 08.12.2016 г. № 03-03-06/1/73076).

Таким образом, мы убедились, что законодатель признает: в случае ликвидации контрагента – организации долг перед нами вряд ли когда-нибудь будет погашен. Теперь можно двигаться дальше.

Правила списания долга в ИП.

Если вы - индивидуальный предприниматель, вы не обязаны вести бухгалтерский учет, и поэтому сразу перейдем к рассмотрению налоговых последствий ликвидации контрагента.

ОСНО

НДФЛ

При применении общего режима расходы, понесенные ИП, называются профессиональными вычетами для целей расчета НДФЛ (ст. 221 НК РФ).
Состав расходов определяется гл. 25 НК РФ. К ним относятся:

1. Материальные расходы.
2. Расходы на оплату труда.
3. Амортизация.
4. Прочие расходы, связанные с предпринимательской деятельностью.
5. Суммы страховых взносов на пенсионное и социальное страхование.
6. Суммы налогов, за исключением НДФЛ и НДС.

Какие суммы можно признать расходами? Только те, которые:

1. Оплачены.
2. Использованы в профессиональной деятельности.
3. Подтверждены документами – накладными (актами) и счетами-фактурами.

Поскольку в данном случае за перечислением аванса не последовала ни поставка товара, ни выполнение работ, ни оказание услуг, подтверждающих документов в виде накладных или актов у вас нет. И, независимо от используемого вами метода (начисления или кассового), аванс не может быть признан расходом и уменьшить НДФЛ.

Кроме того, суммы безнадежных долгов относятся к внереализационным расходам (об этом сказано в ст. 265 НК РФ). Это еще одно основание, по которому Минфин считает, что на такие суммы нельзя уменьшить НДФЛ.

НДС

Перечисляя аванс поставщику, вы, возможно, воспользовались предоставленным правом и приняли НДС к вычету. Теперь, когда дебиторская задолженность признается безнадежной, Минфин считает, что НДС необходимо восстановить (по этому поводу ведомство выпустило многочисленные письма с комментариями. Вот пример двух из них: от 05.06.2018 № 03-07-11/38251, от 23.06.2016 № 03-07-11/36478).

При этом в Налоговом кодексе нет условия обязательного восстановления НДС с аванса, если аванс не был возвращен. Однако правоту данной точки зрения с большой долей вероятности придется доказывать в суде.

При применении более безопасного подхода восстановить НДС следует на дату признания задолженности безнадежной. В нашем случае - на дату внесения в ЕГРЮЛ записи о ликвидации поставщика или на дату одного из трех оснований, действующих в случае, когда поставщик – ИП. Если это событие произошло в прошлом налоговом периоде, потребуется корректировка по уплате налога и пересдача декларации.

На УСН

Если ИП применяет упрощенные режимы налогообложения, в частности, УСН (Доходы), ЕНВД, ПСН, уменьшить налоооблагаемую базу он не сможет – ни при одной из упомянутых систем расходы в расчете налогов не участвуют. Не сможет уменьшить налог УСН и предприниматель, который применяет УСН (Доходы минус расходы), поскольку в расходную часть он вправе включить только затраты, поименованные в статье 346_16 Налогового кодекса РФ. К сожалению, суммы безнадежных долгов расходами в данном случае не признаются.

Правила списания долга в ООО.

В бух. учете.

Если говорить об организации, после признания дебиторской задолженности безнадежным долгом, начинать следует с бухгалтерского учета. Как уже было отмечено выше, при ликвидации должника мы можем не ждать истечения срока исковой давности.

Чтобы списать задолженность в бухгалтерском учете необходимы документальные основания. С этой целью организации необходимо провести инвентаризацию, внести ее результаты в форму ИНВ-17 и составить бухгалтерскую справку, в которой максимально подробно описать события хозяйственной деятельности, предшествующие признанию дебиторской задолженности безнадежной (с приложением договора, счета, любых других документов по сделке), указать сумму долга и реквизиты акта инвентаризации.

Составленные документы, в свою очередь, станут основанием для приказа руководителя о ликвидации долга.

Проводки в бух. учете будут зависеть от принятого Вами плана счетов или плана счетов вашей системы учета.

Хранить документы, подтверждающие факт списания дебиторской задолженности для целей бухучета нужно также не менее 5 лет, для целей налогового учета – не менее 4 лет. Следовательно, принимаем во внимание более долгий срок хранения – 5 лет – и ориентируемся на него.

На ОСНО

Налог на прибыль

Напомним, что по мнению Минфина РФ включить сумму безнадежного долга в расходы по налогу на прибыль нужно в том периоде, в котором должника исключили из ЕГРЮЛ. (письма № 03-03-06/1/67079 от 30 августа 2019 г., № 03-03-06/1/17813 от 18 марта 2019 г., и др.).

Обратите внимание: если по каким-либо причинам вы не учли списанный долг в указанном выше периоде, можно признать его расходом в периоде обнаружения ошибки. Главное – не должны истечь три года со дня уплаты налога за период, в котором был ликвидирован должник.

Важно! Как мы уже отмечали выше, если организация на ОСНО применяет кассовый метод при расчете налога на прибыль, признать безнадежную задолженность в расходах она не сможет. Эта возможность доступна только организациям, которые считают налог на прибыль методом начисления.

НДС

В отношении НДС организация на ОСНО поступает аналогично тому порядку, который рассмотрен нами выше при описании действий предпринимателя, применяющего общий режим – НДС нужно восстановить.

Налоговый учет у организации, применяющей упрощенный режим налогообложения

Организации - упрощенцы , как и ИП, не смогут учесть безнадежный долг в расходах (письмо Минфина России от 13.11.2007 № 03-11-04/2/274).