Проверки СФР

СФР проводит проверки с целью:

– контроля за достоверностью сведений, представляемых страхователями в составе единой формы ЕФС-1:

– персонифицированных сведений (из раздела 1 формы ЕФС-1). Проверяется достоверность и своевременность представления страхователями персонифицированной отчетности;
– сведений о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (из раздела 2 формы ЕФС-1). В этом случае фонд проводит камеральные и выездные проверки;

– проверки сведений и документов, которые представлены в его территориальные отделения для выплаты страховых обеспечений.

Расчет и выплата страхового обеспечения – пособий по временной нетрудоспособности и в связи с материнством – производится СФР в рамках механизма "прямые выплаты" (за исключением части пособия, выплачиваемого страхователем за счет собственных средств), в том числе на основании сведений, запрашиваемых у страхователя.
При этом работодатель оплачивает застрахованному лицу дополнительные выходные дни по уходу за детьми-инвалидами, пособие на погребение, а также производит расходы на предупредительные меры по сокращению производственного травматизма и профессиональных заболеваний работников из раздела 1 формы ЕФС-1. За возмещением данных расходов страхователь обращается с необходимыми документами в СФР.
В этой связи фонд проводит выездные проверки представленных страхователем соответствующих сведений и документов.

Важно! Согласно Постановлению Правительства РФ № 336 от 10 марта 2022 г. в 2024 году действует мораторий на надзорные проверки. Однако он не распространяется на проверки СФР.

Общий порядок приема и проверки персонифицированных сведений

Результатом приема персотчетности из раздела 1 формы ЕФС-1 является протокол проверки (приема). При выявлении ошибок (несоответствий, неточностей, искажений) в представленных страхователем сведениях фонд формирует протокол с указанием соответствующего кода:
– код "20" имеет статус предупреждения, а не ошибки. В этом случае формируется положительный протокол приема отчетности;
– код "30" указывает на некритичные ошибки, при которых формируется положительный протокол. Страхователю необходимо устранить ошибки и в течение пяти рабочих дней представить исправленную отчетность;
– код "50" является основанием для формирования отрицательного протокола, при котором отчет не считается принятым. В этом случае необходимо устранить ошибки и в течение пяти рабочих дней повторно представить форму.

Порядок устранения ошибок регулируется:
– ст. 17 Федерального закона № 27-ФЗ от 1 апреля 1996 г., п. 41, 43 Инструкции, утв. Приказом Минтруда России № 256н от 3 апреля 2023 г., – в отношении персонифицированной отчетности;
– ст. 24, 26.15 Федерального закона № 125-ФЗ от 24 июля 1998 г. – в отношении сведений о страховых взносах на "травматизм".

За несвоевременное представление или представление неполных и (или) недостоверных сведений предусмотрена ответственность по ст. 17 Федерального закона № 27-ФЗ от 1 апреля 1996 г. Штраф в общем случае (за исключением сведений о трудовой деятельности) составляет 500 руб. Эту сумму придется заплатить за каждого работника, сведения о котором не сообщены и (или) недостоверны.

Правонарушение считается выявленным, если составлен акт о выявлении правонарушения в сфере законодательства об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования.

Процедура привлечения страхователя к указанной ответственности определена ст. 17 Федерального закона № 27-ФЗ от 1 апреля 1996 г.
Формы документов, применяемых в целях реализации положений данной статьи, утверждены Приказом СФР № 302 от 2 марта 2023 г. В частности, форма решения о привлечении страхователя к ответственности приведена в приложении № 2 к Приказу СФР № 302 от 2 марта 2023 г.

Кроме того, в ст. 17 Федерального закона № 27-ФЗ от 1 апреля 1996 г. установлены права страхователя на:
– представление возражения на акт о выявлении правонарушения. Направить свои возражения и документы, подтверждающие обоснованность возражений, страхователь может в течение 15 рабочих дней со дня получения акта;
– обжалование решения о привлечении к ответственности. Обжаловать это решение в вышестоящее ведомство СФР страхователь вправе в трехмесячный срок с даты его получения.

Обжаловать решение фонда можно также через суд. Обратиться в суд с заявлением о признании решения фонда о привлечении к ответственности незаконным можно одновременно с подачей жалобы в вышестоящее ведомство Пенсионного фонда РФ.

Срок исковой давности привлечения к ответственности за несвоевременное и (или) недостоверное представление сведений составляет три года. По истечении этого периода страхователь не может быть оштрафован за совершение указанного нарушения.

Подтверждение: п. 2 ст. 31 Федерального закона № 167-ФЗ от 15 декабря 2001 г., ст. 17, 18 Федерального закона № 27-ФЗ от 1 апреля 1996 г., информация отделения Пенсионного фонда РФ по Республике Карелия от 14 ноября 2018 г.

Требование об уплате финансовых санкций должно быть исполнено страхователем в течение 20 календарных дней со дня его получения, если в нем не указан более продолжительный период времени для уплаты. Если штраф перечислить в течение первых 10 календарных дней со дня получения требования, то заплатить его можно в два раза меньшем размере, чем указано в требовании.

В случае неуплаты или неполной уплаты финансовых санкций фонд вправе взыскать задолженность в судебном порядке:
– по штрафам общей суммой более 3000 руб. – не позднее шести месяцев со дня, когда сумма всех штрафов превысит 3000 руб., если это случится в течение трех лет со дня истечения срока исполнения самого раннего требования об уплате, учитываемого фондом при расчете общей суммы задолженности;
– по штрафам общей суммой менее 3000 руб. – в течение шести месяцев со дня истечения вышеуказанного трехлетнего срока.

Подтверждение: ст. 17 Федерального закона № 27-ФЗ от 1 апреля 1996 г.

За данные правонарушения также может быть применена ответственность по ч. 1 ст. 15.33.2 КоАП РФ, которая предусматривает наложение через суд административного штрафа на должностных лиц страхователя (например, директора организации или главного бухгалтера) в размере от 300 руб. до 500 руб. Срок давности привлечения к административной ответственности по данной статье составляет один год (ст. 4.5 КоАП РФ). Штраф может быть уплачен в размере половины суммы от наложенного административного штрафа при условии его оплаты в течение 20 рабочих дней со дня вынесения постановления о назначении административного штрафа (ч. 1.3-3 ст. 32.2 КоАП РФ).

Однако если действия (бездействие) страхователя не признаны правонарушением, то привлекать к ответственности должностное лицо за те же действия (бездействие) без специального обоснования нельзя. Более того, даже установив наличие оснований для привлечения должностного лица организации-страхователя к административной ответственности, ввиду малозначительности совершенного им правонарушения суды могут освободить его от ответственности и ограничиться устным замечанием.
Подтверждение: Постановление Конституционного суда РФ № 45-П от 20 октября 2022 г.

Обратите внимание: индивидуальные предприниматели как должностные лица к административной ответственности не привлекаются (примечание к ст. 15.33.2 КоАП РФ). То есть ИП в качестве субъекта правонарушения в данном случае не может быть привлечен к ответственности дважды – как страхователь и как должностное лицо (Постановление Конституционного суда РФ № 8-П от 4 февраля 2019 г. (приведено в п. 5 Обзора практики Конституционного суда РФ за 2019 год)).

Выявить ошибку в представленных сведениях, в частности, в отношении работника-пенсионера, с которым фактически прекращены трудовые отношения, фонд может не только в рамках контрольных мероприятий, но и в рамках межведомственного электронного взаимодействия либо на основании поданного самим пенсионером заявления о прекращении им работы (Федеральный закон № 27-ФЗ от 1 апреля 1996 г., п. 5 ст. 26.1 Федерального закона № 400-ФЗ от 28 декабря 2013 г.). Данное заявление, подкрепленное подтверждающими документами, также служит основанием для обращения к работодателю за уточнением представленной ранее отчетности.
Если страхователь ошибся и представил в СФР форму, отменяющую факт работы, то пенсионеру будут выплачены суммы пенсии, которые он должен был получить, если бы ошибка не была допущена (п. 102-103 Приказа Минтруда России № 545н от 5 августа 2021 г., информация Пенсионного фонда РФ от 12 мая 2017 г.).

Порядок проведения камеральной проверки отчетности по взносам

1. Предметом камеральной проверки является проверка правильности начисления взносов на "травматизм" на основании сведений по форме из раздела 2 формы ЕФС-1, утв. Приказом СФР № 2281 от 17 ноября 2023 г.

Камеральная проверка проводится за период, который указан в форме ЕФС-1 (в т. ч. промежуточной) по начисленным и уплаченным страховым взносам в течение трех месяцев со дня представления отчета.

При проведении контрольных мероприятий СФР руководствуется порядком камеральной проверки, который закреплен в ст. 26.15 Федерального закона № 125-ФЗ от 24 июля 1998 г.

Подтверждение: пп. 7 п. 1 ст. 18, п. 2 ст. 26.14, п. 1, 2 ст. 26.15 Федерального закона № 125-ФЗ от 24 июля 1998 г.

2. При необходимости контролирующее ведомство вправе истребовать у плательщика взносов документы. В течение 10 рабочих дней со дня вручения соответствующего требования страхователи обязаны представить запрашиваемые документы в порядке, установленном ст. 26.18 Федерального закона № 125-ФЗ от 24 июля 1998 г.

3. Если в ходе камеральной проверки фонд выявил ошибки в сведениях о начисленных взносах, противоречия или несоответствия в имеющихся у него сведениях (в т. ч. представленных страхователем), он сообщает об этом страхователю с требованием представить в течение пяти рабочих дней необходимые пояснения или внести исправления в установленный срок (п. 3 ст. 26.15 Федерального закона № 125-ФЗ от 24 июля 1998 г.).

4. При получении сообщения о выявленных ошибках (противоречиях, несоответствиях) страхователь представляет пояснения. Дополнительно он может подать выписки из регистров бухучета и иные документы, подтверждающие достоверность данных, отраженных в сведениях (п. 4 ст. 26.15 Федерального закона № 125-ФЗ от 24 июля 1998 г.). Форма, по которой плательщик представляет пояснения, законодательством не предусмотрена, поэтому их можно составить в свободной форме.

Если выявлены ошибки, которые привели к занижению суммы взносов, подлежащих уплате в бюджет, то страхователь обязан внести изменения и представить уточненный расчет (п. 1.1 ст. 24 Федерального закона № 125-ФЗ от 24 июля 1998 г.). При этом следует учитывать, что контролирующее ведомство может привлечь страхователя к ответственности.

Если ошибки не привели к занижению суммы взносов, подлежащих уплате в бюджет, страхователь вправе (но не обязан) внести соответствующие изменения и представить уточненный расчет (п. 1.2 ст. 24 Федерального закона № 125-ФЗ от 24 июля 1998 г.). Однако чтобы снять возникшие у проверяющих вопросы, нужно представить пояснения.

5. Контролирующее ведомство исследует представленные страхователем пояснения и документы. В зависимости от предмета и результатов проверки (рассмотрения материалов камеральной проверки) проверяющее ведомство оформляет ее результаты (п. 5-6 ст. 26.15 Федерального закона № 125-ФЗ от 24 июля 1998 г.).

Порядок проведения выездной проверки страхователя

Кого проверят в первую очередь

Территориальные отделения СФР проводят выездные проверки работодателей на основании ежегодных планов выездных проверок (п. 3 ст. 26.14 Федерального закона № 125-ФЗ от 24 июля 1998 г.). Но проверить могут не только организации (ИП), которые включены в план. Также проверку могут провести:

– в связи с реорганизацией или ликвидацией организации-страхователя;

– на основании полученной от правоохранительных либо контролирующих органов информации, свидетельствующей о наличии у страхователя нарушений законодательства об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;

– если поступила жалоба застрахованного лица (получателя страховых выплат в случае смерти застрахованного лица) на непредставление страхователем сведений и документов, необходимых для назначения и выплаты обеспечения по страхованию;

– если уполномоченные структуры или организации не подтвердили сведения, представленные страхователем или застрахованным лицом (получателем страховых выплат в случае смерти застрахованного лица).

Подтверждение: п. 20, 20.1 ст. 26.16 Федерального закона № 125-ФЗ от 24 июля 1998 г., ч. 3 ст. 4.7 Федерального закона № 255-ФЗ от 29 декабря 2006 г.

Проверить могут любого работодателя, но наибольшая вероятность включения в план проверок, в частности, у следующих страхователей:
– у которых размер среднемесячной зарплаты на одного работника ниже среднего уровня по виду экономической деятельности в регионе;
– с большими суммами возмещения пособий;
– которые применяют пониженные тарифы взносов на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

Такие критерии самостоятельной оценки рисков при проведении выездной проверки размещены на сайтах территориальных фондов (например, на сайте Тверского отделения СФР).

Что будут проверять

В процессе выездной проверки территориальное отделение СФР проверяет:

– правильность расчета, своевременность и полноту уплаты (перечисления) взносов на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;

– достоверность подтверждения основного вида экономической деятельности;

– полноту и достоверность сведений и документов, представляемых для назначения и выплаты обеспечения по страхованию, а также для принятия решения о возмещении расходов на предупредительные меры по сокращению производственного травматизма и профессиональных заболеваний работников и санаторно-курортное лечение работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными производственными факторами;

– полноту и достоверность сведений и документов, представляемых для оплаты дополнительных выходных дней по уходу за детьми-инвалидами;

– полноту и достоверность сведений и документов, представляемых для назначения и выплаты пособий по временной нетрудоспособности и в связи с материнством;

– правильность начисления и сроки выплаты пособий за расчетные периоды до перехода на "прямые" выплаты;

– полноту и достоверность сведений и документов, представляемых для возмещения расходов страхователя на выплату социального пособия на погребение.

Подтверждение: п. 2 ст. 26.14 Федерального закона № 125-ФЗ от 24 июля 1998 г., ч. 1 ст. 4.7 Федерального закона № 255-ФЗ от 29 декабря 2006 г.

За какой период проводится проверка

Проверяемый период не может превышать трех календарных лет, предшествующих календарному году, в котором вынесено решение о проведении выездной проверки (п. 7, 20, 25 ст. 26.16 Федерального закона № 125-ФЗ от 24 июля 1998 г., ч. 1 ст. 4.7 Федерального закона № 255-ФЗ от 29 декабря 2006 г.).

По общему правилу выездная проверка СФР проводится один раз в три года. При этом в указанное количество проверок не включаются проверки обособленных подразделений организации, если они:
– имеют расчетный счет;
– начисляют выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц;
– исполняют обязанности по начислению и уплате взносов на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний и представлению соответствующей отчетности.
Подтверждение: п. 11 ст. 22.1, п. 3, 8 ст. 26.16 Федерального закона № 125-ФЗ от 24 июля 1998 г.
Исключение – выездные проверки в связи с ликвидацией (реорганизацией) организации, а также проверки нарушения законодательства на основании с информации, полученной от правоохранительных (либо контролирующих) органов. Они могут быть инициированы в любое время независимо от даты предыдущей проверки (п. 20 ст. 26.16 Федерального закона № 125-ФЗ от 24 июля 1998 г.).

Кроме того, в случаях, установленных п. 26 ст. 26.16 Федерального закона № 125-ФЗ от 24 июля 1998 г., территориальное отделение СФР может проводить повторные выездные проверки.

Сколько длится проверка

Срок проведения проверки не должен превышать двух месяцев. Однако в отдельных случаях (например, при наличии у организации более четырех обособленных подразделений) этот срок может быть продлен до четырех (шести) месяцев. Территориальный орган СФР может при наличии определенных оснований приостановить проведение проверки. Перечень таких оснований является закрытым и включает следующие случаи:
1) истребование документов (информации), относящихся к предмету проверки;
2) получение документов (информации) от иностранных государственных органов в рамках международных договоров России;
3) перевод на русский язык документов (информации), представленных организацией (ИП) на иностранном языке.
Подтверждение: п. 9, 10, 15 ст. 26.16 Федерального закона № 125-ФЗ от 24 июля 1998 г.

Если проверяется только обособленное подразделение организации, проверка не может длиться более одного месяца (п. 13 ст. 26.16 Федерального закона № 125-ФЗ от 24 июля 1998 г.).

Срок проведения выездной проверки исчисляется со дня вынесения решения о назначении проверки и до дня составления справки о проведенной проверке.

В каком порядке проводится проверка

Порядок проведения проверки следующий:

1. Проверка проводится на основании решения руководителя (заместителя руководителя) территориального отделения СФР, как правило, на территории (в помещении) организации (ИП). Исключение – случаи, когда у страхователя нет возможности предоставить помещение должностным лицам СФР. В этом случае проверка может проводиться по месту нахождения территориального отделения фонда.
Подтверждение: п. 1, 14 ст. 26.16 Федерального закона № 125-ФЗ от 24 июля 1998 г.

2. Вместе с решением о проведении проверки должностные лица фонда выставляют работодателю требование о представлении необходимых для проверки документов (п. 1 ст. 26.18 Федерального закона № 125-ФЗ от 24 июля 1998 г.).

Конкретный перечень таких документов законодательно не установлен. Территориальное отделение СФР указывает в требовании, какие документы нужно представить на проверку. При этом из буквального толкования фразы "необходимые для проверки" следует, что информация, содержащаяся в запрашиваемых документах, должна соответствовать предмету конкретной проверки.

Как правило, проверяющие требуют представить:
– трудовые книжки (в случае их ведения);
– трудовые договоры;
– договоры гражданско-правового характера;
– документы, необходимые для оформления пособий (в т. ч. бланки больничных, которые выдавались до 2022 года);

Обратите внимание! В ходе проверки сотрудники фонда проверяют не только верность суммы расчета пособий, но и порядок заполнения, а также подлинность бланков листков нетрудоспособности;

– табели учета рабочего времени;
– документы о расследовании несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;
– материалы специальной оценки условий труда;
– документы, связанные с начислением зарплаты (в частности, расчетно-платежные ведомости);
– платежные поручения на перечисление страховых взносов и т.п.

Проверяющие также могут потребовать документы, которые косвенно касаются предмета проверки. Например, локально-нормативные акты организации, учредительные документы, коллективный договор, книгу учета доходов и расходов (у страхователей, применяющих УСН) и др.

При этом несмотря на то, что проверяемый период не может превышать трех календарных лет, предшествующих календарному году, в котором вынесено решение о проведении выездной проверки, проверяющие могут истребовать документы и за более ранний период, если без них проверка будет неполной. Например, если проверяется расчет пособия по временной нетрудоспособности при длительной болезни работника, когда страховой случай начался в периоде, не охваченном проверкой.

Поэтому в ожидании проверки страхователю целесообразно заранее проверить наличие этих документов и правильность их оформления.

Представить документы нужно в срок 10 рабочих дней со дня вручения требования:
– на бумаге в виде заверенных копий. При этом потребовать представить нотариально заверенные копии документов СФР не может. Но в ходе проверки проверяющие вправе запросить оригиналы документов;
– в форме электронных документов (через СЭДО) в соответствии с Порядком, утв. Приказом СФР № 931 от 30 мая 2023 г.
Подтверждение: п. 22 ст. 26.16, п. 1-6 ст. 26.18 Федерального закона № 125-ФЗ от 24 июля 1998 г.

Если страхователь не успевает представить документы в срок, нужно письменно уведомить об этом территориальное отделение фонда с объяснением причин и указать сроки, в которые документы могут быть поданы. Сделать это необходимо в течение одного рабочего дня, следующего за днем получения требования. В этом случае срок представления документов может быть продлен (п. 7 ст. 26.18 Федерального закона № 125-ФЗ от 24 июля 1998 г.).

За отказ в представлении или непредставление в срок документов (их копий) предусмотрена ответственность по ст. 26.31 Федерального закона № 125-ФЗ от 24 июля 1998 г. Кроме того, за непредставление документов к должностным лицам организации может быть применена административная ответственность (примечание к ст. 2.4, ч. 3 ст. 15.33, примечание к ст. 15.33 КоАП РФ).

3. В последний день проверки проверяющие должны оформить и вручить организации (ИП) справку о ее проведении. В течение двух месяцев со дня составления справки о проведенной проверке оформляется акт. Акт подписывают должностные лица, проводившие проверку, а также и лицо, в отношении которого проводилась проверка (его уполномоченный представитель). В течение пяти рабочих дней с даты подписания акта проверяющие должны вручить его лично под расписку, направить по почте заказным письмом или передать в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи.
Подтверждение: п. 23 ст. 26.16, п. 2-4 ст. 26.19 Федерального закона № 125-ФЗ от 24 июля 1998 г.

Если страхователь не согласен с актом (с его отдельными положениями), он вправе подать в территориальный орган СФР, проводивший проверку, письменные возражения и подтверждающие документы. Срок – 15 рабочих дней со дня получения акта проверки. Акт и другие материалы проверки, а также письменные возражения рассматривает руководитель территориального органа СФР (его заместитель). Сделать это он должен в течение 10 рабочих дней со дня истечения срока на подачу возражений по акту. Срок рассмотрения может быть продлен, но не более чем на один месяц. При этом организация (ИП) может участвовать в процессе рассмотрения материалов проверки. О времени и месте их рассмотрения страхователь должен быть поставлен в известность.
Подтверждение: п. 5 ст. 26.19, п. 1-3 ст. 26.20 Федерального закона № 125-ФЗ от 24 июля 1998 г.

4. По итогам рассмотрения материалов проверки руководитель территориального органа СФР (его заместитель) выносит одно из следующих решений:
– о привлечении к ответственности за совершение правонарушения;
– об отказе в привлечении к ответственности за совершение правонарушения;
– об отмене решения о назначении и выплате обеспечения по страхованию;
– о возмещении излишне понесенных расходов.

Решение о привлечении к ответственности, об отказе в привлечении к ответственности, о возмещении излишне понесенных расходов в течение пяти рабочих дней после дня его вынесения территориальное отделение СФР вручает страхователю (его уполномоченному представителю) лично под расписку, направляет по почте заказным письмом или передает в форме электронного документа по ТКС. Оно вступает в силу по истечении 10 рабочих дней со дня вручения.
Подтверждение: п. 8, 12, 13 ст. 26.20 Федерального закона № 125-ФЗ от 24 июля 1998 г.

В случае несогласия с принятым решением организация (ИП) может его обжаловать в вышестоящий орган или в суд (п. 1, 2 ст. 26.21 Федерального закона № 125-ФЗ от 24 июля 1998 г., п. 5 ч. 1 ст. 4.1 Федерального закона № 255-ФЗ от 29 декабря 2006 г.).

Какая ответственность предусмотрена по выявленным нарушениям

Если занижение базы взносов на "травматизм", неправильный расчет взносов или иные неправомерные действия (бездействия) страхователя привели к их неуплате (неполной уплате), территориальное отделение СФР может применить санкции к плательщику взносов.

Если выявлены нарушения, связанные с предоставлением недостоверных сведений и документов, повлиявших на получение застрахованным лицом страхового обеспечения (обеспечения по страхованию) или на его размер, в общем случае требование о возмещении излишне понесенных расходов организация (ИП) должна исполнить в течение 10 календарных дней со дня его получения. Если требование не исполнено, расходы взыскиваются в судебном порядке (п. 14.4, 14.6 ст. 26.20 Федерального закона № 125-ФЗ от 24 июля 1998 г., ч. 10, 12 ст. 4.7 Федерального закона № 255-ФЗ от 29 декабря 2006 г.).