Расходы компенсацию за использование ТС, собственником которого не являются ни работник, ни сама организация
Такие затраты вправе учитывать организация (ИП) с объектом налогообложения в виде разницы между доходами и расходами, если работник является единоличным собственником автомобиля или его совладельцем (т.е. распоряжается автомобилем как совместно нажитым в браке имуществом). В отношении иных ситуаций, когда работник не является собственником автомобиля (но владеет или пользуется им на законном основании), единая точка зрения не выработана.
При использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества ему выплачивается компенсация (ст. 188 Трудового кодекса РФ). В частности, отдельным категориям работников положена компенсация за использование личного автомобиля для служебных поездок, которая при соблюдении определенных условий учитывается при расчете единого налога при УСН на основании пп. 12 п. 1 ст. 346.16 Налогового кодекса РФ.
По общему правилу личным признается имущество работника, принадлежащее ему на праве собственности (ст. 209 Гражданского кодекса РФ). Кроме того, личным имуществом можно считать совместную собственность супругов (за рядом исключений, например, если иное установлено брачным договором между ними) (п. 1 ст. 256 Гражданского кодекса РФ, ст. 34 Семейного кодекса РФ).
В иных ситуациях, например, когда работник в служебных целях использует автомобиль, собственником которого он не является, но владеет им на законных основаниях (в частности, по договору аренды или по доверенности), существует неопределенность. На текущий момент толкование ст. 188 Трудового кодекса РФ дано лишь контролирующими ведомствами в противоречивых разъяснениях по вопросу о возникновении облагаемых НДФЛ доходов в виде компенсационных выплат за использование работодателем личного имущества работника.
В результате можно считать, что по вопросу о возможности учета в расходах на УСН компенсационных выплат за использование автомобиля, собственником которого работник не является, но владеет им на законных основаниях, единая точка зрения не выработана.
Мнение Минфина России в письмах № 03-03-06/1/629 от 5 декабря 2012 г., № 03-03-06/2/49 от 3 мая 2012 г. (в части учета такой компенсации при расчете налога на прибыль) – их выводы верны и на УСН: работодатель не вправе учитывать в составе расходов компенсацию за использование в служебных целях легкового автомобиля, который не принадлежит работнику на праве собственности.
Однако исходя из позиции Минфина России в письме № 03-04-06/80616 от 5 декабря 2017 г. (о возникновении облагаемого НДФЛ дохода у работника): для компенсации расходов работника за пользование его имуществом в интересах работодателя не имеет принципиального значения, на каком из законных оснований он владеет (пользуется) им.
В связи с этим данные расходы можно считать экономически оправданными и учитывать в расходах на УСН по общим основаниям пп. 12 п. 1 ст. 346.16 Налогового кодекса РФ.
Беспроблемный вариант.
Сумму компенсации за использование в служебных целях легкового автомобиля, которым работник не владеет на праве собственности (в частности, управляет на основании аренды либо по доверенности (праву пользования)), лучше не учитывать в расходах на УСН.
Исключение – использование работником в служебных целях приобретенного в браке автомобиля, собственником которого по свидетельству о государственной регистрации является его супруга. В таком случае компенсационную выплату можно признать в расходах.
Оптимальный вариант
Если руководствоваться мнением Минфина России в письме № 03-04-06/80616 от 5 декабря 2017 г. о возникновении облагаемого НДФЛ дохода у работника, при использовании работником автомобиля на любом законном основании (а не только на праве собственности) сумму компенсации можно учесть в расходах на УСН. При этом у работодателя должны быть документы, подтверждающие принадлежность используемого имущества работнику на законном основании (договор аренды, заключенный на имя работника, доверенность на право управления, паспорт транспортного средства и т.д.), а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели и суммы произведенных в этой связи расходов.
Также организация (ИП) может письменно обратиться в Минфин России и (или) ФНС России за разъяснениями налогового законодательства. Сделать это нужно письменно, подробно изложив имеющуюся проблему, а при необходимости приложить к запросу документы, касающиеся задаваемого вопроса. В письме целесообразно привести аргументы, подтверждающие наиболее выгодную для организации позицию.
Официальный ответ контролирующих ведомств освобождает организацию (ИП) от налоговой ответственности и пеней за просрочку уплаты налогов (сборов), если нарушение законодательства было допущено из-за того, что организация (ИП) следовала данным в этом документе разъяснениям (пп. 3 п. 1 ст. 111, п. 8 ст. 75 Налогового кодекса РФ).