Путевые листы

Форма путевого листа

Путевой лист можно как оформить на бумажном носителе, так и сформировать в электронном виде (п. 2 ст. 6 Федерального закона № 259-ФЗ от 8 ноября 2007 г., п. 9 Состава сведений, утв. Приказом Минтранса России № 390 от 28 сентября 2022 г.).

Электронный формат путевого листа утвержден Приказом ФНС России № ЕД-7-26/116 от 17 февраля 2023 г. (п. 5 ст. 6 Федерального закона № 259-ФЗ от 8 ноября 2007 г.).

Организации и ИП могут формировать, подписывать и обмениваться вновь утвержденными электронными перевозочными документами через специальных операторов, включенных в реестр операторов ИС ЭПД (информация ФНС России от 1 марта 2023 г.)

Что касается бумажной формы, то организация (ИП) вправе ее разработать самостоятельно (см., например, Путевой лист легкового автомобиля) либо взять за основу соответствующие унифицированные формы путевых листов, утвержденные Постановлением Госкомстата России № 78 от 28 ноября 1997 г., дополнив их необходимыми реквизитами или удалив ненужные (ч. 1, 4 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г.). Первичные учетные документы, применяемые организацией, должны быть утверждены в учетной политике для целей бухучета.

В любом случае форма путевого листа должна содержать:

1) сведения, предусмотренные п. 1 Состава сведений, утв. Приказом Минтранса России № 390 от 28 сентября 2022 г. (п. 3, 5 ст. 6 Федерального закона № 259-ФЗ от 8 ноября 2007 г.):

– о сроке действия путевого листа, а именно – дату (число, месяц, год), в течение которой путевой листможет быть использован, а в случае, если он оформляется более чем на один календарный день, – даты (число, месяц, год) начала и окончания такого срока (п. 3 Состава сведений, утв. Приказом Минтранса России № 390 от 28 сентября 2022 г.);

– о лице, оформившем путевой лист:

– для организации – полное наименование, адрес в пределах местонахождения, номер телефона и ОГРН;
– для ИП – ФИО, адрес регистрации по месту жительства, номер телефона и ОГРНИП.
Подтверждение: п. 4 Состава сведений, утв. Приказом Минтранса России № 390 от 28 сентября 2022 г.;

– о транспортном средстве, а именно:

– тип, марку и модель ТС согласно ПТС. Если ТС используется с прицепом (полуприцепом) – также марку и модель прицепа (полуприцепа);
– государственный регистрационный номер ТС. Если ТС используется с прицепом (полуприцепом) – также и его регистрационный номер;
– дату (число, месяц, год), время (часы, минуты) и результат проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния ТС (если обязанность по его проведению предусмотрена законодательством);
– дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выпуска транспортного средства на линию и его возвращения;
– показания одометра (полные км пробега):

– при выезде ТС с парковки (парковочного места), предназначенной для его стоянки по возвращении из рейса и окончании смены (рабочего дня) водителя (далее – парковка);
– при заезде ТС на парковку по окончании рабочего дня (смены) водителя;
– при приеме-сдаче ТС последующему водителю по окончании рабочего дня (смены) предыдущего водителя (в случае оформления (формирования) нескольких путевых листов на одно ТС).

– о водителе (водителях) ТС, а именно – его (их) ФИО, дату (число, месяц, год), время (часы, минуты) и результат проведения предсменного, предрейсового и послесменного, послерейсового медосмотра водителя (п. 6 Состава сведений, утв. Приказом Минтранса России № 390 от 28 сентября 2022 г.).

– о виде перевозки. При этом указывается один из видов перевозки:

а) коммерческие перевозки:
– регулярная перевозка пассажиров и багажа;
– перевозка грузов на основании договора перевозки грузов или договора фрахтования (в т. ч. по договору аренды ТС с экипажем);
– перевозка пассажиров и багажа по заказу;
– перевозка пассажиров и багажа легковым такси;
– организованная перевозка групп детей автобусами (по договору фрахтования);

б) перевозки для собственных нужд;

в) передвижение и работа специальных ТС.

– о виде сообщения. При этом указывается вид сообщения: городское, пригородное, междугородное (п. 8 Состава сведений, утв. Приказом Минтранса России № 390 от 28 сентября 2022 г.).
2) реквизиты, требование о наличии которых установлено разд. II Состава сведений, утв. Приказом Минтранса России № 390 от 28 сентября 2022 г. (т.е. Порядком оформления (формирования) путевового листа):

– результат проведения предсменного, предрейсового и послесменного, послерейсового (в необходимых случаях) медосмотра водителя в виде отметки "прошел предсменный медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен" и "прошел послерейсовый медицинский осмотр".

– результат проведения предрейсового (предсменного) контроля технического состояния ТС (в определенных случаях) в виде отметки "выпуск на линию разрешен" либо "выпуск на линию не разрешен", если при контроле выявлены несоответствия требованиям, приведенным в Порядке, утв. Приказом Минтранса России № 9 от 15 января 2021 г.

3) обязательные реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г., в том числе наименование документа и дату его составления.

Указание маршрута следования транспорта

Указание информации о маршруте транспортного средства не является обязательным реквизитом путевого листа. Вместе с тем, если путевой лист не будет содержать подобную информацию, то станет проблематично подтверждать служебный (производственный) характер поездок. Например, это может привести к "выпадению" при расчете налога на прибыль затрат на приобретение топлива.

Соответственно, в путевом листе целесообразно указывать:
– или конкретный маршрут следования транспорта (например, "Место отправления" – г. Москва, ул. Свободы, д. 57; "Место назначения" – г. Москва, ул. Новаторов, д. 36, корп. 1). Запись "поездка по городу" в путевом листенедопустима;
– или ссылку на документ, в котором указан этот конкретный маршрут (например, на отчет навигационной системы).

Помимо этого в нем необходимо указывать количество пройденных километров по каждому маршруту.

Подтверждение: письма Минтранса России № ДЗ/10239 от 14 мая 2019 г., Минфина России № 03-03-06/1/354 от 16 июня 2011 г., № 03-03-04/1/129 от 20 февраля 2006 г., Росстата № ИУ-09-22/257 от 3 февраля 2005 г. – их выводы верны и в настоящее время в условиях нового порядка заполнения путевых листов.

Периодичность оформления

Допускается оформление одного путевого листа на нескольких водителей (пп. 4 п. 1 Состава сведений, утв. Приказом Минтранса России № 390 от 28 сентября 2022 г.). Однако при этом должна быть обеспечена идентификация отметок медработника, проводившего осмотр, в части их отнесения к каждому водителю. Контроль технического состояния при сменной работе водителей на одном ТС проводится до начала рейса или смены (рабочего дня) водителя, который первым выезжает с парковки. Например, если в течение дня или длительного рейса одним автомобилем управляют попеременно несколько человек, то в путевом листе в числе обязательных реквизитов должны быть указаны дата и время проведения необходимых медосмотров каждого работника, а также дата и время проведения контроля технического состояния автомобиля перед началом его использования.
Подтверждение: письмо Минтранса России № Д3-514-ПГ от 4 апреля 2019 г. – его выводы в части идентификации отметок медицинского работника по каждому водителю верны и в настоящее время в условиях нового порядка заполнения путевых листов.

Если несколько водителей используют автомобиль посменно (в течение срока действия путевого листа), то допускается оформление нескольких путевых листов на один автомобиль (отдельно на каждого водителя) (п. 11 Состава сведений, утв. Приказом Минтранса России № 390 от 28 сентября 2022 г.).

Учет движения путевых листов

C 1 марта 2023 года отменена обязанность регистрировать оформленные путевые листы в журнале регистрации путевых листов. Состав сведений, утв. Приказом Минтранса России № 390 от 28 сентября 2022 г., не содержит требований, которые были установлены в его "предшественнике" (п. 17, 18 приложения к Приказу Минтранса России № 368 от 11 сентября 2020 г.).

Вместе с тем организация (ИП) для удобства учета вправе продолжать вести такой журнал по форме, предусмотренной в учетной политике для целей бухучета:
– по ранее предусмотренной унифицированной форме № 8, дополнив ее необходимым реквизитами и удалив ненужные;
– по самостоятельно разработанной форме, которая должна содержать все обязательные реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г.

Подтверждение: п. 28, 29 ФСБУ 27/2021, ч. 1 ст. 7, ст. 9 Федерального закона № 402 от 6 декабря 2011 г., Указания по применению и заполнению форм по учету работ в автомобильном транспорте (форма № 8), утв. Постановлением Госкомстата России № 78 от 28 ноября 1997 г.

Срок хранения путевых листов

Путевой лист является первичным учетным документом бухучета. Такие документы организация обязана хранить в течение сроков, которые устанавливаются в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года (ч. 1 ст. 29 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г.). Определять такой срок можно, руководствуясь, например, Перечнем, утв. Приказом Росархива № 236 от 20 декабря 2019 г. (ч. 1 ст. 17 Федерального закона № 125-ФЗ от 22 октября 2004 г.). В соответствии с ним путевые листы хранятся пять лет (ст. 553 Перечня, утв. Приказом Росархива № 236 от 20 декабря 2019 г.).