Расходы на компенсацию за использование личного ТС сотрудника

Положена компенсация работникам, чья трудовая функция связана с использованием такого имущества в интересах организации. При этом компенсация выплачивается за использование личного имущества работников. Однако понятие "личное имущество" законодательно не определено.При использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах своего личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием (ст. 188 Трудового кодекса РФ).

Из указанных норм законодательства следует, что компенсация положена:

1. работникам, трудовая функция которых связана с использованием такого имущества в интересах работодателя (письма Минздравсоцразвития России № 550-19 от 12 марта 2010 г., Минфина России № 03-03-02/275 от 16 ноября 2006 г.). В частности, компенсация за использование личного автомобиля положена работникам, трудовая функция которых по роду служебной деятельности связана с разъездами (поездками). Например, к такой категории работников можно отнести лиц с разъездным характером работ (водителя, экспедитора, курьера);
2. за использование личного имущества работника. При этом в Трудовом кодексе РФ (включая ст. 188 Трудового кодекса РФ) не содержатся понятия "личное имущество", "имущество, принадлежащее работнику".

По общему правилу личным признается имущество работника, принадлежащее ему на праве собственности (ст. 209 Гражданского кодекса РФ). Кроме того, личным имуществом можно считать совместную собственность супругов (за рядом исключением, например, если иное установлено брачным договором между ними) (п. 1 ст. 256 Гражданского кодекса РФ, ст. 34 Семейного кодекса РФ).

В иных ситуациях, например, когда работник в служебных целях использует автомобиль, собственником которого он не является, но владеет им на законных основаниях (в частности, по договору аренды или по доверенности), существует неопределенность. На текущий момент толкование ст. 188 Трудового кодекса РФ дано лишь контролирующими ведомствами в противоречивых разъяснениях по вопросу о возникновении облагаемых НДФЛ доходов в виде компенсационных выплат за использование работодателем личного имущества работника.

Оптимальный вариант

Работодатель вправе выплатить работнику компенсации за использование личного имущества, не принадлежащего ему на праве собственности. При таком варианте права работника в любом случае ущемлены не будут. Также организация (ИП) может письменно обратиться в Роструд по вопросу правомерности применения ст. 188 Трудового кодекса РФ в ситуации использования работником в служебных целях имущества, не являющегося его собственностью, но используемого им на законных основаниях (в частности, по договору аренды или по доверенности), с ведома и в интересах работодателя.
Сделать это нужно письменно, подробно изложив имеющуюся проблему, а при необходимости приложить к запросу документы, касающиеся задаваемого вопроса (абз. 16 ст. 356 Трудового кодекса РФ). В Минтруд России или в Роструд с запросом о том, что считать личным имуществом для получения компенсации по ст. 188 Трудового кодекса РФ, может обратиться и лично работник.

Служат основанием для начисления:
– трудовой договор, заключенный с работником (дополнительное соглашение к нему), или внутренний документ организации, предусматривающий размер и порядок выплаты компенсации (например, приказ о назначении работнику компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях);
– документы, подтверждающие обоснованность начисления компенсации.

Организация обязана выплачивать работнику компенсацию за использование его личного имущества (в т. ч. автомобиля) в служебных целях (ст. 188 Трудового кодекса РФ).

Размер и порядок выплаты такой компенсации организация может предусмотреть в отдельном пункте трудового договора (см. Трудовой договор с условием о компенсации за использование личного автомобиля работника в служебных целях). В частности, такое возможно, если необходимость использования личного автомобиля в служебных целях организация оговаривает с будущим работником при приеме на работу. Например, если принимает на работу водителя такси.

Если необходимость использования автомобиля работника возникла после заключения с ним трудового договора (условие о выплате компенсации в трудовом договоре не предусмотрено), то к нему можно заключить дополнительное соглашение (см. Дополнительное соглашение к трудовому договору с работником. Назначение компенсации за использование личного автомобиля работника в служебных целях). В соглашении нужно прописать размер и порядок выплаты компенсации.

Вместе с тем условие о выплате компенсации за использование личного имущества работника не является обязательным условием трудового договора. Поэтому организация может прописать размер и порядок выплаты компенсации во внутреннем документе и согласовать его с работником (например, в отдельном приказе). Форму приказа организация разрабатывает самостоятельно с учетом требований, приведенных в ч. 2 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г. (см., например, Приказ о назначении компенсации за использование личного автомобиля работника в служебных целях).

Подтверждение: ст. 57, 72 Трудового кодекса РФ, письмо Минфина России № 03-03-06/2/49 от 3 мая 2012 г.

К документам, подтверждающим обоснованность начисления компенсации, в частности, относятся:
– копии документов, подтверждающих принадлежность автомобиля работнику (например, паспорта транспортного средства (ПТС)). Если работник управляет автомобилем, который принадлежит супруге и куплен в браке, то есть признается совместно нажитым имуществом (п. 1 ст. 256 Гражданского кодекса РФ), то вместе с ПТС необходимо будет дополнительно представить копию свидетельства о заключении брака;
– документы, свидетельствующие о фактическом использовании автомобиля в служебных поездках (например, путевые листы).
Подтверждение: письмо Минфина России № 03-04-07-01/387 от 23 декабря 2009 г. (доведено до налоговых инспекций письмом ФНС России № МН-17-3/15 от 27 января 2010 г.).

Основанием для выплаты компенсации при наличных расчетах служат:
– расходный кассовый ордер по форме № КО-2, если компенсация выплачивается в день, который не совпадает с днем выплаты зарплаты, установленным в организации;
– или расчетно-платежная (платежная) ведомость по форме № Т-49 (№ Т-53), если дни выплаты зарплаты и компенсации совпадают.
Подтверждение: п. 6, 6.1, 6.2 Указания о порядке ведения кассовых операций, Указания по применению и заполнению форм по учету труда и его оплаты (№ Т-53, № Т-49), утв. Постановлением Госкомстата России № 1 от 5 января 2004 г., Указания по применению и заполнению форм по учету кассовых операций (№ КО-2), утв. Постановлением Госкомстата России № 88 от 18 августа 1998 г.

Перечислять необходимые средства организация вправе и в безналичной форме:
– платежным поручением на общую сумму с подачей реестра на перечисление сумм выплат (в т. ч. компенсации за использование автомобиля), если выплаты производятся сразу нескольким получателям, – как в целях перевода денежных средств нескольким работникам, которые обслуживаются одним банком, так и в целях перевода денежных средств нескольким работникам, обслуживаемым разными банками (в случаях, предусмотренных договором);
– отдельным платежным поручением, если выплаты (в т. ч. компенсации) производятся одному работнику.
Подтверждение: ст. 863 Гражданского кодекса РФ