Общая информация

Система расчетов за топливо по топливным картам предусматривает авансирование поставщика топлива (или третьего лица – эмитента карты, которая принимается к оплате на АЗС поставщика).

Российские эмитенты карт (операторы АЗС или их посредники) выпускают топливные карты, как правило, на следующих условиях:
– карта может предоставляться бесплатно или за плату (расходы на ее выпуск), с внесением ее залоговой стоимости;
– карта не является платежной картой, а представляет собой средство идентификации лица (его представителя, например, работника организации), авансировавшего приобретение топлива. Как правило, карты имеют защиту от несанкционированного доступа (пин-код);
– отпуск топлива по карте подлежит стопроцентной предварительной оплате (если иное не предусмотрено договором с конкретным покупателем), т.е. денежные средства должны предварительно перечисляться поставщику топлива (эмитенту карты) для отражения права на получение топлива по карте (в рублях или литрах). "Остаток" средств или литров на карте является остатком средств на лицевом счете ее владельца в информационной системе эмитента карты. Некоторыми эмитентами карт в исключительных случаях может предоставляться "овердрафт" – отпуск топлива сверх "остатка" на карте;
– топливные карты (остаток на них) могут иметь как литровый номинал (т.е. цена топлива фиксируется при перечислении средств и при отпуске топлива не корректируется, так и денежный (т.е. топливо отпускается по текущим ценам конкретной АЗС);
– топливные карты не подлежат передаче третьим лицам и свободной реализации.

При этом право собственности на топливо всегда переходит к организации при непосредственном отпуске (заправке) топлива. При перечислении средств эмитенту карты организации передается только счет-фактура на аванс, а по итогам месяца по данным информационной системы эмитента карты – первичные учетные документы на фактически отпущенное топливо:

– накладная (например, по форме № ТОРГ-12) или акт на переданное топливо;
– счет-фактура на фактически отпущенное топливо;
– реестр (отчет) операций по картам, реестр предоставленных скидок и другие предусмотренные договором и тарифным планом документы эмитента карты. В данном реестре (отчете) должны содержаться сведения обо всех операциях по карте (о приобретении и расходовании ГСМ, данные на начало и конец каждого месяца);
– акт сверки (при необходимости).

Подтверждение: ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г., Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету торговых операций (№ ТОРГ-12), утв. Постановлением Госкомстата России № 132 от 25 декабря 1998 г.

Приобретение и учет топливных карт

Учет топливных карт ведется в зависимости от условий их предоставления:
– бесплатно;
– за плату;
– с внесением ее залоговой стоимости.

Организация по мере необходимости пополняет "остаток" на картах (перечисляет эмитенту карты денежные средства для распределения "остатка" по картам) и передает полученные карты работникам (водителям) для заправки транспорта.

При перечислении денежных средств поставщику топлива (эмитенту карты) отражается его дебиторская задолженность.

Водители получают такие карты под подпись.

Целесообразно организовать учет движения карт.

Поступление (получение) топливной карты за плату

В случае возмездного распространения топливных карт они, как правило, реализуются их эмитентами по незначительной цене, отражающей расходы на их выпуск. Соответственно, такое имущество не отвечает критериям признания в качестве амортизируемого и должно учитываться при его приобретении в составе материально-производственных запасов (МПЗ) одним из следующих способов:
А) или в качестве самостоятельного актива (п. 3 ФСБУ 5/2019);
Б) или как расходы, связанные с приобретением топлива и увеличивающие его стоимость. Это объясняется тем, что расходы на покупку топливной карты непосредственно связаны с приобретением горюче-смазочных материалов (ГСМ), так как самостоятельно использовать топливную карту для иных целей нельзя. Поэтому ее стоимость включается в фактические затраты на приобретение МПЗ (в виде ГСМ) (пп. "е" п. 11 ФСБУ 5/2019).

Соответственно, поступление (получение) топливной карты в бухучете отражается с использованием тех же счетов и субсчетов (сч. 10 "Материалы"), которые предназначены для отражения операций по приобретению других МПЗ.

Подтверждение: п. 9-12 ФСБУ 5/2019, Инструкция к Плану счетов.

Поступление (получение) топливной карты бесплатно

Если топливная карта поступила в организацию от ее эмитента бесплатно, то отражать поступление (получение) такой карты не нужно.

При получении безвозмездного имущества организации необходимо принять его к учету. Сделать это нужно по справедливой стоимости. При этом такая стоимость определяется в порядке, предусмотренном МСФО (IFRS) 13.
Подтверждение: п. 14, 15 ФСБУ 5/2019.

Однако организация не вправе реализовывать топливные карты, полученные бесплатно, поскольку по условиям их использования они закрепляются за конкретной организацией и не подлежат передаче третьим лицам (т.е. другим организациям). Кроме того, как правило, в договорах или условиях использования карт прямо предусмотрено, что в этом случае топливная карта остается в собственности ее эмитента.

Заправка и списание топлива

При заправке водитель:
– предъявляет топливную карту к оплате (использует ее в терминале самообслуживания на АЗС). На некоторых АЗС при приеме топливных карт водитель должен дополнительно идентифицировать себя как представителя владельца топливной карты (предъявить путевой лист, водительское удостоверение);
– получает чек терминала АЗС, в котором указано количество фактически отпущенного топлива, а также реквизиты топливной карты. На некоторых АЗС факт отпуска топлива подтверждается также нефискальным кассовым чеком.

Заправка топлива в баки транспортных средств по картам отражается по выбору организации:
– по мере предъявлении водителями чека терминала АЗС;
– в конце месяца на основании данных информационной системы эмитента карты.

На основании первичных документов о приобретении топлива и его расходовании на нужды организации производится списание стоимости топлива на расходы.

Поступающие в организацию первичные документы на приобретение топлива по картам (накладные, акт, реестр операций с топливными картами) должны содержать все обязательные реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г.

Учет движения топливных карт в организации

Для документального учета топливных карт организации нужно разработать и утвердить форму соответствующего первичного учетного документа, содержащего все обязательные реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г. В частности, это может быть журнал учета приема и выдачи топливных карт, разработанный по аналогии с журналом учета приема и выдачи талонов на ГСМ (см. Журнал учета приема и выдачи талонов на ГСМ).

Подтверждение: ч. 1, 4 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г., Инструкция к Плану счетов.