Расходы организации на ГСМ
Такие расходы можно учитывать при соблюдении определенных условий организация с объектом налогообложения в виде разницы между доходами и расходами в составе:
– материальных расходов;
– или расходов на содержание служебного транспорта.
Перечень расходов, на которые можно уменьшать налоговую базу по УСН, содержится в п. 1 ст. 346.16 Налогового кодекса РФ. Он является закрытым. При этом в нем содержатся такие виды расходов, как материальные и расходы на содержание служебного транспорта, к которым (при выполнении определенных условий) можно отнести и затраты на горюче-смазочные материалы (ГСМ) (пп. 5, 12 п. 1 ст. 346.16 Налогового кодекса РФ). Они признаются при расчете единого налога в порядке, предусмотренном гл. 25 Налогового кодекса РФ (п. 2 ст. 346.16 Налогового кодекса РФ). Соответственно, расходы на ГСМ организация вправе учитывать в том же порядке и при соблюдении тех же условий, что и при расчете налога на прибыль.
При этом возможность учета затрат на ГСМ не зависит от того:
– в составе каких активов учтено транспортное средство (основных средств или материально-производственных запасов);
– каков график его работы (при соблюдении определенных условий);
– арендует ли организация автомобиль у работника.
Рассмотрим каждый из этих пунктов подробнее.
- Вправе ли организация учитывать расходы на ГСМ, если автомобили организации функционируют в нерабочее время? Вправе учитывать организация с объектом налогообложения в виде разницы между доходами и расходами при соблюдении определенных условий. При расчете единого налога при УСН организация может учитывать в составе расходов затраты на приобретение горюче-смазочных материалов (ГСМ) (пп. 5, 12 п. 1, п. 2 ст. 346.16, пп. 5 п. 1 ст. 254 Налогового кодекса РФ). При этом одним из необходимых условий признания данных затрат является их экономическая оправданность (п. 2 ст. 346.16, п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ). Ограничений относительно графика работы транспортного средства, заправляемого ГСМ, налоговое законодательство не содержит. Вывод: для признания расходов на приобретение ГСМ в период работы автомобильного транспорта в нерабочее время необходимо наличие документов, которые подтвердят не только фактический расход, но и использование ГСМ в экономически оправданных целях. Например, подтвердить необходимость внеурочной работы могут документы, которые обеспечивают точный учет и потребность в сверхурочной работе или работе в выходной (праздничный) день. Подтверждение: письмо УФНС России по г. Москве № 20-12/54213 от 19 июня 2006 г. (в части документального подтверждения подобных расходов в целях налогообложения прибыли в период применения прежнего закона о бухучете) – его выводы верны и в настоящее время при расчете единого налога при УСН.
- Вправе ли организация учитывать расходы на ГСМ для автомобиля, арендованного у работника организации?Вправе учитывать организация с объектом налогообложения в виде разницы между доходами и расходами (при соблюдении определенных условий) в составе: материальных расходов; расходов на содержание служебного транспорта. Арендатор, если иное не предусмотрено договором аренды транспортного средства, несет, в частности, расходы, связанные с эксплуатацией транспортного средства, в том числе на приобретение горюче-смазочных материалов (ГСМ) (ст. 636, 646 Гражданского кодекса РФ). При этом расходы на приобретение топлива в зависимости от характера использования транспорта можно учитывать при расчете единого налога при УСН в составе: материальных расходов – если данные расходы связаны с основной деятельностью организации (например, организация оказывает автотранспортные услуги) (пп. 5 п. 1, п. 2 ст. 346.16, пп. 5 п. 1 ст. 254 Налогового кодекса РФ); расходов на содержание служебного транспорта – если транспорт используется в служебных целях (пп. 12 п. 1 ст. 346.16 Налогового кодекса РФ). Подтверждение: письма Минфина России № 03-03-06/4/67 от 10 июня 2011 г. (в части учета затрат на ГСМ при расчете налога на прибыль) – его выводы верны в отношении учета затрат на ГСМ при расчете единого налога при УСН, ФНС России № СК-6-5/281 от 15 апреля 2008 г.
- Вправе ли плательщик учитывать в расходах затраты на ГСМ, если транспортное средство, по которому они списываются, не относится к основным средствам (его стоимость не превышает 100 тыс. руб.)? Вправе учитывать плательщик с объектом налогообложения в виде разницы между доходами и расходами. При расчете единого налога при УСН плательщики с объектом налогообложения в виде разницы между доходами и расходами вправе учитывать в составе расходов затраты на приобретение горюче-смазочных материалов (ГСМ)(пп. 5, 12 п. 1, п. 2 ст. 346.16, пп. 5 п. 1 ст. 254 Налогового кодекса РФ). При этом налоговое законодательство не ограничивает право организации (ИП) учитывать в налоговых расходах стоимость ГСМ в зависимости от того, в составе каких активов учтено транспортное средство (например, автомобиль) – в составе основных средств или материально-производственных запасов. Под основными средствами для целей УСН понимается имущество, признаваемое амортизируемым в соответствии с гл. 25 Налогового кодекса РФ (п. 4 ст. 346.16 Налогового кодекса РФ). Вывод: если транспортное средство не относится к амортизируемому имуществу, так как не соответствует стоимостному критерию (его стоимость не превышает 100 тыс. руб.), это не препятствует списанию затрат на приобретение ГСМ для его содержания и эксплуатации.
Обратите внимание! В случае, когда организация возмещает работнику расходы на ГСМ помимо выплаты ему компенсации за использование личного легкового автомобиля в служебных целях, стоимость ГСМ нельзя учесть в расходах. То есть если работнику производится выплата компенсации за ис пользование личного автомобиля в служебных целях, то она должна содержать в себе затраты на ГСМ и "покрывать" их работнику еще отдельно от компенсации не надо. Для УСН этот расход будет не учтен. Письмо Минфина России № 03-11-11/17871 от 21 мая 2013 г.).
То есть организация вправе признавать расходы на ГСМ при наличии документа, подтверждающего их приобретение и оплату, в частности:
– чека, приложенного к авансовому отчету работника, – при приобретении ГСМ за наличные (Указания, утв. Постановлением Госкомстата России № 55 от 1 августа 2001 г.);
– чека терминала АЗС (акта приема-передачи проданных ГСМ) и платежного поручения о внесении аванса на топливную карту (реестра операций по картам) – при использовании топливных карт;
– чека терминала АЗС (отрывного купона к погашенному талону) и платежного поручения на оплату талонов (чека на оплату талонов) – при использовании топливных талонов.
- Беспроблемный вариант
- С учетом требования к экономической оправданности расходов организации целесообразно учитывать такие расходы при наличии документа, подтверждающего обоснованность затрат на ГСМ. Таким документом может являться путевой лист (другой документ, позволяющий достоверно определить пройденный автотранспортом путь) (п. 2 ст. 346.16, п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ).
Помимо затрат на ГСМ организации целесообразно организовать учет топливных карт, приобретаемых за плату.