Расходы на командировку сотрудников в ООО и ИП

Служебная командировка - это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ч. 1 ст. 166 ТК РФ). Такое распоряжение должно быть оформлено письменно, например в виде приказа о направлении в командировку.

Местом постоянной работы считается место расположения организации (ее обособленного структурного подразделения), работа в которой обусловлена трудовым договором (абз. 1 п. 3 Положения о служебных командировках).

Не признаются командировками следующие служебные поездки:

– разъезды работников, постоянная работа которых проходит в пути или имеет разъездной характер (ч. 1 ст. 166 Трудового кодекса РФ, абз. 3 п. 3 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.);

– направление работника на вахту (абз. 3 п. 1.1 Основных положений, утв. Постановлением Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС и Минздрава СССР № 794/33-82 от 31 декабря 1987 г. (действуют в части, не противоречащей Трудовому кодексу РФ));

– служебные поездки гражданина, с которым заключен гражданско-правовой договор (п. 2 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.).

Оформление командировки

Для оформления сотруднику командировки работодатель издается приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку(абз. 2 п. 3 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.).

Командировочное удостоверение, служебное задание и журналы учета командировок (Образец журнала учета работников, выбывающих в командировку, Образец журнала учета работников, прибывших в командировку) отменены, их можно не оформлять (Письмо ФНС от 24.11.2015 N СД-4-3/20427). Однако их можно и оформить в прежнем порядке, если Вам так удобно, это не явлется нарушением.

Кроме этого период нахождения работника в командировке нужно отметить в табеле учета рабочего времени. В частности, в табеле учета рабочего времени дни командировки обозначаются буквенным кодом "К" или цифровым "06".

По возвращении из командировки работник обязан в течение трех рабочих дней представить работодателю авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы (п. 26 Положения о служебных командировках).

Указанный срок распространяется как на внутренние, так и на зарубежные командировки.

Подтверждение: п. 26 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г., абз. 2 п. 6.3 Указания о порядке ведения кассовых операций.

Срок командировки

Работодатель вправе направлять работника в командировку на срок, который он (работодатель) определяет самостоятельно с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.

• Для граждан РФ

Максимальный срок нахождения работника в командировке (как по России, так и за границей) законодательством не установлен.

•  Для иностранных граждан

 Определение максимального срока нахождения в командировке в отношении иностранных работников имеет свои особенности (п. 6 ст. 13 Федерального закона № 115-ФЗ от 25 июля 2002 г., приложение к Приказу Минздравсоцразвития России № 564н от 28 июля 2010 г.).

Так, в отношении иностранных работников, которые имеют статус временно пребывающих и временно проживающих на территории России, предусмотрены ограничения по территории командирования. Временно пребывающие по общему правилу могут работать (в т. ч. во время командировки) только в том субъекте РФ, где им выданы разрешение на работу или патент. А временно проживающие могут работать (в т. ч. во время командировки) только в том субъекте РФ, где им разрешено проживание.

Подтверждение: п. 5, 4.2 ст. 13, п. 16 ст. 13.3 Федерального закона № 115-ФЗ от 25 июля 2002 г.

Исключение – иностранные работники:
1. Должности и профессии которых включены в Перечень, утв. Приказом Минздравсоцразвития России № 564н от 28 июля 2010 г.;

2. Которые относятся к категории высококвалифицированных специалистов. Эти две категории иностранных работников можно на определенный срок направлять в командировки в субъекты РФ, не указанные в их разрешении на работу (разрешении на временное проживание).

В первом случае срок командировки за пределами субъекта РФ, в котором выдано соответствующее разрешение, составляет:
– не более 40 календарных дней в течение 12 календарных месяцев – в отношении работников, имеющих статус временно проживающих;
– не более 10 календарных дней в течение срока действия разрешения на работу – в отношении работников, имеющих статус временно пребывающих, прибывающих в Россию в визовом порядке.

Подтверждение: пп. "а" п. 1, пп. "а" п. 2 приложения к Приказу Минздравсоцразвития России № 564н от 28 июля 2010 г.

Во втором случае, если временно пребывающий работник является высококвалифицированным специалистом, срок командировки не может превышать 30 календарных дней ежегодно (непрерывно) в течение периода действия разрешения на работу (пп. "а" п. 3 приложения к Приказу Минздравсоцразвития России № 564н от 28 июля 2010 г.).

Важно! установленные в отношении иностранных работников ограничения касаются только случаев осуществления ими трудовой деятельности в России. То есть максимальные сроки командировок предусмотрены только для случаев направления иностранных работников в командировки в другие субъекты РФ, но не за границу. Для командирования иностранного работника за границу законодательством конкретных сроков и ограничений не установлено.

Действие Приказа Минздравсоцразвития России № 564н от 28 июля 2010 г. распространяется только на временно пребывающих иностранных граждан, которым выданы разрешения на работу, а также на временно проживающих в России. Чтобы временно пребывающий иностранный гражданин, имеющий патент, смог работать в другом субъекте РФ (в т. ч. во время командировки), ему необходимо в установленном порядке подать документы для получения патента на работу в этом субъекте.
При этом можно без ограничений направлять таких иностранных граждан в командировку в пределах субъекта РФ, в котором получен патент.
Подтверждение: письмо Минтруда России № 16-4/В-18 от 14 января 2016 г.

Также необходимо учитывать, что законодательно установлены основания аннулирования разрешительных документов, выданных иностранным работникам. Например, разрешение на временное проживание иностранному гражданину не выдается, а ранее выданное аннулируется, если данный гражданин находится за пределами России более шести месяцев (пп. 11 п. 1 ст. 7 Федерального закона № 115-ФЗ от 25 июля 2002 г.). Поэтому работодатель может направить в командировку за границу временно проживающих иностранных работников, если срок командировки не превысит шести месяцев.

В отношении иностранных работников, которые имеют статус постоянно проживающих на территории России, действующее законодательство не устанавливает каких-либо ограничений на командировки по России и за границу (в т. ч. по срокам командирования). Поэтому можно направлять таких иностранных граждан в командировку по тем же правилам, что и российских работников.

Время начала и окончания командировки

Командировка не может быть бессрочной, потому что она оформляется на определенный срок для выполнения конкретного служебного поручения (задания) работодателя.  Продолжительность командировки необходимо определить до ее начала. При этом срок командировки определяется работодателем. Он зависит от объема, сложности и других особенностей служебного поручения (абз. 1 п. 4 Положения о служебных командировках).

Чтобы рассчитать срок служебной командировки, необходимо определить день выезда работника в место командирования и день его приезда из командировки в место постоянной работы.

Таким образом, при отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее – последующие сутки.

Если место отправления расположено за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до этой станции, пристани или аэропорта. Например, время вылета самолета – 0 часов 15 минут 10 марта. Аэропорт находится на расстоянии 20 километров от города, в котором расположен работодатель. Следовательно, днем отъезда будет 9 марта, так как для того, чтобы добраться к самолету в назначенное время, работник должен выехать от места постоянной работы накануне вечером.

Если транспортное средство прибывает до 24 часов включительно, днем приезда считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее – последующие сутки.

Если место прибытия расположено за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда от станции, пристани или аэропорта. Например, время прилета самолета – 23 часа 55 минут 12 марта. Аэропорт находится на расстоянии 20 километров от города, в котором расположен работодатель. Следовательно, днем приезда будет 13 марта, так как для того, чтобы добраться от аэропорта, работнику потребуется дополнительное время.

Подтверждение: ч. 1 ст. 166 Трудового кодекса РФ, п. 1, 4 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г., письмо Минфина России № 03-03-06/1/304 от 28 апреля 2010 г.

При этом действующее трудовое законодательство не предусматривает какого-либо разделения командировок на краткосрочные и длительные (письмо Минздравсоцразвития России № 924-12 от 16 марта 2010 г.). Однако работодатель в своем локальном нормативном акте (см., например, Положение о служебных командировках) может определить продолжительность краткосрочных и длительных командировок, в частности, в целях установления сроков хранения командировочных документов (ч. 2 ст. 5, ст. 8 Трудового кодекса РФ).

Для справки

В течение 75 лет следует хранить следующие приказы (распоряжения):

– о длительных внутрироссийских и зарубежных командировках;

– о командировках работников с вредными, опасными условиями труда.

В течение 5 лет следует хранить приказы (распоряжения) о краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках.

Документы подтверждающие период (срок) командировки

Фактический срок пребывания работника в командировке определяется по проездным документам, которые представляет работник после возвращения из командировки.

Если работник едет к месту командирования и (или) обратно к месту работы на служебном или личном транспорте (в т. ч. по доверенности), то фактический срок пребывания в командировке указывается в служебной записке (см., например, Служебную записку о фактическом сроке пребывания работника в командировке). Служебная записка оформляется на основании и с приложением оправдательных документов, подтверждающих использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевого листа, маршрутного листа, счетов, квитанций, кассовых чеков и т.п.). Ее работник представляет работодателю после возвращения из командировки. Данные правила применяются и в ситуации, когда работник добирается к месту командирования транспортом лица, которое оказывает автотранспортные услуги на основании соответствующего договора, но не оформляет проездные документы (билеты).
В случае отсутствия проездных документов фактический срок своего пребывания в командировке работник подтверждает документами по найму жилого помещения в месте командирования.

Например, при проживании в гостинице указанный срок пребывания подтверждается договором об оказании гостиничных услуг.

Если у работника нет ни проездных документов, ни документов по проживанию, то фактический срок пребывания в месте командирования он подтверждает иными документами, содержащими подтверждение принимающей стороны (организации либо должностного лица) срока прибытия (убытия) работника к месту командирования (из места командирования).

Например, это может быть служебная записка и (или) письмо принимающей стороны. В служебной записке о сроке пребывания в месте командирования должностное лицо организации, куда был направлен работник, должно поставить отметку и свою подпись, которые подтвердят даты прибытия работника в место командирования и убытия из него.

Подтверждение: п. 7 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г., письма ФНС России № СД-4-3/20427 от 24 ноября 2015 г., Роструда № 2450-6-1 от 19 октября 2015 г.

Гарантии командированным работникам

При направлении в служебную командировку работодатель обязан:

- сохранить за работником  место работы (должность).

- средний заработок за время командировки.

- возместить расходы, связанные с командировкой (ст. 167 ТК РФ).

Указанные гарантии в полном объеме должны быть предоставлены также и работникам-совместителям (ч. 2 ст. 287 ТК РФ).

Оплата труда в командировке

При направлении сотрудника в командировку ему оплачиваются все рабочие дни в командировке по среднему заработку (при этом зарплата за эти дни не начисляется).

За время работы или нахождения в пути в период командировки, выпавшее на выходной (праздничный) день, средний заработок не сохраняется. Это время оплачивается в порядке ст. 153 Трудового кодекса РФ (исходя из тарифной ставки, оклада и т.п.). Т.е. если в период командировки работник привлекается к работе в выходные или нерабочие праздничные дни, его труд оплачивается в соответствии с трудовым законодательством РФ (п. 5 Положения о служебных командировках). В силу ст. 153 ТК РФ работа в указанные дни оплачивается не менее чем в двойном размере исходя из системы оплаты, установленной для работника, либо в одинарном размере, но с предоставлением работнику другого дня отдыха, который оплате не подлежит.

Ситуация  1

Если работник отбывает в командировку вечером отработанного дня (до 24 часов), то день отъезда (как время нахождения в пути) также нужно оплачивать только исходя из среднего заработка (ст. 167 Трудового кодекса РФ, п. 9 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.). В таком же порядке оплачивается труд работника и в том случае, если он прибыл из командировки утром и приступил к работе в этот же день.

Таким образом, вопрос о явке работника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из нее решается по договоренности с работодателем (абз. 5 п. 4 Положения о служебных командировках).

Ситуация 2

Если во время командировки работник заболел, то средний заработок за такие дни не выплачивается. Вместо среднего заработка ему нужно выплатить пособие по временной нетрудоспособности за каждый день болезни при условии, что факт болезни документально подтвержден листком нетрудоспособности (абз. 2 п. 25 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.).

Ситуация 3

Если внутренний совместитель направлен в командировку как по основному месту работы, так и по совместительству, средний заработок нужно выплатить по каждому месту работы (абз. 2 п. 9 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.).

Проезд

Компенсировать данные расходы нужно в порядке и размерах, которые работодатель устанавливает в коллективном договоре (ином локальном нормативном акте, например, Положении о служебных командировках) (ст. 168 Трудового кодекса РФ).

При этом добираться до места командировки сотрудник может как на личном транспорте так и на общественном. Исходя из этого расходы будут подтверждаться соответствующими документами:

• на личном транспорте

путевые листы – в качестве подтверждения пробега автомобиля во время командировки (подтверждают обоснованность произведенных расходов на ГСМ).

Вместо путевых листов можно использовать другие документы, позволяющие достоверно определить пройденный автомобилем путь (письма Минфина России № 03-03-06/1/354 от 16 июня 2011 г., УФНС России по г. Москве № 16-15/068679 от 30 июня 2010 г.). Такие документы служат основанием для оформления служебной записки (см., например, Служебную записку о фактическом сроке пребывания работника в командировке) и прикладываются к ней в случае, если работник следует до места командировки и обратно на служебном или личном транспорте (в т. ч. по доверенности) либо использует другие варианты, при которых проезд не обязан сопровождаться оформлением проездных документов.

Подтверждение: п. 7 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г., письмо ФНС России № СД-4-3/20427 от 24 ноября 2015 г.

• на общественном транспорте (или такси)

кассовый чек, билет (в т.ч. оформленные в электронной форме) - подтверждающие стоимость оплаченных расходов на проезд.

При проезде работника на такси подтвердить затраты можно кассовым чеком.

При этом помимо билетов необходимо представить документы, свидетельствующие о совершении самой поездки (например, при авиаперелете – посадочный талон) и об оплате проездных расходов (в зависимости от способа оплаты таких расходов – непосредственно работодателем или в виде возмещения их стоимости работнику – документы об оплате могут различаться).

Если документы, подтверждающие расходы на проезд, утеряны (в т. ч. при приобретении документов на проезд в электронной форме), то в качестве оправдательных документов может быть предъявлена, например, справка от авиаперевозчика (его представителя), в которой содержится информация, необходимая для подтверждения полета (при поездке на воздушном транспорте). Также считается допустимым подтверждение факта поездки иными оправдательными документами.

Подтверждение: письма Минфина России № 03-03-06/2/28296 от 18 мая 2015 г., № 03-03-06/1/168 от 22 марта 2010 г.

Производить компенсацию при отсутствии документов, подтверждающих конкретную сумму оплаченных работником проездных расходов, работодатель не обязан. Вместе с тем, поскольку порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, устанавливаются в локальном документе (например, в Положении о служебных командировках), можно предусмотреть условие, при котором в случае отсутствия документов работнику возмещаются расходы на проезд, например:

- в полной сумме, заявленной работником;

- в твердой сумме (например, не более 1000 руб. за весь период командировки).

Если в локальных актах условие о компенсации расходов, которые не подтверждены документально, отсутствует, руководитель может принять решение о компенсации их в индивидуальном порядке, рассмотрев заявление (служебную записку) работника.

Для компенсации расходов на проезд работник должен написать соответствующее заявление (см. Заявление работника о компенсации расходов на проезд, связанных со служебной командировкой. Документы, подтверждающие расходы, отсутствуют). В нем следует указать:

- дату отправления и возвращения из командировки;

- сумму компенсации расходов на проезд;

- причину отсутствия документов, подтверждающих расходы на проезд (например, кража, утеря).

Данное заявление и документы, подтверждающие иные расходы, произведенные в командировке, работник должен приложить к авансовому отчету. Если руководитель принял решение оплатить расходы на проезд при отсутствии оправдательных документов, то он должен сделать соответствующую отметку на заявлении работника, заверив ее своей подписью. При этом необходимо указать сумму, подлежащую компенсации (например, "Возместить в полном объеме").

Подтверждение: ст. 168 Трудового кодекса РФ, п. 26 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.

Проживание

Как правило, возмещением расходов по найму жилья является оплата бронирования и проживания в гостиницах (отелях) командированного работника (п. 14 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.).

Следует иметь в виду, что поскольку день прибытия работника входит в срок командировки, который указывается в командировочных документах (в приказе о направлении в командировку), то стоимость его проживания за этот день также необходимо компенсировать, даже если работник приступил к выполнению служебного задания на следующий день.

Подтверждение: ст. 168 Трудового кодекса РФ, п. 11 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.

При этом оплата проживания в гостинице может включать и дополнительные услуги, в частности:
- расходы, связанные с предоставлением бытовой техники, иных услуг (товаров) в целях обеспечения нормальных условий проживания;

- расходы на обслуживание в номере, за пользование мини-баром, рекреационно-оздоровительными объектами (спа-комплексом, фитнес-центром и т.п.). То есть стоимость товаров и услуг, которые предоставляются для более комфортного проживания.

Стоимость указанных услуг может быть выделена в счете гостиницы отдельно.

В этом случае при решении вопроса о возмещении оплаты дополнительных услуг необходимо руководствоваться положениями коллективного договора (иного локального нормативного акта, например Положения о служебных командировках), в котором установлены порядок и размер компенсации командировочных расходов (ст. 168 Трудового кодекса РФ).

Документы, подтверждающие наем жилья

Основанием для компенсации работнику расходов на проживание в гостинице во время командировки являются:

1) первичные учетные документы, подтверждающие приобретение услуг по найму жилья (акты об оказании гостиничных услуг и т.д.);

2) документы, подтверждающие оплату произведенных расходов, в частности:

- документы, оформленные на бланках строгой отчетности (БСО);

- чеки контрольно-кассовой техники (ККТ), слипы (чеки), которые выдают электронные терминалы при оплате услуг банковской картой.

Мнение УФНС России по г. Москве в письме № 16-15/084374 от 26 августа 2014 г.: если нет ни счета, ни чека гостиницы (утеряны), то факт проживания можно подтвердить справкой из гостиницы с детализацией предоставленных услуг и подтверждением фактической оплаты и периода проживания. Такая альтернатива возможна при условии наличия иных документов, устанавливающих период нахождения работника в командировке в месте, где расположена гостиница, например:

- слипов (чеков), которые выдают электронные терминалы при оплате услуг (в т. ч. гостиничных) банковской картой;

- загранпаспорта с отметкой о пересечении границы;

- иных оправдательных документов.

Кроме того, возместить работнику нужно и расходы на наем жилья, если он во время командировки проживал у частного лица, так как в законодательстве не установлено, кто должен быть наймодателем (арендодателем). При этом подтверждающими документами могут быть, например, договор найма (аренды жилого помещения) и расписка наймодателя в получении оплаты по договору (см. Расписку наймодателя о получении оплаты по договору найма. Работник снимает жилье во время командировки у частного лица).

Подтверждение: ст. 168 Трудового кодекса РФ, п. 26 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г., ст. 671 Гражданского кодекса РФ, утв. Постановлением Правительства РФ № 1085 от 9 октября 2015 г., письмо Минфина России № 03-03-07/803 от 15 января 2016 г.

Суточные

Суточные – это оплата дополнительных расходов, связанных с проживанием вне постоянного места жительства, помимо оплаты проезда, проживания командированного работника и иных затрат, понесенных им в служебной поездке (на питание, химчистку, Интернет и т.д.) (ст. 168 Трудового кодекса РФ).

Как таковых документов, подтверждающих расходы в виде суточных, не требуется.

Однако сам факт нахождения работника в командировке должен быть подтвержден (например, утвержденным авансовым отчетом работника). Для определения размера компенсации суточных за каждый день нахождения в командировке нужно учитывать срок пребывания работника в поездке, который можно установить, например, на основании следующих оправдательных документов.

- по проездным документам – при использовании работником общественного транспорта;

- по служебной записке (см., например, Служебную записку о фактическом сроке пребывания работника в командировке), в которой указывается фактический срок пребывания в месте командирования. При этом составляется она на основании оправдательных первичных документов (путевого листа, маршрутного листа, счетов, квитанций, кассовых чеков, договора и т.п.);

- по документам на проживание (например, при проживании в гостинице указанный срок пребывания подтверждается документом, свидетельствующим о заключении договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования).

- по иным документам (например, Письмо принимающей стороны о подтверждении пребывания работника в командировке), таможенной декларации, отчету о выполненной работе в соответствии с договором), в которых содержатся доказательства пребывание в командировке, а также подтверждение принимающей работника стороной (организацией либо должностным лицом) срока прибытия (убытия) его к месту командирования (из места командировки), – при отсутствии как проездных документов, так и документов на проживание.

Подтверждение: п. 11, 18, 26 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.

Дополнительно

Конкретный размер суточных, а также порядок их выплаты (как и возмещения иных расходов на командировку) устанавливаются в коллективном договоре (ином локальном нормативном документе, например в Положении о служебных командировках). При этом следует учитывать, что законодательство не предусматривает возмещения личных расходов (на питание, химчистку, Интернет и т.д.) за счет суточных. Если же стоимость таких трат (например, питания) выделена в документах на проживание или проезд, то решение о ее компенсации согласовывается отдельно с работодателем в порядке, установленном в локальном документе. Причем это касается как командировок по России, так и загранкомандировок.

Подтверждение: ст. 168 Трудового кодекса РФ, п. 11, абз. 2 п. 16 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г., письмо Минфина России № 03-03-07/11901 от 2 марта 2017 г.

Суточные нужно выплатить за:

- каждый день нахождения в командировке (в т. ч. выходные и нерабочие праздничные дни);

- дни нахождения в пути (в т. ч. за время вынужденной остановки в пути). При этом в дни нахождения в пути включаются день отъезда работника в командировку и день его возвращения.

Подтверждение: абз. 3 п. 11 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г., письма Минтруда России № 14-2/3044898-4415 от 5 сентября 2013 г., Роструда № ПГ/5136-6-3 от 20 июня 2013 г.

При этом нужно учитывать следующие особенности.

1. 
   При направлении работника в однодневную командировку суточные ему не положены (абз. 4 п. 11 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.). Это правило установлено для случая командирования в местность, откуда работник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства.

Особенности предусмотрены для однодневных командировок за границу.

В этом случае работнику положена выплата в размере 50% нормы расходов на суточные в иностранной валюте для загранкомандировок, определенной коллективным договором или иным локальным нормативным актом (п. 20 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.).

При этом вопрос о целесообразности ежедневного возвращения работника из места командирования к месту постоянного жительства в каждом конкретном случае решает руководитель организации (индивидуальный предприниматель) с учетом:

- дальности расстояния;

- условий транспортного сообщения;

- характера выполняемого задания;

- необходимости создания работнику условий для отдыха.

Поэтому если работодатель принял решение о том, что ежедневное возвращение работника к своему постоянному месту жительства нецелесообразно, то суточные за каждый день нахождения работника в командировке ему положены. Например, такая ситуация может возникнуть, если время, затрачиваемое работником на дорогу, настолько велико, что у него не остается возможности для полноценного отдыха.

Подтверждение: письмо Минздравсоцразвития России № 22-2-1100 от 30 марта 2009 г.

2. При загранкомандировках суточные нужно выплачивать в следующих размерах:

- по нормам, установленным для внутренних командировок, – за дни перемещения работника по территории России;

- по нормам, установленным для иностранного государства, в которое направляется работник, – за день пересечения границы при выезде из России, а также за дни нахождения в загранкомандировке;

- по нормам, установленным для внутренних командировок, – за день пересечения границы при въезде в Россию.

День пересечения работником границы определяется по дате, проставленной в загранпаспорте российской таможней.

Подтверждение: п. 18 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.

Когда работник едет в командировку в страны СНГ, на границе не ставят отметок в паспорте. В таком случае дату пересечения границы (дату отбытия из России или прибытия в Россию) нужно определять по проездным документам (п. 19 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.).

3. Если работник за время командировки посещает несколько стран, то выплачивать ему суточные нужно в размерах, установленных в отношении каждого из этих иностранных государств. При этом за дни пересечения границы того или иного государства суточные нужно выплатить в размере, установленном для государства, в которое въехал работник.

Подтверждение: п. 18 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.

Прочие расходы

Помимо возмещаемых расходов на проезд, наем жилья, суточных у работника в командировке могут возникнуть дополнительные расходы – например, затраты на оплату услуг VIP-зала аэропорта, сервисных услуг в вагонах повышенной комфортности, расходы на конвертацию валюты и т.д.

Между тем Трудовым кодексом РФ установлено, что в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику, в частности, иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя (ст. 168 Трудового кодекса РФ).

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работодатель определяет самостоятельно в коллективном договоре (ином локальном нормативном акте, например в Положении о командировках). Поэтому он вправе предусмотреть перечень компенсируемых расходов, связанных с выполнением служебного задания командированного работника. Например, организация может установить, что такие расходы возмещаются в полной сумме при условии их документального подтверждения.

Если в локальных актах в перечне иных командировочных расходов какая-то конкретная трата не предусмотрена, то руководитель может принять решение об их компенсации в индивидуальном порядке, рассмотрев заявление работника.

Налоговый учет расходов по командировке

 Средний заработок учитывается аналогично расходам на выплату по зарплате (пп. 6 п. 1 ст. 346.16, п. 2 ст. 346.16 Налогового кодекса РФ). Соответственно, налогоплательщики налога УСН с объектом налогообложения "доходы минус расходы" вправе учитывать в расходах на оплату труда сумму среднего заработка, сохраняемого за работником на время командировки, в том числе оплату за работу в командировке в выходные (праздничные) дни или сверхурочно.

Признавать такие расходы нужно по мере погашения задолженности перед работниками (пп. 1 п. 2 ст. 346.17 Налогового кодекса РФ). То есть момент признания таких расходов не зависит от продолжительности командировки, даже если она начинается в одном месяце, а заканчивается в другом.

Расходы на проезд учитываются в УСН при их документальном подтверждении на основании пп. 13 п. 1 ст. 346.16 Налогового кодекса РФ. При отсутствии документов такие расходы не учитываются в УСН.

Расходы на проживание учитываются в УСН при их документальном подтверждении на основании пп. 13 п. 1 ст. 346.16 Налогового кодекса РФ. При отсутствии документов такие расходы не в УСН.

Расходы на суточные учитываются в УСН в размере, который установлен в организации/ИП (для УСН нормы суточных не установлены).

Важно! лимит по выплачиваемым суточным установлен для НДФЛ и страховых взносов.

Так сумма суточных за каждый день нахождения в командировке не облагается НДФЛ и страховыми взносами в размере:

- 700 руб. – за каждый день нахождения в командировке на территории России;

- 2500 руб. – за каждый день нахождения в заграничной командировке.

Суммы сверх указанных лимитов облагаются НДФ и страховыми взносами в общем порядке.

Лимит для целей удержания НДФЛ нужно определять на дату утверждения (составления) авансового отчета.

Командировка у ИП без сотрудников

ИП без сотрудник сам на себя командировку не оформляет. Это вязано с тем, что под служебной командировкой понимается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).

Физические лица, зарегистрированные в установленном порядке в качестве индивидуальных предпринимателей и осуществляющие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, не относятся к категории работников.

Кроме того, у таких физических лиц отсутствует работодатель, с которым они состоят в трудовых отношениях.

Следовательно, индивидуальный предприниматель не может быть направлен в командировку.

Исходя из этого, ИП в качестве расходов на командировки не вправе учесть в составе расходов, произведенные затраты в виде оплаты самому себе проезда, а также найма жилого помещения.

 Дополнительно данный вопрос рассмотрен в наших видео пояснениях.