Инвентаризация

Для чего нужна инвентаризация

Инвентаризация — это периодический переучёт денег (в кассе и на р/с), ОС, материалов, товаров и иного имущества с целью проверки их наличия и сохранности, а также установления их соответствия с данными учёта. При этом выделяют два вида инвентаризации: обязательную и добровольную.

Инвентаризацию необходимо проводить в обязательном порядке в ряде случаев:

• перед составлением годовой бухгалтерской отчётности;
• при смене материально ответственных лиц (в таком случае проводится инвентаризация только того имущества, которое было вверено материально ответственному лицу);
• другие случаи (см. теория по инвентаризации).

В сервисе реализована инвентаризация товарно-материальных ценностей (ТМЦ).

Способы создания инвентаризации в сервисе

Для того чтобы провести инвентаризацию, используйте один из следующих вариантов:

Вариант 1. Перейдите в раздел «Склад и заказы — Склад», нажмите на кнопку «Прочие» и выберите «Инвентаризация»:

Вариант 2. Перейдите в раздел «Склад и заказы — Движение», нажмите на кнопку «Прочие» и выберите «Инвентаризация»:

Заполнение формы инвентарной ведомости

Перейдите в форму создания инвентаризации, используя один из способов.

В открывшемся окне заполните следующие данные:

1. Номер инвентаризации. Номер по умолчанию указывается единица, каждый последующий + 1 к предыдущему номеру, т.е. далее 2, 3 и т.д. Номер должен быть уникальным в году. Можно поменять вручную.

2. Склад. По умолчанию выбран основной склад, также можете выбрать любой склад из выпадающего списка, созданный в разделе «Склад и заказы — Склад».

3. Период (месяц и год):

• можно указать только истекшие месяца или текущий месяц, если сегодня его последний день.
• нельзя указать месяц, из закрытого периода (если завершен мастер закрытия месяца);
• период не может быть раньше даты регистрации фирмы;
• период не может быть раньше даты ввода остатков;
• за выбранный период не должно быть сохраненной инвентаризации (или черновика) по выбранному складу.

4. Выберите статус инвентаризации: «Черновик» или «Проведена»:

— если выбран статус «Черновик», то:

• инвентаризацию нельзя сохранить, если в таблице не будет указана ни одна номенклатура;
• инвентаризация не учитывается в бухгалтерском и налоговом учёте;
• после сохранения в разделе «Склад и заказы — Движение» инвентаризация будет отображаться с меткой «Черновик».

— если выбран статус «Проведена», то:

• после прохождения МЗМ будут сформированы проводки;
• при редактировании нельзя изменить статус на «Черновик».

В случае, если вы сначала сохранили инвентаризацию со статусом «Черновик», а далее сохраняете со статусом «Проведена», необходимо проверить, все ли поля заполнены. Если останется хотя бы одно незаполненное поле, то инвентаризация со статусом «Проведена» сохранена не будет.

5. Причина инвентаризации. Выберите причину из выпадающего списка:

При выборе «Иное» заполните причину самостоятельно:

6. № приказа о проведении и дата. Дата приказа о проведении инвентаризации не может быть позже даты её начала.

7. Председатель комиссии:

• для ООО поле обязательно для заполнения, для ИП не обязательно для заполнения;
• можно выбрать сотрудника, который числился в штате хотя бы 1 день из периода проведения инвентаризации.

8. Члены комиссии:

• поле не обязательно для заполнения;
• нельзя выбрать сотрудника, указанного в поле «Председатель комиссии»;
• есть возможность указать несколько сотрудников с помощью кнопки «+ сотрудник»;
• можно выбрать сотрудника, который числился в штате хотя бы 1 день из периода проведения инвентаризации.

9. Материально ответственное лицо:

• поле не обязательно для заполнения;
• есть возможность указать несколько сотрудников с помощью кнопки «+ сотрудник»;
• можно выбрать сотрудника, который числился в штате хотя бы 1 день из периода проведения инвентаризации.

Отображение номенклатуры

Фильтр для загрузки номенклатур

1. Вид имущества. По умолчанию выбраны все виды имущества: товары, материалы, готовая продукция. Из выпадающего списка выберите необходимое:

2. Счета. Выбор счёта доступен, только если ранее вы выбрали вид имущества «Материалы». По умолчанию выбраны все счета. Из выпадающего списка выберите необходимое:

Если ранее в поле «Вид имущества» вы не выбрали «Материалы», то поле «Счёт» будет неактивным.

3. Категории. По умолчанию категории не выбраны. Выберите из выпадающего списка необходимое:

4. После того как вы укажете фильтры, нажмите на кнопку «Применить». Будут загружены номенклатуры:

• которые удовлетворяют всем условиям фильтра;
• есть операции с данными номенклатурами в месяце инвентаризации или раньше;
• со склада, который был указан вами ранее.

Фильтр по статусам номенклатур

После того как будут заполнены данные по номенклатуре, вы можете воспользоваться фильтром по статусам номенклатур, выбрав что-то одно: незаполненные, заполненные, излишек, недостача, совпадение:

Таблица номенклатур

Номенклатуры в таблицу можно добавить несколькими способами:

1. Загрузить по кнопке «Применить» с учётом фильтра.
2. Выбрать из автокомплита.
3. Создать новый товар/материал (нельзя создать готовую продукцию).

Одинаковые номенклатуры добавлять нельзя. Если номенклатура уже добавлена в таблицу, то она больше не отображается в автокоплите.

Выбрать из автокомплита — вы можете найти номенклатуру как по названию, так и по артикулу:

Создать новый товар/материал (кроме готовой продукции):

После загрузки по кнопке «Применить» номенклатуры отображаются с группировкой по категориям. Последней в списке категорий вы увидите категорию «Прочие». В неё будут добавлены товары, которые были выбраны из автокомплита или добавлены как новый товар/материал вручную.

После добавления номенклатуры:

1. Заполните графу «Количество по факту».

2. В  графу «Количество в учёте» подтянется актуальное количество товара/материала с указанного склада на дату инвентаризации (т.е. на последний день месяца инвентаризации).

3. Цена за единицу доступно для редактирования и обязательно для заполнения, если у товара указан излишек. Заполняется автоматически после закрытия месяца при недостаче товара и, если значение в поле «Кол-во по факту» равно значению  в поле «Кол-во в учёте».

4. Излишек рассчитывается автоматически. При излишке необходимо указать рыночную стоимость.

5. Недостача рассчитывается автоматически. Цена за ед. будет заполнена автоматически после закрытия месяца. При указании недостачи, появляется поле для заполнения причины недостачи.

Причины недостачи:

• В пределах норм естественной убыли (недоступна у готовой продукции);
• Виновное лицо (сотрудник);
• Виновное лицо (не сотрудник);
• Форс-мажор;
• Сверх норм естественной убыли (недоступна у готовой продукции);
• Виновные не найдены (доступна только у готовой продукции)

Количество недостачи по выбранной причине необходимо заполнить вручную.

При необходимости можете указать дополнительную причину недостачи с помощью кнопки «+ Причина»:

Отображение инвентаризации в документах

Если в инвентаризации есть излишек или недостача, то в разделе «Движение» вы увидите соответствующие документы:

Бухгалтерский учёт для организаций

В бухгалтерском учёте проводки будут созданы после закрытия месяца (МЗМ):

Если есть излишки

Проводки создаются после закрытия месяца (МЗМ).

Проводки создаются, если выявлен излишек по номенклатуре, сразу после сохранения инвентаризации и при условии, что статус инвентаризации «Проведена».

Принят к учёту излишек товаров, выявленный при инвентаризации по рыночной цене:
Дебет 41 — Кредит 91.01

Принят к учёту излишек материалов, выявленный при инвентаризации по рыночной цене:
Дебет 10 (10.01, 10.03, 10.05,10.06) — Кредит 91.01

Принят к учёту излишек готовой продукции, выявленный при инвентаризации по рыночной цене:
Дебет 43.01 — Кредит 91.01

Отражение данных проводок БУ в инвентаризации после закрытия месяца:

После сохранения инвентаризации проводки появляются в разделе «Отчёты, письма, требования, КУДИР — Аналитика». 

Например, проводка по излишку товара 41.01:

Также после сохранения инвентаризации на складе увеличивается количество товара/материала/ГП, по которым был обнаружен излишек, на количество излишка.

Если есть недостачи

Проводки создаются при закрытии месяца (МЗМ), если выявлена недостача по номенклатуре. Но количество недостачи списывается из запасов сразу при сохранении инвентаризации.

Списание балансовой стоимости:

1) Списана балансовая стоимость недостающего товара Дебет 94.01 Кредит 41.
2) Списана балансовая стоимость недостающего материала Дебет 94.01 Кредит 10 (10.01, 10.03, 10.05,10.06).
3) Списана балансовая стоимость недостающей готовой продукции материала Дебет 94.01 Кредит 43.01.

 

Если для недостачи указан тип «В пределах норм естественной убыли», то создаются проводки (выбор счета зависит от выбора в поле «Счёт расходов»).

Стоимость недостачи запасов в пределах норм естественной убыли отнесена на затраты производства (расходы на продажу):
Дебет 20.01; 20.03; 20.04 — Кредит 94.01
Дебет 26.01; 26.02; 26.03 — Кредит 94.01
Дебет 44.01.1; 44.01.2; 44.01.3 — Кредит 94.01
Дебет 91.02.1; 91.02.2; 91.02.3 — Кредит 94.01

Если для недостачи указан тип «Форс-мажор», проводки создаются при завершении закрытия месяца. Также они отражаются в инвентаризации.

Списана недостача запасов, возникшая в результате форс-мажорных обстоятельств:
Дебет 91.02.1; 91.02.2; 91.02.3 — Кредит 94.01

Если для недостачи указан тип «Виновное лицо (сотрудник)», проводки создаются при завершении закрытия месяца. Также отражаются в инвентаризации.

Стоимость недостачи запасов сверх норм естественной убыли отнесена на виновное лицо — сотрудника:
Дебет 73.01 — Кредит 94.01

Если для недостачи указан тип «Виновное лицо (не сотрудник)», проводки создаются при завершении закрытия месяца. Также отражаются в инвентаризации.

Стоимость недостачи запасов сверх норм естественной убыли отнесена на виновное лицо — не сотрудника:
Дебет 76.02 — Кредит 94.01

Если для недостачи указан тип «Сверх норм естественной убыли», проводки создаются при завершении закрытия месяца. Также отражаются в инвентаризации.

Списано сверх норм естественной убыли:
Дебет 91.02.1; 91.02.2; 91.02.3 — Кредит 94.01

Если у готовой продукции для недостачи указан тип «Виновные не найдены»,  проводки создаются при завершении закрытия месяца. Также отражаются в инвентаризации.

Недостача готовой продукции списана на прочие расходы:
Дебет 91.02.1; 91.02.2; 91.02.3 — Кредит 94.01

Отражение данных проводок вы сможете увидеть после закрытия месяца в карточке инвентаризации во вкладке «Бухгалтерский учёт»:

Бух. справка о списании себестоимости будет создана при закрытии месяца:

Налоговый учёт

Если вы применяете СНО УСН 6%, то при выявленном излишке в НУ будет создан доход на сумму излишков.

Чтобы рассчиталась рыночная стоимость излишков, необходимо указать стоимость за 1 единицу товара/материала в графе «Цена за ед.»:

Датой дохода является последний день месяца, за который проводится инвентаризация.

После сохранения инвентаризации будет создан доход в КУДиР.

В случае отсутствия излишка в НУ будет указано «Не было создано ни одной записи»:

УСН 15%:

— Доход

Если вы применяете СНО УСН 15%, то при выявленном излишке в НУ будет создан доход на сумму излишка.

— Расход

Расход создаётся в мастере закрытия месяца (МЗМ) (это сумма списанной себестоимости).
Также после завершения МЗМ:

• в инвентаризации в блоке НУ отобразится расход;
• будет создана бух.справка;
• будет создана запись в КУДиР.

1. Для товаров расход создаётся, если указана причина недостачи «В пределах норм естественной убыли» и в поле «Счёт расхода» выбран счёт на «УСН (по деятельности, не облагаемой ЕНВД)», Расход «Прямой», вид «Материальные (расход)».

2. Для товаров расход создаётся, если причина недостачи «Форс-мажор» и в поле «Счёт расхода» выбран счёт «Прочие доходы и расходы»,
Расход «Прямой», вид «Материальные (расход)».

НУ в МЗМ (шаг 4) при наличии расходов по недостаче:

НУ в бух.справке «Себестоимость недостачи, выявленной по итогам инвентаризации» при наличии расходов по недостаче:

НУ в инвентаризации после завершения МЗМ, если есть расходы по недостаче:

КУДИР, если есть расходы по недостаче:

Для материалов и готовой продукции не создаётся расход на УСН, т.к. расходы по материалам в КУДиР попадают сразу, после того как материалы будут оприходованы и оплачены.

Расход создаётся на сумму недостачи не больше стоимости товаров, которые были получены и оплачены. Таким образом, если есть накладная/УПД на покупку, но нет связанного списания в деньгах, расход не создаётся. Если документ оплачен частично, то расход создаётся на сумму не больше стоимости оплаченного товара.

ОСНО:

— Доход

Если вы применяете СНО ОСНО, то будет сформирован внереализационный доход на сумму излишка.

Чтобы рассчиталась сумма дохода, необходимо указать стоимость за 1 единицу товара/материала в графе «Цена за ед.»:

В случае отсутствия излишка в НУ будет указано «Не было создано ни одной записи»:

— Расход

Расход создаётся в мастере закрытия месяца (МЗМ).
В инвентаризации отображается только после завершения МЗМ.

1. Для товаров/материалов, если в «Причине недостачи» выбрано значение «В пределах норм естественной убыли», то создаётся расход «Косвенный», «Материальный» — на всю сумму недостачи. Привязывается к бух. справке о списании себестоимости.

2. Для товаров/материалов/готовой продукции, если в «Причине недостачи» выбрано значение «Форс-мажор», то создаётся «Внереализационный» расход. Привязывается к бух. справке о списании себестоимости.

НУ в МЗМ (шаг 4) при наличии расходов по недостаче:

НУ в инвентаризации после завершения МЗМ, если есть расходы по недостаче: