05 Марта

Как не стать жертвой «ушлого» бухгалтера

 

На хорошего бухгалтера разве что не молятся. Он знает всю подноготную бизнеса, в его руках «белая» и «черная» (чего уж там) бухгалтерия, деньги и документы. А что если этот ценный кадр решит подзаработать на вашем доверии? Это вам дорого обойдется.

А вы уверены, что все держите под контролем? Можете ли утверждать, что ничего из нижеперечисленного в вашей фирме не практикуют?

 

Манипуляции с заработной платой и другими выплатами сотрудникам

Как можно заработать:

Поддельные ведомости с завышенными суммами, «мертвые души», липовые больничные и командировочные отчеты – и, вуаля, деньги у бухгалтера в кармане. Если в организации всего несколько сотрудников, такие махинации провести будет сложно, а вот если сотрудников много, да еще и текучесть кадров большая, то можно долго «мухлевать», оставаясь незамеченным.

Как подстраховаться:

- Проводите хотя бы выборочную проверку зарплатных ведомостей, больничных листов и т.д. Сверяйте ведомости с табелями учета рабочего времени, штатным расписанием и кадровыми документами.

- Ещё один выход — довериться бухгалтерам на аутсорсинге.  Такой бухгалтер по расчету зарплаты всегда будет направлять на выплату реальные  платежные документы и только по тем сотрудникам, по которым высланы документы на трудоустройство. Ваша задача — лишь нажать кнопку в клиент-банке «Отправить на подпись». Мошенничества здесь исключены.

 

Воровство с расчетного счета

Как можно заработать:

Ключ ЭЦП в руках у бухгалтера – все равно что ключ от сейфа с деньгами, который в любой момент можно открыть и опустошить. Бухгалтер может переводить деньги на счета подставных людей или фирм-однодневок. У этой схемы есть два сценария: бухгалтер ворует по-крупному и сразу «сливается» или годами подворовывает небольшими суммами, а кражи вскрываются часто уже после увольнения.

Как подстраховаться:

Во-первых, не отдавайте ключ первой подписи бухгалтеру, даже если доверяете ему. Бухгалтеру достаточно иметь технический ключ для того, чтобы готовить документы в интернет-банке и формировать выписки, но платежи должны уходить только после вашей подписи.

Да, на это будет уходить чуть больше вашего времени, но задайте в поисковике фразу «бухгалтер переводил деньги на свой счет», и вы найдете массу занимательных, а главное, реальных историй доверчивых бизнесменов. После такого вам точно не будет жалко несколько лишних минут в день, чтобы лично одобрить платежи.

Во-вторых, задавайте вопросы по любой сомнительной сумме, особенно если речь идет о незнакомом вам контрагенте.

В случае бухгалтерского аутсорсинга  вы всегда будете получать заранее подготовленные платежные поручения, своевременно и быстро. Вы сможете контролировать все платежи, подтверждая оплату счетов нажатием одной кнопки «Подписать».

 

Воровство из кассы

Как можно заработать:

Брать деньги из кассы под отчет якобы на хозяйственные нужды фирмы и закрывать суммы «левыми» документами или не закрывать вовсе. Или перечислять подотчетные деньги на карту. Вы уверены, что все подотчетные деньги тратятся именно на нужды фирмы?

Как подстраховаться:

Время от времени проверяйте кассовую книгу и расходные документы. Смотрите, кому выдавались деньги, с какой целью, действительно ли было куплено то, что указано в документах, и нужно ли это было покупать.

Бухгалтеры на аутсорсинге в сроки подготовят все необходимые документы и кассовую книгу, которые вам останется только распечатать для  хранения. Здесь все предельно прозрачно — отслеживать любые действия аутсорс-команды и этапы обработки документов можно в приложении в режиме реального времени.

 

Сговор с контрагентами или конкурентами

Как можно заработать:

Тут просто целое поле для творчества, начиная от откатных схем и заканчивая продажей ценной информации, которой в руках у бухгалтера обычно предостаточно. Бухгалтер может ставить в приоритет платежи «нужным» людям, тянуть с взысканием долга, пока не пройдет срок давности и т.д.

Как подстраховаться:

Контролируйте долги. Формируйте в программе, которую используете, отчет о состоянии дебиторской задолженности и проверяйте, что именно было сделано для взыскания долга. Оформите обязательства о неразглашении коммерческой тайны. Повышайте лояльность сотрудников и старайтесь, чтобы у них не было стимула заработать на стороне.

Специалисты-бухгалтеры на аутсорсе не только ведут бухучет и занимаются отчетностью, но и проверяют всех покупателей и контрагентов. У вас будет список недобросовестных покупателей, а при желании вы всегда сможете самостоятельно проверить контрагента  в личном кабинете сервиса.

 

Присвоение ТМЦ

Как можно заработать:

Например, списать еще вполне работоспособную технику или якобы испорченный товар, похитить товары со склада, оприходовать меньшее количество товара и т.д. Такие схемы особенно хорошо удаются в коалиции с кладовщиками.

Как подстраховаться:

Проводить внеплановые инвентаризации. Установить камеры видеонаблюдения. И помните, что воруют больше там, где много бардака и мало контроля. Внедрите товароучетную систему и демонстрируйте интерес к состоянию дел с ТМЦ – смелости у воров поубавится.

Если вы передадите основные дела на аутсорсинг, ваш бухгалтер будет вынужден всегда вносить материалы на склад, по которому вы в любое время сможете отследить наличие ТМЦ на складе всего за 1 минуту.

Мы описали только самые распространенные схемы, но особо предприимчивые бухгалтеры могут и не до такого додуматься. Кроме страховочных мероприятий, которые мы описали, хорошо хотя бы изредка заказывать независимый аудит всей финансово-хозяйственной деятельности фирмы. Бизнесмены не любят тратиться на добровольный аудит, а зря.

Если у вас все ходы записаны, и вы уверены, что никакого обмана нет, вас можно только поздравить.

Ну а если призадумались и поняли, что не знаете всей картины, значит, пора что-то менять. А лучше передать бухгалтерию на аутсорсинг, чтобы учет вели независимые специалисты без личного интереса. Если бухгалтер на аутсорсе что-то сделает не так, это будет проблема аутсорсинговой фирмы, а не ваша, потому что по договору именно она отвечает за ошибки и злоупотребления. Кроме того, ответственность компании «Моё дело. Бухгалтер» перед вами застрахована на 100 000 000 рублей.

 

 

Аутсорсинг
бухгалтерии
от 1 667
в месяц
  • Бухгалтер
  • Юрист
  • Бизнес-ассистент
  • Онлайн-сервис
    для контроля
Подробнее
Спасибо за Вашу заявку!