Общество с ограниченной ответственностью "Бета"
ПОЛОЖЕНИЕ
№ 1-П
О ведении личных дел работников
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящее Положение о ведении личных дел работников ООО "Бета" разработано в соответствии с Трудовым кодексом РФ, Положением, утв. Указом Президента РФ № 609 от 30 мая 2005 г., Инструкцией по делопроизводству ООО "Бета" , Положением о работе с персональными данными ООО "Бета" и является локальным нормативным актом ООО "Бета" .
1.2. Настоящее П оложение разработано в цел ях регламентации работы с личными делами работников ООО "Бета" (их формированием, ведением, использованием и хранением) и определяет порядок действий работников, участвующих в работе с данной документацией.
1.3. Личное дело – это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. В едение личного дела обязательно для каждого работника .
1.4. Формирование, ведение и хранение личных дел осуществляют работники отдела кадров ООО "Бета" .
2. СОСТАВ ЛИЧНЫХ ДЕЛ
2.1. В личное дело работника вносятся его персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на работу, непосредственно работой и увольнением.
Персональные данные, внесенные в личные дела работников (иные сведения, содержащиеся в личных делах работников), относятся к сведениям конфиденциального характера, получение, обработка, использование и передача которых производится в соответствии с Положением о работе с персональными данными.
2.2. К личному делу работника приобщаются: – заявление работника о приеме на работу (переводе, увольнении); – личный листок по учету кадров, анкета; – копия паспорта и копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния; – копия трудовой книжки; – копии документов о профессиональном образовании, заверенные в установленном порядке; – копии документов о профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке, присвоении ученой степени, ученого звания, заверенные в установленном порядке (при наличии); – характеристики, рекомендации с прежних мест работы; – копии решений о награждении государственными наградами, Почетной грамотой Президента РФ, об объявлении благодарности Президента РФ, присвоении почетных, воинских и специальных званий, присуждении государственных премий (при наличии); – копии приказов по личному составу, касающи х ся работника (приказа о приеме на работу, переводе на другую работу (должность), поощрении работника, наложении дисциплинарного взыскания, увольнении (прекращении трудового договора) и т.п.); – экземпляр трудового договора, а также экземпляры письменных дополнительных соглашений к нему; – копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу); – аттестационный лист работника и отзыв об уровне его знаний, навыков и умений (профессиональном уровне); – копии документов о включении работника в кадровый резерв, а также об исключении его из кадрового резерва; – документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим коммерческую тайну (если исполнение обязанностей по должности связано с использованием таких сведений); – договор о материальной ответственности (для материально ответственных лиц); – копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования; – копия ИНН; – копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования; – медицинское заключение о наличии (отсутствии) у работника заболевания, влияющее на характер выполняемой им работы (при необходимости); – справка о наличии (отсутствии) судимости (факта уголовного преследования / прекращени я уголовного преследования), выданная в установленном законодательством порядке, при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подверга вшиеся уголовному преследованию.
2.3. К личному делу работника могут приобщаться иные документы по усмотрению начальника отдела кадров ООО "Бета" , за исключением документов, имеющих второстепенное значение (о предоставлении отпуска, справки с места жительства, о жилищных условиях, черновики документов, проекты и т.п.).
2.4. В личное дело работника вносятся также его письменные объяснения после ознакомления с документами своего личного дела.
3. ФОРМИРОВАНИЕ ЛИЧНЫХ ДЕЛ. ПЕРЕДАЧА ИХ В АРХИВ
3.1. Личное дело работника формируется после заключения трудового договора и утверждения приказа о приеме работника на работу, но не более недельного срока с даты наступления обоих указанных событий.
3.2. Документы включаются в личное дело в хронологической последовательности.
3.3. Копии документов работника, внесенные в его личное дело, заверяются подписью работника отдела кадров и печатью отдела кадров.
3.4. После оформления личного дела документы, приобщенные к личному делу работника, помещаются в отдельную папку, страницы документов нумеруются, заполняются реквизиты о бложки (см. приложение 1 ) и корешка папки.
3.5. К личному делу прилагается в нутренняя опись (см. приложение 2 ). Она содержит сведения о названиях документов, включенных в дело, их индексах и датах. Листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов личного дела. Во в нутренней описи отражается включение в личное дело новых документов. Изъятие документов из личного дела, замена подлинников копиями отража е тся во в нутренней описи в графе "Примечание".
3.6. К личному делу прилагается л ичный листок по учету кадров (см. приложение 3 ). Личный листок по учету кадров заполняется поступающим на работу собственноручно в одном экземпляре без помарок и исправлений на основании паспорта, военного билета, трудовой книжки, документов об образовании и иных личных документов. Полнота и правильность заполнения л ичного листка проверя е тся работником отдела кадров. На л ичный листок по учету кадров наклеивается фотокарточка работника.
Если после заполнения л ичного листка по учету кадров в учетных данных работника произошли изменения, составляется д ополнение к личному листку по учету кадров (см. приложение 4 ), к оторое также нужно включить в личное дело работника.
3.7. Для отражения в личном деле дополнительных сведений о работнике наряду с л ичным листком по учету кадров может заполняться а нкета. Требования к заполнению анкеты соответствуют требованиям, предъявляемым к заполнению личного листка по учету кадров.
3.8. В целях обеспечения сохранности личных дел их регистрируют в к ниге учета личных дел (см. приложение 5 ).
3.9. После увольнения работника дело закрывается, оформляется л ист-заверитель (см. приложение 6 ), который показывает количество листов в деле и изменения в его составе и состоянии. Заверительная надпись составляется на отдельном листе и подписывается работником отдела кадров.
3.10. Оформление личных дел при передаче в архив осуществляется в соответствии с требованиями законодательства РФ.
4. ПОРЯДОК ХРАНЕНИЯ И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ
4.1. Личные дела хранятся в отделе кадров отдельно от других дел по порядку номеров либо в алфавитном порядке. Для хранения личных дел используются сейфы или железные шкафы.
4.2. Личные дела работников, уволенных из ООО "Бета" , сдаются кадровой службой на архивное хранение.
4. 3 . Личные дела после увольнения работников хранятся: – 75 лет (личные дела обычных работников); – постоянно (личные дела руководителей ООО "Бета" , членов ее руководящих, исполнительных и контрольных органов, работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, степени).
Личные дела обычных работников при хранении периодически подвергаются просмотру (путем проведения экспертизы ценности документов) в цел ях определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению (например, в силу их научно-исторического значения) в соответствии с законодательством РФ.
4. 4 . Личные дела могут выдаваться во временное пользование работникам ООО "Бета" с письменного разрешения Генерального директора ООО "Бета" . При выдаче личного дела во временное пользование запрещается производить какие-либо исправления и извлекать из него отдельные документы либо включать новые.
4. 5 . Для контроля за своевременным возвратом выданных во временное пользование личных дел используется контрольная карточка (см. приложение 7 ), которая заполняется и оформляется на каждое выданное дело. Контрольная карточка помещается на место выданного дела.
4. 6 . Генеральный директор ООО "Бета" своим приказом не реже одного раза в пять лет назначает комиссию по проверке наличия и состояния личных дел работников. Факт проверки фиксируется в д ополнении к личному листку по учету кадров ( приложение 8 ).
4. 7 . При выявлении недостатков в оформлении, ведении и хранении личных дел комиссия составляет а кт проверки наличия и состояния личных дел, представляемый на утверждение Генеральному директору ООО "Бета" .
5. ОБЯЗАННОСТИ РАБОТНИКОВ ОТДЕЛА КАДРОВ
В обязанности работников отдела кадров при ведении личных дел работников входит: 5.1. Приобщение документов, указанных в п . 2.2-2.4 настоящего Положения, к личным делам работников . 5.2. Обеспечение со хранности личных дел работников. 5.3. Обеспечение конфиденциальности сведений, содержащихся в личных делах работников в соответствии с Положением о работе с персональными данными ООО "Бета" . 5.4. Ознакомление работника с документами своего личного дела не реже одного раза в год, а также по его просьбе и в иных случаях согласно п. 4.3 настоящего Положения.
6. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
6.1. Работники отдела кадров, уполномоченные на ведение и хранение личных дел, могут привлекаться в соответствии с законодательством РФ к дисциплинарной и иной ответственности за разглашение конфиденциальных сведений, содержащихся в личных делах, а также за иные нарушения порядка ведения личных дел работников, установленного настоящим Положением.
7. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ
7.1. Настоящее Положение вступает в силу с момента его утверждения генеральным директором ООО "Бета" и действует до его отмены (принятия нового Положения).
7.2. Все работники отдела кадров должны быть ознакомлены с текстом настоящего Положения под под пись. Контроль за исполнением настоящего Положения возлагается на начальника отдела кадров ООО "Бета" .
Положение составил:
Начальник отдела кадров _________________________ Е.В. Васильева
Юрист _________________________ Н.А. Павлов
