Для того, чтобы вы не путались в документации по сделкам, мы решили рассказать о том, как правильно оформить любую сделку.
Любую сделку сопровождают четыре типа документов
- Документы о предварительной договорённости, условиях сделки (договор, счёт, счёт-договор).
- Закрывающие документы, подтверждающие совершение сделки (накладные, акты).
- Документы об оплате (платёжное поручение, квитанция, чек ККМ).
- Дополнительные документы, которые могут потребоваться, к примеру, в связи с уточнением или изменением условий изначальной сделки (дополнительное соглашение и др.).
Условия сделки
Самыми главными и обязательными условиями сделки являются оформление и оплата.
Для того, чтобы оформить сделку, существуют следующие виды документов:
- Договор. Составляется в двух экземплярах для каждой из сторон и содержит подписи и печати сторон. В базе сервиса "Моё дело" вы найдете готовые шаблоны договоров для разных видов сделок.
- Счёт. Оформлять его на бумаге не обязательно. Можно отправить клиенту счёт по электронной почте, не распечатывая и не делая скан-копию. Подпись и печать на счёте не обязательны (их можно наложить рисунками).
- Счёт-договор. Этот документ совмещает в себе функции счета и договора. Он содержит информацию о количестве товара, цене, условия поставки.
Следует помнить, что сделка вполне может быть осуществлена и без договора. Выставление перечисленных документов остается на усмотрение сторон, в зависимости от сложности сделки, длительности, объема и доверия.
Предварительная договоренность с клиентом может иметь абсолютно любую форму. Но именно в договоре вы сможете предусмотреть все нюансы, санкции за невыполнение условий сделки.
Подписанный в двустороннем порядке договор, позволит вам требовать от контрагента (в том числе через суд) выполнения своих обязательств, возмещения ущерба и др. Устная договорённость, выдача обычного счёта на оплату не позволит предъявить контрагенту какие-либо претензии в случае необходимости.
Оплата сделки
Возможности для оплаты сделки существуют следующие:
Счет на оплату
Такой документ выставлять клиенту не обязательно, но оформление счета упростит жизнь клиенту, ведь в нем будут указаны ваши реквизиты, сумма и др., а значит меньше вероятности, что клиент совершит ошибку.
Оплата без счёта или договора
Если ваш клиент уже получил услуги, работы или товары, то он сможет перечислить оплату на основании накладной (акта). В крайнем случае, клиент может перевести оплату просто с основанием для платежа «Оплата за товары на сумму…» без указания какого-либо документа.
Счёт на предоплату (постоплату)
Как правило, на аванс (предоплату) отдельный счёт не составляется. Оформляется один счёт, где указывается общая сумма по сделке и в примечании отражается порядок оплаты: поэтапно в суммах таких-то, по срокам таким-то. Но, если вам удобнее, то можно составить отдельный счёт на предоплату (аванс) и отдельный на окончательную сумму (постоплату) по сделке. Также контрагент может оплатить два счета одним платежом или один счет двумя платежами.
Различия счёт-фактуры от счёта на оплату
Это совершенно разные документы, и они не заменяют друг друга.
Счёт-фактура необходим ИП и ООО на общем режиме для расчёта и уплаты НДС. Счёт-фактура сопровождает поставку (выполнение работ, услуг), то есть оформляется дополнительно к накладной (акту).
Счёт на оплату сам по себе не связан с поставкой товаров (выполнением работ, услуг) и не является основанием для отражения в учёте доходов и расходов. По сути, счёт выполняет функцию ценника или ярлыка на товаре (работе, услуге).
Подтверждение сделки
Факт, что сделка состоялась, подтверждается первичными документами:
- Накладная, если вы продаете товары;
- Акт, если клиент приобретает услугу или работы;
- УПД (универсальный передаточный документ). Этот документ объединяет и накладную (акт), и счет-фактуру.
Когда оформлять закрывающие документы
Накладная составляется в момент передачи товара. На предоплату накладную составлять не нужно, так как этот документ подтверждает именно реальную передачу товара. При этом оформлять накладную необходимо в 2-х экземплярах, каждый их которых должен быть подписан обеими сторонами. Каждая сторона оставляет свой экземпляр у себя для оприходования или учета списанного товара.
Акт выполненных работ (оказанных услуг) оформляется только после выполнения работ. Если у заказчика будут претензии по выполненным работам (услугам), он вправе отразить это в акте. Если же акт подписан без каких-либо замечаний, считается, что работа принята безоговорочно.
Оформление сделок в сервисе "Моё дело"
В нашем сервисе все первичные документы создаются буквально в 2 клика, при этом их можно оформить на вашем фирменном бланке, со сканом печати и подписи.
А еще вы можете отправлять счета клиентам сразу с кнопкой оплаты. Получив такой счет по электронной почте, клиент сможет оплатить его любым удобным способом (картой, электронными деньгами) в режиме онлайн. Это удобно и вам, и вашим контрагентам.
Что ещё можно делать в нашем сервисе
- заполнять и отправлять налоговые декларации;
- формировать другие отчеты;
- рассчитывать налоги и страховые взносы;
- рассчитываться с бюджетом и контрагентами;
- сверяться с ИФНС;
- заполнять кадровые и другие документы;
- получать консультации экспертов.
И многое другое!
