Бухгалтерия без бухгалтера?

Ведите учет и сдавайте отчетность
самостоятельно с помощью умного помощника!

Попробовать
бесплатно

Использование корпоративной карты.

Вопрос:

Организация оформила карту, привязанную к счету организации в промсвязьбанке - Visa Business.

С помощью этой карты планируется оплатит ряд расходов, связанных с поездкой генерального директора на конференцию - оплата перелета, гостиница и т.д. Также планируется включить представительские расходы - покупка делового костюма, ужин с потенциальными партнерами и т.д.

Как можно оформить все эти траты? Нужны ли какие-либо документы для подтверждения этих расходов?

Ответ:
Корпоративная карта, привязанная к счету, - это лишь удобный способ снимать деньги с р/с. Но при этом деньги на счете принадлежат фирме, и учредитель или директор не может тратить их по своему усмотрению на личные нужды.

Таким образом из планируемых Вами трат допустимыми являются только командировочные расходы. Однако при их оформлении необходимо соблюсти все формальности. В частности сама командировка должна включать все необходимые компенсации сотруднику, т.е. билеты, проживание, а также выплата суточных.

Снятие денег с карты или оплата картой каких-либо услуг (проезд, гостиница и т.д.) оформляется выдачей средств под отчетконкретному сотруднику. Затем, по возвращении из командировки нужно будет составить авансовый отчет о потраченных суммах, приложив к нему билеты, документы об оплате гостиницы, чеки за такси и т.д. Так же нужно иметь в виду, что дни нахождения в пути так же считаются командировкой, соответственно сотруднику должны быть выплачены командировочные за них.

В сервисе командировки отражается по инструкции.

Важные моменты о командировке.
1. При направлении сотрудника в командировку за границу, командировочное удостоверение сотруднику не выдается, как раньше, так и сейчас. С этого года командировочное удостоверение отменили и для поездок по России.

2. По возвращению из командировки сотруднику необходимо отчитаться перед ООО в течение 3-х дней.

После этого необходимо составить авансовый отчет на сумму произведенных сотрудником расходов и приложить к нему подтверждающие документы ( ж/д или авиабилеты, билеты на аэроэкспресс, счета и чеки из гостиницы).

Рассчитывайте налоги и сдавайте отчетность с помощью умного помощника Попробовать бесплатно

3. Сумма, которую должен получить работник на командировку, определяется исходя из предварительной стоимости оплаты гостиницы, билетов и т.д, если эти расходы сотрудник оплачивает самостоятельно (в данном случае он их сможет оплатить картой), а так же суточных, выплачиваемых ему просто по факту нахождения в командировке (их логичнее перечислить отдельно с расчетного счета).
Если возникнет некий остаток суммы, не подтвержденный документами, то сотрудник должен будет вернуть его фирме после составления авансового отчета. Либо же наоборот, если так случилось, что командировку сотрудник оплатил из своих средств, то после составления авансового отчета сформируется задолженность фирмы перед сотрудником. После утверждения авансового отчета этот долг нужно будет погасить.

Размер оплаты расходов зависит исключительно от цены, выставляемой гостиницами, перевозчиками и т.д. Что касается размера суточных: для поездок по России - это 700 руб. сутки, для зарубежных командировок - 2500 руб. сутки. Данные суммы не облагаются НДФЛ.
Организация вправе установить размер суточных и в большем размере, но сумма превышения лимита облагается НДФЛ.
Так например, ООО установила внутренним приказом размер суточных по России – 1000 р. (700 р. не облагается НДФЛ, 300 р. облагается), по зарубежным командировкам 3500 р.(2500 р. не облагается НДФЛ, 1000 р. облагается). На суточные не начисляются страховые взносы в размерах установленных по организации приказом.
Суточные фактически являются суммами, на которые командированный сотрудник живет в поездке. Т.е. подтверждать их не надо, а тратить можно по своему усмотрению - в том числе и на питание. Таким образом отдельно расходы на питание к учету не принимаются и не возмещаются сотруднику. Если они включены в счет за гостиницу, то данные суммы нужно вычесть при оформлении расходов на проживание.

Покупка делового костюма за счет средств фирмы в принципе не допустима. Оплата ресторана скорее всего также будет негативно воспринята контролерами, если Вы не сможете представить официальных документов, подтверждающих проведение переговоров, т.е. программы встречи, списка участников и т.д. Так что в большинстве случаев и в связи с выше описанными правилами учета командировочных расходов оплата ужина в ресторане интерпретируется также как траты на личные нужды, не подлежащие покрытию за счет компании. И в любом случае представительские расходы в УСН не учитываются.

Актуально на дату 08.06.2015 г.

Интернет- бухгалтерия "Мое дело".
Не нужно быть бухгалтером, чтобы вести учет и сдавать отчетность!

Идеально для ООО и ИП на УСН, ЕНВД, Патенте.

  • Сдать отчетность? Готовьте и сдавайте отчетность онлайн. Сдать
  • Рассчитать налоги? Рассчитывайте налоги, взносы и зарплату в 2 клика. Рассчитать
  • Подготовить документы? Формируйте автоматически и отправляйте контрагентам прямо из сервиса. Подготовить
Заявка на бесплатную консультацию
Форма собственности:
Система налогообложения:
Регистрируясь, Вы подтверждаете своё согласие с договором-офертой.
Не нашли ответа на свой вопрос?
Задайте его специалисту по налогам и учету Получить бесплатную консультацию