Создание накладной
§ Отражения данных в накладной при создании
§ Проверить накладную после создания
После добавления новой накладной одним из способов, открывается окно редактирования накладной.
Накладная, т. к. она является закрывающим документом к отгруженному товару, проще оформить к уже добавленному Счету. Тогда поля накладной будут заполнены автоматически информацией из счета. При необходимости вы можете внести изменения.
Если накладная добавлена как новый документ, то требуется заполнить поля:
редактировать номер и дату документа;
выбрать клиента из выпадающего списка (предварительно добавленный в разделе «Контрагенты») или добавить Нового клиента в выпадающем списке через символ «+клиент», далее заполнить имеющиеся данные, сохранить. Клиент будет выбран в данной накладной и параллельно сохранен в разделе «Контрагенты»; (⇑)
отредактировать Грузоотправителя, Поставщика, Грузополучателя, Плательщика через активные ссылки. По умолчанию Грузоотправитель и Поставщик - ваша организация, Грузополучатель и Плательщик - ваш клиент; (⇑)
в строке «Выставление» указать Договор, на основании которого выставлена накладная, если предварительно Договор отражен в одноименной вкладке и указать Счет, по которому выставлена накладная, если предварительно есть сформированный в сервисе Счет выбранному ранее клиенту (не обязательны к заполнению);
через активную ссылку добавить нулевой счет-фактуру в скачиваемый файл, указать его номер, дату, а также номер п/п, по которому уже получена оплата и дату платежа (не обязательно к заполнению);
через активную ссылку НДС добавить возможность формирования накладной с НДС: 0%, 10%,18%, без НДС; если счет был выставлен с НДС. После выбора этой ссылки, автоматически изменяется Основное поле для заполнения накладной, добавляется Цена с НДС, отдельно выбирается ставка НДС (не обязательно к заполнению, по умолчанию формируется Без НДС);
через активную ссылку внести скидку добавить скидку в процентах для клиента по накладной; (⇑)
в поле для заполнения позиций накладной указать наименование товара. Если ранее на данный товар уже формировались документы и в разделе Реквизиты→Счета и акты в пункте «Автозаполнение» стоит галочка, то их наименование можно выбрать из выпадающего списка, автоматически заполнятся Единицы измерения и Цена за единицу. При необходимости можно отредактировать. Если у вас открыты запасы, то для автоподстановки наименования и цены необходимо эту информацию отразить в Запасах;
в поле «Ед. изм.» указать единицы измерения товаров, на которые выставляется Накладная. Можно выбрать из выпадающего списка;
в поле «Кол-во» указать количество товара;
в поле «Цена» указать цена одной единицы товара;
в поле «Скидка» указать сумму скидки в процентах.
Сумма рассчитается автоматически.
Через активную ссылку +строка можно добавить строки, если позиций в Накладной больше предложенных по умолчанию строк.
Накладную можно сохранить, либо сразу скачать в PDF/XLS (с печатью и подписью, если ранее вы загрузили их в разделе Реквизиты→Счета и акты) и при этом накладная также будет сохранена.
После сохранения вы попадете в превью (окно проверки накладной) накладной, где сможете подставить печать и подпись, создать на основании накладной счет. (⇑)
Созданная накладная отражается в таблице созданных документов в Закрывающих документах и Накладных за выбранный период (⇑)
А также в информации к договору, если при формировании накладной был указан договор, товары по которому отгружены.
Способ создания входящей накладной (накладная, которая выставлена поставщиком при отгрузке вам материалов или товаров) такой же как и для исходящего. Отражать входящие документы можно только при включенных Запасах. Зачем нужно открывать Запасы, вы можете посмотреть в нашей справке.
Здесь вы можете:
отразить данные, из накладной, которые указаны в документе у вас на руках. А именно, номер и дата документа, наименование товара/материала, количество и стоимость;
прикрепить скан настоящего документа. В одной компании можно загрузить не больше 1000 файлов. При включенных запасах в сервисе можно хранить электронные копии (фотографии и сканы) первичных документов от ваших поставщиков. Это очень удобно, ведь при проверках контролирующие органы требуют именно заверенные копии, а не оригиналы первичных документов (которые все же должны у вас быть).;
Внимание! если запасы не включены, то электронные копии документов можно хранить только в авансовых отчетах.
Чтобы сохранить скан документа, в накладной из раздела покупки нужно нажать на кнопку «Изображения». В появившемся окне выберите файл с изображением нужного документа и нажать на кнопку«открыть». Для загрузки допустимы только графические файлы (в форматах jpg, bmp и др.). Загрузка файлов возможна также и простым перетаскиванием.
Загруженный файл после этого станет доступным для работы в сервисе. В дальнейшем его можно будет открыть для просмотра, развернуть, распечатать, скачать или удалить.
добавить расходную операцию, то есть оплатить документ;
