Общая информация
1. Кто такие клиенты, партнеры, контрагенты
2. Какие документы выдавать клиентам (покупателям)?
3. Какие документы требовать от поставщиков?
4. Обязательно ли заключать договор, составлять счет на оплату?
5. В чем отличие счета, счета-договора и договора?
6. Поставщик выставил счет с НДС. Нужно ли уплачивать налог?
7. Заказчик (покупатель) требует счет с НДС
8. Как доказать заказчику (покупателю, контрагенту), что я не уплачиваю НДС?
9. Заказчик (клиент) ошибочно перечислил платеж, где указан НДС 18%. Что делать?
10. Как провести сверку с контрагентом?
1. Кто такие клиенты, партнеры, контрагенты
Клиент - лицо, от которого вы получаете денежные средства (в сервисе клиенты отражаются при внесении поступлений/доходов, формировании первичных документов). Клиенты – это ваши покупатели и заказчики.
Партнер - лицо, которому вы платите денежные средства (отражается при внесении списаний/расходов). Партнеры - это ваши поставщики, продавцы и т.п.
Контрагент - лицо, которое одновременно является и клиентом, и партнером (отражается во всех списках в сервисе).
Одно и то же лицо может быть одновременно отражено как клиент, партнер и контрагент, тогда в выпадающих списках при внесении сведений в сервис, оно будет отражаться несколько раз.
2. Какие документы выдавать клиентам (покупателям)?
Общий порядок можно представить следующим образом:
При безналичной оплате. Сначала выставляется счет (или счет-договор), на основе которого клиент перечислит деньги. При передаче товара составляется накладная (при оказании услуг, выполнении работ - акт об оказании услуг, выполнении работ).
При наличной оплате. Точно также составляется счет (счет-договор), при передаче товара выдается накладная (акт выполненных работ). Принимая оплату, необходимо пробить чек ККМ и передать его клиенту.
Сформировать счет (счет-договор), а также накладную или акт можно в сервисе. Подробно о документах, которые выставляются клиенту и о их необходимости здесь
3. Какие документы требовать от поставщиков?
Для правильного учета обязательно у вас должна быть накладная от поставщика (при покупке товаров, материалов, имущества) или акт (при покупке услуг). Заменить эти документы может также УПД.
Если вы платите наличными деньгами, то обязательно дополнительно к накладной (акту) поставщик обязан вам выдать чек ККМ (квитанция, БСО или товарный чек не заменяют чек ККМ).
Если что-либо покупает ваш сотрудник, тогда дополнительно сотрудник составляет авансовый отчет, а названные выше документы (накладные, акты, чеки ККМ) прилагаются к авансовому отчету.
4. Обязательно ли заключать договор, составлять счет на оплату?
Нет. Вы не обязаны заключать договор и не обязаны выставлять клиенту счет (счет-договор). Если вы оформили договор, то не обязательно выставлять счет, и, наоборот: когда составлен счет вовсе не обязательно подписывать договор. Проще говоря, эти документы друг с другом никак не связаны. Они могут выставляться оба сразу или один из них, или совсем не выставляться.
Рекомендуем как минимум выставлять клиентам счет на оплату. Счет (во взаимоотношениях со своими клиентами и с поставщиками) упростит расчеты. Т.к. в счете, как правило, указываются реквизиты расчетного счета, стоимость товара, количество. Покупатель на основе счета сможет без ошибок перечислить оплату. Оплата может производиться на основании счета, договора, а также акта-сверки, товарной накладной или акта.
Договор удобно составлять при длительных взаимоотношениях, в случае сделок на большие суммы, при необходимости обезопаситься от рисков. Договор, подписывается в двустороннем порядке, и имеет юридическую силу. В нем можно оговорить санкции за невыполнение условий (например, за просрочку оплату, несвоевременную поставку), оговорить форс-мажорные обстоятельства, а в случае спора предъявить документ в суде. Счет, в свою очередь, носит только информационную функцию.
Сформировать счет или договор можно в сервисе.
5. В чем отличие счета, счета-договора и договора?
Счет содержит наименьшее количество информации, только основные сведения, в частности: перечень товаров (по наименованиям), количество, цена, общая сумма сделки. В целом для работы счета вполне достаточно. Счет не подписывается в двустороннем порядке, его достаточно оформить в одном экземпляре и передать клиенту (в том числе отправить электронно, без оформления бумажного счета).
Счет-договор - в нем больше информации, чем в обычном счете. Помимо основной информации о сделке (товары, количество, цена), дополнительно, в случае необходимости, можно указать любые необходимые продавцу сведения: сроки поставки, условия отгрузки, перечень правил транспортировки и хранения номенклатуры, правила возврата и обмена товара, любую другую информацию, по усмотрению продавца. Счет-договор предполагает подписание (составляется в двух экземплярах для каждой из сторон) и тогда он имеет силу договора. Но, вы можете оставить счет-договор без подписания, тогда он будет равносилен обычному счету.
Договор - подписывается в двустороннем порядке, является юридическим документом. Он позволяет оговорить условия сделки, нюансы взаимоотношений (возвраты в случае брака, сроки поставок, пени за просрочку поставок или платежей и др.). Если одна из сторон нарушит условия договора, другая сможет требовать возмещения своих убытков через суд. Поэтому, в случае длительных взаимоотношений с партнером целесообразно оформить договор. Так же договор будет удобен при крупных сделках, т. к. позволяет оговорить различные условия и обезопасить стороны от возможных негативных действий друг друга.
Сформировать счет (счет-договор) или договор можно в сервисе.
6. Поставщик выставил счет с НДС. Нужно ли уплачивать налог?
Поставщику вы платите всю сумму по счету, включая НДС. Когда вы что-то покупаете и поставщик (продавец) выставляет вам счет с НДС (т. е. ваш поставщик является плательщиком НДС), вы перечисляете платеж, указанный в счете (сумму с учетом НДС). Это не повлечет никаких последствий, связанных с уплатой НДС и представлением отчетности по этому налогу. Вся перечисленная партнеру сумма будет вашим расходом.
7. Заказчик (покупатель) требует счет с НДС
На УСН или при уплате патента вы не являетесь плательщиком НДС. Когда вы что-то продаете (оказываете услуги), то своим клиентам НДС не выставляете. Если вы оформите счет с НДС, то полученный НДС 20 % необходимо будет полностью оплатить в бюджет, а также подать декларацию по НДС. Исключение – агенты. Если принципал является плательщиком НДС, то при продаже его товара агент (в том числе применяющий УСН) выставляет покупателю счет-фактуру с НДС. Обязанности уплачивать НДС в этом случае у ИП на УСН не возникает.
На УСН (ПСН) вы не составляете счета-фактуры с НДС. Но по просьбе клиента ему можно выдать так называемый нулевой счет-фактуру, где будет указано «Без НДС». Такой счет-фактура никакие налоговые последствия не повлечет. Счет-фактуру можно сформировать в сервисе.
8. Как доказать заказчику (покупателю, контрагенту), что я не уплачиваю НДС?
ИП применяет УСН. О том, что на УСН предприниматели не платят НДС сказано в пункте 3 статьи 346.11 Налогового кодекса. Подтвердить то, что вы применяете УСН можно предоставив контрагенту информационное письмо (форма № 26.2-7), полученное в инспекции; либо копию уведомления (заявления) о переходе на УСН с отметкой инспекции (подробнее).
ИП платит ПСН. О том, что предприниматели на ПСН не платят НДС сказано в п. 10 ст. 346.43 Налогового кодекса РФ
Иногда партнерам достаточно письма в произвольной форме: «ИП Иванов не является плательщиком НДС, так как с 1 января 2021 года применяет режим налогообложения УСН (в виде ПСН)».
9. Заказчик (клиент) ошибочно перечислил платеж, где указан НДС 20%. Что делать?
Поступление такого платежа ИП на УСН или патенте, (т. е. неплательщику НДС) - ничем не грозит. Дополнительных обязательств по уплате налогов и сдаче отчетности не возникнет. Вся сумма, указанная в платежном поручении - это доход ИП. Главное, не выдавать клиенту счет-фактуру с выделенным НДС.
Если вдруг со стороны инспекции возникнут вопросы, так и нужно говорить: счет-фактура с НДС не выставлялся, поэтому обязанности уплачивать НДС не возникло. И для полной уверенности попросите клиента предоставить Вам письмо, что в платежном поручении №___ от «__»____20__ г. на сумму____ руб. в назначении платежа допущена ошибка и верным считать «Без НДС» (подробнее).
10. Как провести сверку с контрагентом?