Штатная бухгалтерия — основной способ ведения бухгалтерского учета для крупных предприятий. Это целый отдел сотрудников, где каждый отвечает за свой сегмент: кто-то за сотрудников, кто-то за отчетность, кто-то за первичную документацию. Позволить себе содержать такую бухгалтерию может не каждый бизнесмен. Владельцу малого бизнеса будет сложно содержать даже одного бухгалтера на постоянной штатной ставке.
Кроме заработной платы, бизнесмен обязательно должен оплачивать обязательные взносы за каждого сотрудника. Такие взносы на обязательное медицинское и пенсионное страхования составляют более 30% от зарплаты сотрудника. Помимо этих затрат, нужно заранее озаботиться рабочим местом штатного бухгалтера. Ему потребуется стандартное офисное место и программное обеспечение. Как вы понимаете сами, сумма получается немаленькая.
Штатный бухгалтер большой компании занят на 100% только в периоды отчетности компании. В другое время у него не так много задач, и нагрузки не всегда набирается на полноценный рабочий день. И даже когда ваш бухгалтер пьет чай и раскладывает пасьянс косынку, вы все равно вынуждены ему платить.
Те же предприниматели, которым не жалко денег на штатного сотрудника сталкиваются с другими проблемами. Самые распространенные из них:
1. Дороговизна квалифицированного специалиста. Если говорить о Москве, то здесь очень тяжело найти хорошего, адекватного сотрудника за 30 тысяч рублей. Это возможно, просто очень трудно. Квалифицированный специалист будет стоить от 60 тысяч и выше. Однако помните про рабочее место и страховые взносы.
2. Отсутствие взаимозаменяемости. Если единственный бухгалтер не выходит на работу по независящим от него причинам, оперативно заменить его трудно. «Тушить пожары» приходится владельцу фирмы или кому-то из его сотрудников.
3. За ошибки бухгалтера платит владелец бизнеса. Это самая большая проблема, которая вытекает из пункта 1 – низкой квалификации бухгалтера. Хороший бухгалтер стоит дорого, а плохой еще дороже. Провинившегося бухгалтера можно лишить премии, уволить, подать на него в суд и взыскивать ущерб мизерными суммами по исполнительному листу, но миллионных убытков предпринимателя это не покроет.
Вот пример:
Фирма работала на УСН и в какой-то момент открыла филиал в другом городе. Но организации, которые имеют филиалы, не могут применять упрощенную систему налогообложения. Руководство об этом не знало и не должно было знать, ведь есть бухгалтер. А бухгалтер этот момент упустила. Гром грянул через два года, когда налоговая инспекция доначислила налогов на несколько миллионов и обязала сдать недостающие отчеты.
А вот еще один случай, но в этой ситуации бухгалтер ничего не нарушил. Просто упустил выгоду для компании:
Бухгалтер заплатила дополнительные взносы с доходов свыше 300 тысяч рублей в первом полугодии после отчетного года, как и положено. Но если в отчетном году у предпринимателя была большая выручка, то в следующем году оборотов почти не было. Если бы взносы заплатили еще в отчетном году, за их счет бы уменьшили налог. А в следующем году уменьшать было уже нечего, и взносы так и остались в бюджете, а большой налог за предыдущий год заплатили полностью.
Это тот случай, когда формально придраться не к чему, закон не нарушен, штрафов нет, но предприниматель все-таки потерял деньги. Окажись бухгалтер чуточку дальновиднее, бизнесмен сэкономил бы сотню тысяч рублей.
Такие истории в предпринимательской среде – нередкость. Бизнесмены рассчитывают на своих бухгалтеров, не контролируют их работу, а потом теряют в деньгах и оказываются один на один с проблемами.
Считать штатного бухгалтера 100% верным способом решения всех вопросов по бухгалтерии, к сожалению нельзя. Хорошие специалисты стоят дорого, а более дешевые услуги сопряжены с рисками для бизнеса и упущенной выгодой.
Хорошо, что прогресс не стоит на месте, и есть альтернативные варианты. Например, интернет-бухгалтерия для самостоятельного ведения бухгалтерии или бухгалтерский аутсорсинг. Что выбрать — решать вам. Давайте рассмотрим эти варианты подробнее.
Интернет-бухгалтерия: сам себе бухгалтер
Облачный сервис для ведения бухгалтерии самостоятельно — это оптимальное решение для тех, кто хочет сэкономить. Во многих вопросах придется разбираться самостоятельно даже при условии всех возможных подсказок и автоматизации. Такое решение подойдет и тем, кто разбирается в бухгалтерских вопросах и хочет всегда держать все под контролем.
Вариант особенно удобен, если ООО или ИП применяют специальный режим налогообложения: УСН, ЕНВД или ПСН. В этом случае учет и отчетность максимально упрощены и специальные знания предпринимателю не понадобятся.
Все процессы в интернет-бухгалтерии автоматизированы, потому что есть много стандартных ручных операций. Данные, которые вы доверяете сервису, хранятся в «облаке» и защищены по протоколу SSL (как в самых крупных банках), что позволяет работать в любом месте земного шара, где есть доступ в интернет.
Вот стандартные функции, которые выполняет «продвинутая» интернет-бухгалтерия:
- Выставление счетов с кнопкой оплаты
- Формирование закрывающих документов: актов и накладных
- Учет доходов и расходов с помощью банковской выписки
- Расчет налогов
- Автоматическое формирование бухгалтерских проводок
- Кадровый учет, расчет заработной платы и других выплат сотрудникам
- Формирование отчетности
- Отправка отчетов в электронном виде
- Формирование платежных документов и платежи онлайн
Если у сервиса есть открытое API, то интернет-бухгалтерию можно «прикрутить» к любому другому сервису, который предприниматель использует в работе (CRM, интернет-магазину и т.д.).
В некоторых сервисах есть бесплатные консультации экспертов по бухгалтерскому учету, кадровым и юридическим вопросам. У предпринимателя всегда много вопросов и нестандартных ситуаций. Идеально, когда есть специалист, который может дать полноценный и качественный ответ.
Цена вопроса в среднем 1-2 тысячи рублей в месяц и зависит от функционала. Новичкам обычно предлагают бесплатный пробный период.
Аутсорсинг: бухгалтерия «под ключ»
Преимущество аутсорсинга в том, предприниматель платит аутсорсинговой компании деньги, сопоставимые с зарплатой самого рядового бухгалтера-новичка, а то и меньше, а получает работу команды профессионалов с гарантией.
Цена бухгалтерского аутсорсинга формируется из многих показателей. Например, ИП, занимающийся торговлей, с оборотом до 1 млн руб. в месяц на УСН с 3 сотрудниками будет платить аутсорсинговой фирме всего 10-15 тыс. рублей в месяц. За эти деньги ему будут оформлять первичные документы, считать налоги и зарплату, заполнять и отправлять отчетность, консультировать по бухгалтерским и юридическим вопросам.
Если организация занимается производством, имеет обороты в 3-5 миллионов рублей в месяц и применяет общую систему налогообложения, те же самые услуги обойдутся ей в среднем в 50 тысяч рублей. Это как раз та сумма, в которую фирме обойдется один штатный бухгалтер с низкой квалификацией и зарплатой в 30 тысяч рублей.
Но при этом заказчик получит: оценку рисков, сверку с ФНС, проверку контрагентов, и многое другое.
Гарантии, которые предоставляет бухгалтерская фирма, прописываются в договоре. Если по вине аутсорсинговой компании заказчику «выкатят» штрафы или доначислят налоги, ответственность будет нести аутсорсер. В ситуации, которую мы привели в начале статьи, санкции за необоснованное применение УСН организация бы переложила на плечи бухгалтерской фирмы.
Против аутсорсинга обычно приводят аргумент, что работу удаленных бухгалтеров нельзя контролировать. Передовые компании эту проблему решили. Они дают доступ к онлайн-сервису, где заказчик в любой момент может в режиме реального времени посмотреть, как идут дела, расчеты, какие документы оформлены и т.д. Кроме того, он сам может работать в этом сервисе, например, выставлять счета.
Если владельцу бизнеса все же нужно иметь бухгалтера под рукой, но в то же время он хочет быть спокойным за бухгалтерию, он может нанять рядового специалиста в штат, а функции главбуха передать на аутсорс. Тогда штатный бухгалтер будет заниматься текущими мелкими задачами, а за стратегические вопросы и аудит будут отвечать компетентные специалисты аутсорсинговой компании.
Олдскульный вариант ведения бухгалтерии, когда в каждой, даже самой маленькой фирме, числился штатный бухгалтер, уходит в прошлое. Свою бухгалтерию выгодно иметь только крупным организациям. Сегодня предприниматели могут обойтись своими силами или за доступные деньги получить пакет услуг с гарантией. Остается лишь вопрос выбора сервиса и аутсорсинговой компании.
Одной из самых передовых облачных компаний, занимающихся бухгалтерией явлется интернет-бухгалтерия «Моё дело». Есть услуги и самостоятельного ведения учета в сервисе, а есть и улуги бухгалтерского аутсорсинга.